* Матеріал підготовлено Генеральним департаментом з питань управління персоналом на державній службі. — Прим. ред.
Саме Особову картку першою заповнює особа, які бажає вступити на державну службу, саме з нею ледь не щодня мають справу працівники служб управління персоналом.
Форма Особової картки державного службовця затверджена наказом НАДС від 05 серпня 2016 року № 156. Проте все частіше можемо чути про певну архаїчність та незручність в заповненні даного документа та необхідність його удосконалення.
Для того, щоб підтвердити або спростувати необхідність внесення змін до форми Особової картки державного службовця, Генеральним департаментом з питань управління персоналом на державній службі НАДС протягом квітня 2019 року було проведено опитування щодо внесення змін до Особової картки державного службовця. Google Форму опитувальника було розміщено на сторінці Генерального департаменту НАДС у Facebook.
Задля того, щоб зробити її дієвим інструментом для служб управління персоналом і зручною для заповнення кандидатами на зайняття посад державної служби, респондентам було запропоновано надати свої пропозиції та зауваження щодо змісту Особової картки державного службовця.
З огляду на відмінність даних, які вносяться до Особової картки державного службовця окремими суб’єктами заповнення, опитувальник було розділено на дві частини для двох груп респондентів:
І група — працівники служб управління персоналом;
ІІ група — особи, які претендують на зайняття посади державної служби / займають посади державної служби.
В опитуванні взяло участь 668 осіб, в тому числі 509 працівників служб управління персоналом та 159 осіб, які претендують на зайняття посади державної служби / займають посади державної служби.
Подальший аналіз отриманих даних проведено окремо по двом групам респондентів.
І. РЕЗУЛЬТАТИ ОПИТУВАННЯ ПРАЦІВНИКІВ СЛУЖБ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
За рівнем юрисдикції державних органів працівники служб управління персоналом розподілилися таким чином:
43,8 % — територія одного або кількох районів, місто обласного значення;
42,8 % — територія однієї або кількох областей, міста Києва або Севастополя;
13,4 % — вся територія України (рис. 1).
Рис. 1. Розподіл респондентів серед працівників служб управління персоналом за рівнем юрисдикції державного органу
Серед опитаних працівників служб управління персоналом 54,6 % займають посаду категорії «Б», 45,4 % — категорію «В» (рис. 2).
Рис. 2. Належність працівників СУП до категорії посад державної служби
Респонденти зазначили, що мають такий стаж роботи:
до 1 року — 1,8 %;
до 3 років — 7,1 %;
до 5 років — 14,1 %;
до 10 років — 15,9 %;
понад 10 років — 61,1 %,
в тому числі в службі управління персоналом:
до 1 року — 6,5 %;
до 3 років — 19,1 %;
до 5 років — 20,6 %;
до 10 років — 21,4 %;
понад 10 років — 32,4 % (рис. 3).
Рис. 3. Стаж роботи респондентів в службі управління персоналом
В ході аналізу отриманих даних встановлено, що 60,5 % працівників служб управління персоналом вважають більш зручною електронну форму заповнення Особової картки державного службовця, і лише 39,5 % — паперову форму.
За результатами опитування також було визначено, що 81,3 % респондентів вважають за доцільне виокремити в Особовій картці державного службовця два розділи, залежно від суб’єкта заповнення.
Відповідно до статті 37 Закону України «Про державну службу» стосовно кожного державного службовця ведеться особова справа, складовою якої є особова картка встановленого зразка, в якій зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові; дата і місце народження; сімейний стан; освіта і спеціальність; результати конкурсу; реквізити акта про призначення на посаду; дата і місце (державний орган) складення Присяги державного службовця; відомості про проходження державної служби в державному органі (посада, категорія посади та ранг державного службовця, відомості про професійне навчання, стажування, відрядження за кордон, переведення в цьому державному органі); відомості про оцінювання результатів службової діяльності; вид і строки надання відпустки; інформація про заохочення; інформація про дисциплінарні стягнення та їх зняття; підстава звільнення з посади державної служби з посиланням на статтю, частину та пункт цього або іншого закону України.(ср. )
В одному із розділів опитувальника респондентам було запропоновано визначити, яку інформацію, крім зазначеної вище, повинна містити Особова картка державного службовця.
