Загалом, дистанційне управління співробітниками, як і дистанційний менеджмент, все частіше зустрічається в різних компаніях протягом останніх 10 — 15 років. Водночас часто-густо доводиться стикатися з такими доводами:
«Дистанційний підхід не спрацює в нашій компанії». «У теорії це звучить чудово, але віддалені співробітники не можуть відвідувати наради і не мають доступу до всієї інформації». «Ми пробували працювати з фрілансерами, але наш досвід виявився невдалим. Зрештою нам довелося звільнити всіх віддалених співробітників».
Такі настрої пов’язані з неправильними уявленнями або сумним досвідом. У всіх невдачах звинувачують концепцію віддаленої роботи, хоча в таких випадках зазвичай присутні зовсім інші симптоми і моделі поведінки.
Ефективна віддалена робота розпочинається з керівництва компанії. Коли лідери корпоративної культури прагнуть усунення недружнього ставлення до віддалених працівників і впроваджують інклюзивні процеси, це позитивно позначається на ефективності роботи всієї команди.
МІФ № 1. «ДИСТАНЦІЙНІ ПРАЦІВНИКИ — ДАРМОЇДИ»
Є думка, що людина не здатна робити свою роботу без контролю.
Будь-який співробітник, де б він не знаходився, може «ухилятися» від роботи, якщо керівник не дає йому чітких завдань і строків виконання. Якщо працівник розуміє, що і коли йому потрібно зробити, а також регулярно звітує про виконану роботу, він точно не заслуговує на звання нероби. Якщо в команді цінується результат, її учасники працюватимуть захоплено і ефективно незалежно від місця розташування.
Порада менеджерам. Не потрібно обмежувати спілкування з підлеглими текстовим чатом. Нехай вони раз на тиждень проводять дзвінки по відеозв’язку. Так можна буде поставити запитання і зрозуміти, чи все йде за планом.
Порада працівникам. У жодному разі не працюйте в ліжку. Вам буде важче заснути, оскільки ліжко перестане асоціюватися з відпочинком. Ви можете втратити відчуття рідного дому. Вам буде здаватися, що ви завжди на роботі. Від цього страждає якість сну. Використання електронних пристроїв перед засинанням знижує вироблення мелатоніну — гормону, який регулює цикл сну і неспання.
МІФ № 2. «ВІДДАЛЕНИЙ СПІВРОБІТНИК ПОВИНЕН ПОСТІЙНО ДОВОДИТИ, ЩО ВІН ДІЙСНО ПРАЦЮЄ»
Багатьом віддаленим працівникам здається, ніби вони повинні постійно перебувати в зоні видимості керівництва і доводити, що вони не сидять склавши руки. Тому вони намагаються брати участь у всіх обговореннях у чаті і максимально швидко відповідати на кожне повідомлення.
Такий тиск провокує зайву тривогу. Людина не може зосередитися на роботі і постійно переживає про те, як його сприймають колеги.
За цим переконанням ховається думка, що віддалені працівники якимось чином відрізняються від інших співробітників. Якщо такий працівник відчуває необхідність увесь час бути перед очима, отже, він думає, що його цінують не так, як офісного співробітника.
Порада. У компанії не залишиться місця для цих хвилювань, якщо віддалена робота стане стандартним процесом на рівні організації. Дистанційні працівники — це ваші повноцінні колеги (до того ж необхідність перемикати увагу може проявлятися для них рідше). Таким співробітникам слід вказувати в календарі час для глибокого занурення в роботу або сповіщати про доступність за допомогою статусу в чаті.
Дистанційні працівники теж кожен день прокидаються і йдуть на роботу. Різниця лише в тому, що їм не потрібно йти далеко!
МІФ № 3. «ДИСТАНЦІЙНА РОБОТА ШКОДИТЬ КОРПОРАТИВНІЙ КУЛЬТУРІ»
Деякі люди бояться, що віддалені команди підривають дух товариства. Із тими, хто працює з дому, не подуріти в їдальні і не перекинутися парою фраз в коридорі. Із цим складно сперечатися, однак при ефективному плануванні спілкування можна організувати за допомогою електронних засобів.