На думку респондентів, найбільш важливою (окрім тієї, яка зазначена в статті 37 Закону України «Про державну службу») є така інформація:
— контактні дані (телефон) — 95,7 %;
— адреса фактичного проживання — 91,5 %;
— відомості про військовий облік — 91,6 %;
— паспортні дані — 91,4 %;
— адреса місця реєстрації — 90,2 %;
— ранг державного службовця — 90 %.
Найменш необхідними, з огляду на використання даної інформації у роботі, є відомості про:
— наукові праці та винаходи — 33 %;
— інші відомості надані претендентом — 51,3 %;
— наявність депутатського мандату — 53,6 %;
— громадянство іншої держави — 54,8 % (рис. 4).
Рис. 4. Пункти*, які, на думку респондентів, має містити Особова картка державного службовця
* Окрім тих, що визначені статтею 37 Закону України «Про державну службу».
В одному з розділів опитувальника респондентам була надана можливість за бажанням вказати інформацію, яка має бути відображена в Особовій картці державного службовця, окрім тієї, що пропонувалася в опитувальнику.
Усього було надано 672 пропозиції (кожен респондент міг вказати два і більше пункти).
Більшість, а саме 40,7 % респондентів, переконані в тому, що Особова картка містить всю необхідну інформацію та не потребує доповнень.
Значна кількість опитаних вказала на необхідність доповнення особової картки наступною інформацією:
— приведена дата стажу державної служби — 12,38 %;
— результати проведення спеціальної перевірки та перевірки, відповідно до Закону України «Про очищення влади» — 4,52 %;
— інформація про притягнення до адміністративної та/або кримінальної відповідальності — 3,14 %;
— інформація про стан здоров’я — 2,38 %;
— відомості щодо подачі електронної декларації — 1,96 %;
— електронна адреса — 1,77 %;
— інформація про близьких осіб, що працюють в органі, — 1,38 %;
— згода на обробку персональних даних — 0,98 %;
— посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою — 0,79 %.
Більш розгорнута інформація наведена в діаграмі (рис. 5).
Рис. 5. Пропозиції респондентів щодо додаткових пунктів, які має містити Особова картка державного службовця
Також працівникам служб управління персоналом, що взяли участь в опитуванні, була надана можливість вказати дані з Особової картки державного службовця, при заповненні яких у них виникали труднощі (рис. 6).
Усього було надано 685 відповідей (кожен респондент мав змогу вказати дві і більше позицій), з них:
Рис. 6. Труднощі, які виникали при заповненні Особової картки державного службовця
При цьому до 87,4 % опитаних зверталися особи, які претендують / займають посаду на державній службі, з проханням допомогти у заповненні Особової картки державного службовця.
Респондентам також було запропоновано надати свої коментарі та пропозиції щодо удосконалення особової картки державного службовця.
Усього було отримано 703 пропозиції та коментарі, зокрема:
Немає жодних пропозицій та коментарів — 67 %;
Запровадження електронної особової картки державного службовця — 4,4 %;
Спростити, скоротити, зменшити Особову картку державного службовця — 3,36 %;
Збільшити кількість рядків/аркушів для заповнення відповідної інформації, зокрема: відпустки, відрядження, освіта, адреса тощо; можливість внесення змін (зміна місця проживання, прізвища, контактної інформації тощо.) — 2,96 %.
Включити пункт «приведена дата стажу державної служби» — 2,15 %;
Виключити пункт «Службові відрядження» — 1,61 %;
Розробити методичні рекомендації та зразок заповнення Особової картки державного службовця — 1,21 %;
Виключити пункт «Відпустки» — 1,07 %;
Зобов’язання державного службовця повідомляти про зміну персональних даних, механізм внесення таких змін — 0,94 %.