Порада. При спілкуванні віч-на-віч люди обмінюються приблизно 10 000 невербальних сигналів на хвилину. Тому інструменти відеозв’язку — це ключ до побудови відносин. Вони дозволяють згуртувати команду: наприклад, можна показати, як влаштований офіс, а віддалений співробітник, у свою чергу, може познайомити свого кота з пухнастим вихованцем колеги.
МІФ № 4. «ДИСТАНЦІЙНІ ПРАЦІВНИКИ МОЖУТЬ ПРАЦЮВАТИ В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС ДНЯ»
Багато хто думає: якщо людина перебуває вдома, отже, йому можна завжди поставити запитання по роботі. Звісно ж, це не так.
Для віддалених співробітників часто встановлюють точний час роботи як в офісі. Із такими співробітниками необхідно обговорити час, в який вони працюватимуть, йтимуть на обідню перерву і, нарешті, залишатимуть робоче місце і перемикатися на домашні справи. Роботу й особисте життя зовсім не важко розмежувати, навіть якщо ваш офіс знаходиться вдома.
Порада менеджерам. Відстежуйте доступність учасників команди. Якщо ви не впевнені, чи працює людина цієї миті, її доступність можна перевірити...
Порада працівникам. Не перевтомлюйтеся!
Коли працюєш віддалено, нічого не відволікає. Можна повністю зануритися в роботу. Однак це може привести до вигорання. Періодично робіть п’ятихвилинні перерви: пройдіться кімнатою, поспілкуйтеся з мамою, пограйте з кішкою. Організуйте роботу так, щоб мати запас енергії на особисте життя у вихідні дні.
ІНСТРУМЕНТИ ВЗАЄМОДІЇ З ВІДДАЛЕНОЮ КОМАНДОЮ
Для ефективної взаємодії з віддаленою командою необхідно навчитися приймати зважені рішення та адаптуватися до віртуального офісу. Тут важливо пам’ятати, що прийоми офісної взаємодії можуть працювати неефективно при спілкуванні онлайн.
Сформулюйте основні правила спілкування. Це допоможе вашій команді працювати продуктивно і не відчувати незручностей.
При створенні спільних правил взаємодії необхідно враховувати потреби всієї команди.
Коли необхідно користуватися чатом? Навіщо писати електронні листи? В який час потрібно підходити до телефону? Відповідати на ці запитання потрібно з урахуванням бажань команди, а не тільки однієї людини.
При віддаленій роботі важливо завжди пам’ятати про контекст. При спілкуванні з людиною через Інтернет ніколи не можна сказати точно, чим вона займається цієї миті. Вона може просто сидіти за столом. Але може виникнути ситуація, коли ваш колега десь поспішає і відповідає на запитання коротким «Так», тому що в нього немає часу на пояснення.
Дуже важливо розуміти, в якій ситуації перебуває людина. Вам може здатися, що колега ігнорує вашу проблему, в той час як він сам намагається знайти таксі.
Контекст ситуації допоможе вам зрозуміти, чому людина відповідає коротко. Насправді їй не все одно, просто зараз не найкращий час для спілкування.
Тому перш за все потрібно з’ясувати, чи зручно вашому співрозмовнику розмовляти. Учасникам команди потрібно знати, коли ви занурені в роботу і не можете швидко відповідати на запитання. Завжди краще перепитати, ніж будувати здогади.
Сформулюйте основні правила віддаленої роботи.
Якщо ви вже працюєте з віддаленою командою, ймовірно, у її учасників є улюблені інструменти. Важливо вирішити, як і в яких випадках використовувати ці інструменти роботи і спілкування, щоб повідомити необхідні дані. Для цього з'ясуйте одне питання, яке заощадить масу часу і сил: «Це термінова інформація?». Якщо так, перейдіть у чат. Якщо ні, переходьте, наприклад, в Trello.
Коли віддаленому співробітнику слід використовувати чат, а коли — дзвінки по відеозв’язку?
Запам’ятайте декілька принципів:
— інструменти можуть приховувати справжні наміри та емоції. Не забувайте, що по той бік чату знаходиться реальна людина зі своїми почуттями;
— якщо ви хочете поділитися конструктивною критикою, скористайтеся відеозв’язком, щоб вас зрозуміли правильно;
— у чаті неможливо передати вербальні та емоційні сигнали, тому одна людина може сприйняти бесіду як суперечка, а інша — як обговорення.
Якщо проблеми не вирішуються, це може породити наростаюче обурення. Коли спілкування в Інтернеті виходить з-під контролю, виникає ризик сварок і образ. Найпростіший спосіб припинити це в корені — спілкуватися по відеозв’язку, щоб учасники команди могли бачити один одного. Такий підхід багато що змінює.
Наради для віддалених команд
Не всі люблять ходити на наради. Однак немає нічого ефективнішого, коли зацікавлені сторони розуміють предмет обговорення і його тривалість, а також можуть добре підготуватися. Як цього досягти?
Важливо, щоб всі учасники наради були рівні.
Не варто збирати співробітників у екрану в конференц-залі і демонструвати на ньому особи віддалених працівників на повний екран.
Кожен учасник наради повинен мати право голосу.
На нараді приділіть час питанням, які не пов’язані з роботою, знайдіть точки дотику, обговоріть новини або чутки.
У роботі слід відзначати внесок кожного учасника. Це допоможе підтримувати в колективі позитивний настрій.
Якщо ви хочете уникнути ситуацій, коли на нараді про щось каже лише один учасник, то використовуйте, наприклад, дошку Trello, щоб створити структуру наради і дати можливість усім взяти в ній участь.
Учасники команди повинні розуміти цілі і структуру нарад, а також знати, наскільки часто вони проводяться.
Запам’ятайте основне правило ефективної спільної роботи: наради, крім тих, де всі учасники знаходяться в одній кімнаті, потрібно завжди проводити в форматі відеоконференції.
У всіх виникали випадки, коли при підключенні до виклику чувся тільки шум, відлуння і сторонні розмови. Це дуже неприємно. Якщо хоча б один учасник наради знаходиться за межами офісу, потрібно проводити відеоконференцію.
Ось рекомендації, які допомагають нам забезпечити ефективне і якісне спілкування через Інтернет:
У кожного співробітника повинні бути якісні навушники, які забезпечують прийнятну якість звуку.
Потрібне надійне інтернет-підключення (важливо не тільки для офісних, а й для віддалених співробітників).
Створіть правила етикету для дзвінків по відеозв’язку (і виконуйте їх!).
Вимикайте звук, коли не розмовляєте, залишайте відео включеним, щоб підтримувати зв’язок з командою, і не приймайте виклики, коли перебуваєте в шумному місці, наприклад в кафе.
ІНСТРУМЕНТИ ДЛЯ ВІДДАЛЕНОЇ РОБОТИ
Віддалену роботу вкрай складно організувати без спеціальних інструментів взаємодії. Ви не можете підійти до колеги і поговорити з ним — для цього за допомогою інструментів необхідно створити своєрідний «віртуальний офіс». Без технічного прогресу віддаленої роботи не існувало б зовсім.
Нижче наводжу список важливих інструментів для віддаленої роботи та поради щодо їх використання.
Slack — найуніверсальніший інструмент для спілкування в чаті. Він заслужив репутацію зручної і захоплюючої платформи для взаємодії, особливо для віддалених команд.
Його можливості для соціалізації, такі як емодзі і інтеграція GIPHY, допомагають віддаленим співробітникам спілкуватися більш природно.
Крім того, за допомогою каналів у Slack можна бути впевненим, що жодне рішення не зникне з очей. Віддалена взаємодія має асинхронний характер. Це означає, що збереження повідомлень у каналах Slack нівелює негативний ефект усних обговорень на робочому місці. А ще кожен учасник буде в курсі справ і зможе внести свій внесок у прийняття рішення — зрозуміло, свого часу.