Також посадовці звернули увагу на: необхідність роз’яснення, яку інформацію має містити автобіографія, розміщення інформації щодо проведення спецперевірки та перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади», додати пункт щодо відомостей з ID картки та посвідчення щодо володіння державною мовою тощо (рис. 7).
Рис. 7. Коментарі та пропозиції щодо удосконалення особової картки державного службовця
ІІ. РЕЗУЛЬТАТИ ОПИТУВАННЯ ОСІБ, ЯКІ ПРЕТЕНДУЮТЬ НА ЗАЙНЯТТЯ ПОСАД ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ / ЗАЙМАЮТЬ ПОСАДИ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ
В опитуванні взяло участь 159 осіб, які претендують на зайняття посад державної служби / займають посади державної служби, серед них 77,4 % жінок і 22,6 % чоловіків (рис. 8).
Рис. 8. Розподіл респондентів за гендерною ознакою
За віком респонденти даної групи розподілися таким чином (рис. 9):
Рис. 9. Розподіл респондентів за віком
Серед осіб даної групи, які взяли участь в опитуванні:
31,4 % — займають посади державної служби категорії «Б»,
59,1 % — займають посади державної служби категорії «В»,
9,4 % — не є державними службовцями (рис. 10).
Рис. 10. Розподіл респондентів за належністю до державної служби
Респондентам було запропоновано перелік пунктів* Особової картки державного службовця з метою визначення їх думки щодо доцільності їх включення.
* Окрім тих, що визначені статтею 37 Закону України «Про державну службу»
За результатами опитування було отримано такі показники:
Контактні дані (телефон) — 86,8 %
Паспортні дані — 78,6 %
Адреса фактичного місця проживання — 75,5 %
Громадянство — 73 %
Щодо ознайомлення з вимогами і обмеженнями — 67,9 %
Адреса місця реєстрації — 67,3 %
Науковий ступінь, вчене звання — 66,7 %
Володіння іноземними мовами — 63,5 %
Склад сім’ї — 60,4 %
Виконувана робота з початку трудової діяльності — 59,7 %
Щодо ознайомлення з Правилами внутрішнього службового розпорядку — 59,1 %
Про наявність пільг — 52, 8 %
Автобіографія — 52,2 %
Щодо громадянства іншої держави — 51,6 %
Щодо наявності депутатського мандату — 43,4 %
Наукові праці та винаходи — 42,1 %
Інші відомості, надані претендентом на посаду за його власним бажанням — 35,2 % (рис. 11).
Рис. 11. Пункти* , які, на думку респондентів, має містити Особова картка державного службовця
* Окрім тих, що визначені статтею 37 Закону України «Про державну службу»
Також до переліку пунктів, які необхідно включити до Особової картки державного службовця, респонденти додали:
— досвід роботи за спеціальністю, яка зазначена у дипломі ВНЗ;
— довідка про загальний та психічний стан здоров’я;
— клінічні аналізи з обстеження на наркотичну та алкогольну залежність.
В ході аналізу отриманих даних встановлено, що 82,4 % осіб, які претендують на зайняття посад державної служби / займають посади державної служби, вважають більш зручною електронну форму заповнення Особової картки державного службовця і лише 17,6 % — паперову форму (рис. 12).
Рис.12. Думка респондентів щодо форми заповнення Особової картки державного службовця
За результатами опитування встановлено, що у 77,4 % респондентів не виникали труднощі при заповненні Особової картки державного службовця, а у 22,6 % — виникали.
На запитання «Які саме труднощі?» респондентами було надано такі відповіді:
— заповнення займає багато часу;
— не в усіх державних органах дотримуються інструкції з заповнення картки, тому у кожному відділі по роботі з персоналом по-різному ставляться вимоги щодо заповнення картки;
— незручно заповнювати — запропонованих полів не вистачає для надання інформації;
— не допускаються скорочення;
— паперова форма — при заповненні нової картки треба писати одне і теж;
— з першого разу складно заповнити картку без виправлень, коли зробив помилку — багато переписувати;
— велика кількість персональних даних, які не є захищеними;
— автобіографія — стиль та структура її написання (забирає багато часу, особливо якщо особа подає декілька пакетів документів для участі в конкурсі);
— розділ про трудову діяльність, без наявності трудової книги складно відтворити усі записи;
— заповнення розділу про відношення до військової служби
— окремі питання сформульовані дуже узагальнено та незрозуміло;
— занадто великий обсяг, дуже багато зайвої інформації та інформації, що дублюється.