Програмне забезпечення для відеозв’язку — спілкування прямо як у житті.
Якщо під час спілкування стає важко встежити за подробицями, втрачається предмет обговорення або загострюється обстановка, саме час скористатися відеочатом. Він дозволяє обговорити важливу проблему з колегою так, ніби ви сидите за одним столом.
Zoom — найнадійніше програмне забезпечення для проведення відеоконференцій при будь-якому інтернет-підключенні, особливо коли в конференції бере участь кілька сотень людей.
Якщо ви проводите віддалені наради з великою кількістю учасників, необхідно використовувати функцію представлення в форматі галереї. Ви також можете скористатися інструментом чату, щоб показувати коментарі і реакції присутніх під час наради.
Можна навіть створити як хромакей забавні фони, які допоможуть залучити до обговорення віддалені команди!
Trello. Якщо вам потрібно відстежувати прогрес, новини за проєктом і всі важливі ресурси, Trello буде відповідним рішенням для створення «віртуального офісу». Оновлення інформації відбувається в режимі реального часу, а самі відомості доступні в будь-який момент. Учасники команди можуть без особливих зусиль зрозуміти контекст, прочитати обговорення, дізнатися стан запиту або проєкту, а також вивчити порядок наради тощо.
ФОРМУВАННЯ КУЛЬТУРИ ВІДДАЛЕНОЇ КОМАНДИ
При організації віддаленої роботи найчастіше турбуються про те, що вона негативно впливає на корпоративну культуру. Ця культура настільки довго формувалася всередині офісу, що сьогодні вже важко уявити передноворічний період без традиційної офісної вечірки з усією святковою атрибутикою.
Головне у формуванні хороших відносин із віддаленими співробітниками — це увага. Постарайтеся знайти спільні інтереси, проводити змістовні наради і з повагою ставитися до думки колег. Дистанційні працівники стануть для вас друзями, на яких ви зможете покластися в будь-якій ситуації.
Для створення культури віддаленої роботи необхідно таке.
Зрозумілі правила, які дотримуються всіма в компанії.
Ефективна система нарад і заходів, а також звички, що забезпечують спілкування між співробітниками.
Коли йдеться про насичену і самодостатню корпоративну культуру, ви напевно не замислюєтеся про правила. Але правила в цьому разі — це соціальні норми, які допомагають віддаленим працівникам комфортно почувати себе при спілкуванні з офісними колегами. Важливо, щоб норми дотримувалися всіма співробітниками без винятку. Тоді вони дозволять створити атмосферу довіри, взаєморозуміння і підтримки.
Ось деякі поради щодо корпоративних правил:
Проявляйте чуйність.
Не варто заздалегідь підозрювати погане в процесі спілкування. Настрій і емоції складно передати при спілкуванні в чаті. Завжди думайте про те, що колега пише вам із добрими намірами, щоб уникнути непорозумінь.
Будьте відкритими.
У всіх повинен бути доступ до важливої інформації: зберігайте рішення з побічних чатів, ведіть запис відеоконференцій і завжди робіть замітки, щоб потім поділитися ними в загальнодоступному просторі.
Навчіться працювати асинхронно.
Підлаштовуйте взаємодію під режим роботи співробітників, які живуть у різних часових поясах. Плануйте роботу заздалегідь, щоб не приймати рішення в останній момент. Може здатися, що вам доведеться робити більше, але насправді такий метод зробить робочий процес більш організованим.
Створіть систему взаємодії.
Визначте процес, структуру і порядок нарад, а також способи інформування, щоб усі були в курсі незалежно від місця розташування. Призначте відповідального за проведення нарад і документування інформації, щоб усі ключові рішення зберігалися в письмовому вигляді.
Співробітники різні, але права в них однакові.
Змиріться з тим, що офісні та віддалені співробітники мають рівні права і різне сприйняття робочого процесу. Колеги в офісі можуть спілкуватися один з одним особисто. Головне тут — тактовність. Якщо захід організовується компанією, забезпечте альтернативні привілеї для віддалених працівників.