При цьому 36,5 % респондентів зазначили, що потребували сторонньої допомоги при заповненні Особової картки державного службовця, а 63,5 % — що не потребували (рис. 13).
Рис. 13. Наявність потреби сторонньої допомоги при заповненні Особової картки державного службовця
Респонденти також зазначили, що отримували додаткову інформацію стосовно заповнення Особової картки державного службовця з таких джерел:
служба управління персоналом — 48,4 %;
заповнювали самостійно — 45,3 %;
Інструкція щодо заповнення Особової картки державного службовця — 40,9 %;
інтернет-ресурси — 20,1 %;
колеги — 11,9 %;
НАДС — 3,1 %;
інше (власний досвід заповнення) — 1,2 % (рис. 14).
Рис. 14. Джерела отримання додаткової інформації щодо заповнення Особової картки державного службовця
В одному з розділів опитувальника респондентам було запропоновано надати свої коментарі та пропозиції щодо удосконалення Особової картки державного службовця.
Були отримані такі пропозиції:
— заповнення Особової картки в електронному виді з підписанням ЕЦП,
з автоматичним заповненням відповідних ролей і можливістю оновлення без переписування;
— інтегрувати із системою кадрів та державними реєстрами, зміна у яких автоматично призводила б до оновлення інформації у картці. Автобіографія не потрібна;
— зробити особистий електронний кабінет кожному державному службовцю — картку держслужбовець повинен бачити сам, і знати, хто ще звертався до його персональної інформації;
— надати більше інформації щодо заповнення;
— зробити більш компактною, змінити дизайн;
— додати інформацію щодо проходження курсів, майстер-класів тощо за власною ініціативою держслужбовця;
— вказати, який формат фото необхідний;
— додати більше рядків для заповнення адреси проживання та реєстрації;
— питання та інформацію, яку заносить співробітник служби персоналу, потрібно зазначати в кінці особової картки, або окремим додатком до картки;
— додати інформацію про приведену дату;
— потрібно визначати не лише професійні навички, а й особисті, які характеризують особу;
— відомості щодо членів сім’ї зайві;
— зовсім непотрібні: трудова діяльність;
— виключити пункт 24 щодо відряджень за кордон; всі документи по оцінюванню повинні зберігатися в особовій справі держслужбовця — пункт 25 виключити, він повторюється; пункт 26 виключити, є додаток до особової картки держслужбовця;
— військовий облік повинен вестися окремо;
— зменшення кількості сторінок шляхом скорочення ряду питань щодо відпусток та інших несуттєвих питань, які дублюються в особовій справі;
— не переписувати інформацію з документів, які додаються при прийнятті на роботу (про дітей, чоловіка, трудову діяльність);
— надання відомостей (довідки) про відсутність судимості;
— мінімум інформації про особисті дані людини, максимум — про її трудову діяльність;
— виокремити особову картку для кандидата на посаду та для переможця;
— звільнити від подачі картки кандидатів на посаду.
ІІІ. ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ РЕЗУЛЬТАТІВ ОПИТУВАННЯ ДВОХ ГРУП
Цікавим є також порівняння відповідей двох груп опитаних по ряду спільних питань (рис. 15, 16).
Рис. 15. Порівняння пунктів*, які, на думку респондентів двох груп, має містити Особова картка державного службовця
* Окрім тих, що визначені статтею 37 Закону України «Про державну службу».
Рис. 16. Порівняння думок респондентів двох груп щодо форми заповнення Особової картки державного службовця
Отримані результати опитування буде використано Генеральним департаментом з питань управління персоналом на державній службі при підготовці змін до наказу НАДС від 05 серпня 2016 року № 156 «Про затвердження форми Особової картки державного службовця та Інструкції щодо її заповнення».
