Дистанційна робота: табель обліку та організація робочого місця

Сьогодні дистанційна (віддалена, надомна) робота вийшла із «законодавчого підпілля». Підпункт 1 п. 2 розд. ІІ Закону № 530 надає право роботодавцеві доручати працівникові виконувати протягом певного періоду роботу, визначену трудовим договором, не на робочому місці.

Визначення дистанційної (надомної) роботи з 02.04.2020 р. можна знайти в оновленій ст. 60 КЗпП. Так, дистанційна робота — це форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, але поза приміщенням роботодавця. З 02.04.2020 р. запрацювала вимога про обов’язковість письмової форми при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу (див. п. 7 ч. 1 ст. 24 КЗпП).

Проте, зауважте, що до цієї дати законодавець не вимагав укладати саме письмовий договір з надомниками. А з 02.04.2020 р. діє пільга, встановлена ч. 2 ст. 60 КЗпП. Так, якщо ви вводите дистанційну (надомну) роботу, зокрема на час загрози поширення епідемії, пандемії, то умову про таку роботу можна просто зафіксувати у відповідному наказі (розпорядженні) роботодавця. Укладати письмовий трудовий договір про дистанційну (надомну) роботу в цьому випадку не потрібно.

Тобто якщо ви на підставі відповідних заяв працівників дозволили їм у період карантину працювати вдома та зафіксували це в наказі (розпорядженні), з яким ознайомили працівників під підпис, то ви — молодці. Укладати письмові договори про дистанційну (надомну) роботу на карантинний період не потрібно. Законодавець цього не вимагає. Але якщо хочеться — то можна. Виконання роботи вдома не спричиняє будь-яких обмежень трудових прав працівника. Як і на будь-якого іншого працівника, на дистанційника норми трудових законів поширюватимуться в повному обсязі.

Режим роботи

За загальним правилом працівники, які працюють удома, розподіляють робочий час на свій розсуд, на них не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку. Проте загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених ст. 50 і 51 цього Кодексу.

Вважаємо, що такий режим (а точніше, його відсутність) ідеально підходить відрядникам. Адже, розмір оплати праці відрядника залежить від результатів праці (рівня виконання і перевиконання норм виробітку і виробничих змінних завдань).

Інша річ, якщо працівник з почасовою формою оплати праці та ще й зав’язаний на інших працівників. Тут краще зафіксувати режим роботи. Інакше, якщо працівники будуть обирати для себе зручний час роботи, командної гри може не вийти.

Увага! Якщо в установі вирішено змінити режим на час карантину, то йдіть «не від роботодавця, а від працівника» (заява працівника про зміну режиму + наказ роботодавця). Адже режим роботи — це істотна умова праці (див. ст. 32 КЗпП).

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ

Мінсоцполітики вважає (див. лист від 19.02.2019 р. № 30/1/204-19): табель робочого часу на надомників вести не потрібно. Проте, на нашу думку, зайвим він не буде.

Якщо працівник розподіляє свій робочий час на власний розсуд, у табелі проставляйте відпрацьований час згідно з режимом установи та в межах нормальної тривалості робочого часу (наприклад, 8 годин 5 днів на тиждень). Ніяких нічних, святкових, понаднормових не буде.

Ну а якщо працівник зобов’язаний дотримуватися встановленого режиму роботи та ще й з почасовою оплатою праці, без табеля точно не обійтися.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ

Організувати дистанційну роботу можливо за допомогою спеціальних програм та сервісів. Так, наприклад, працівники можуть працювати через віддалений робочий стіл. З комп’ютера чи ноутбука підключатися до загального сервера й отримувати доступ до документів у загальній системі.

Дистанційні працівники можуть спілкуватися, проводити наради за допомогою месенджерів, пошти, скайпа.

Добре, якщо у працівника є відповідне обладнання, інструменти. Менше проблем для роботодавця. Щоправда, у такому разі працівник має право розраховувати на отримання від роботодавця компенсації за їх знос (амортизацію) на підставі ст. 125 КЗпП (про це ми поговоримо нижче). А що робити, якщо потрібного обладнання немає у працівника?

Обладнання роботодавця. Перш за все керівник видає відповідний наказ, де зазначає необхідність передачі техніки та засобів праці такому працівнику. Далі вже все залежить від того, як обладнання обліковуються у роботодавця.

А що з бухгалтерським обліком? Тут все прозоро. Переміщення основних засобів усередині установи — це не що інше, як їх звичайна експлуатація. На передані надомнику основні засоби у звичайному порядку продовжує нараховуватися амортизація. Адже вони й надалі використовуються у господарській діяльності.

Турбуватися про податкові наслідки передачі обладнання, механізмів та інструментів дистанційному працівникові не варто. Їх немає. Ця процедура відбувається у стандартному для трудових відносин з працівником порядку. Тобто точно так, якби цей працівник виконував покладені на нього трудові обов’язки безпосередньо на території установи.

У ситуації, що розглядається, не йдеться про передачу майна підприємства працівнику на підставі договору оренди, відповідального зберігання чи позики. Немає тут і тимчасового безоплатного користування майном. Адже працівник жодної користі для себе від експлуатації переданого йому роботодавцем майна не отримує. Швидше, тут можна говорити про фактичне володіння майном. Працівник стає володільцем (але не власником!) чужого майна як особа, яка фактично тримає його у себе (ч. 1 ст. 397 Цивільного кодексу України). А відбувається це на підставі трудового договору. Такий висновок, на наш погляд, можна зробити зі ст. 398 зазначеного кодексу.

Працівник — на своєму обладнанні. Статтею 125 КЗпП визначено право працівника, який використовує свої інструменти для потреб підприємства, на отримання компенсації за їх знос (амортизацію).

Документально оформити «компенсаційні» відносини можна в такий спосіб. Працівник пише на ім’я керівника підприємства заяву із проханням дозволити йому використовувати відповідне обладнання, яке йому належить, для виконання трудових обов’язків.

На підставі резолюції керівника управління персоналом видає наказ (розпорядження), в якому, серед іншого, зазначає мету й тривалість використання обладнання, а також розмір та порядок виплати компенсації його зносу (якщо вони не встановлені в централізованому порядку).

Зауважте: у ст. 125 КЗпП йдеться виключно про компенсацію зносу обладнання/інструменту без урахування вартості ремонту тощо. Інакше кажучи, розмір компенсації має відповідати сумі амортизації.

Щоб розрахувати амортизацію, потрібно знати вартість обладнання/інструменту. Підтвердити її можна документами на їх придбання (рахунок, товарний чек, фіскальний чек тощо). У бухобліку відображати такі витрати, на наш погляд, потрібно залежно від напрямку використання обладнання/інструменту.

А що з витратами, пов’язаними з роботою дистанційника, наприклад, за використану електроенергію, воду, послуги зв’язку? Рекомендації Міжнародної організації праці про надомну працю від 20.06.96 р. № 184, і Положення про умови праці надомників, затверджене постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.09.81 р. № 275/17-99, вказують на обов’язок роботодавця компенсувати такі витрати працівнику.

Однак є одне «але»! На законодавчому рівні порядок розрахунку компенсації таких витрат працівника не встановлено. Отже, довести перевіряючим органам, що працівник удома використовував, наприклад, воду та електроенергію, вартість яких була йому компенсована, виключно для потреб підприємства, а не для власних потреб, навряд чи вдасться.

Що стосується послуг зв’язку, то для виведення їх вартості з-під оподаткування підприємство може придбати SIM-картки для телефону/ноутбука, USB-модеми та видати їх працівникам, які працюють удома, для здійснення дзвінків/доступу до Інтернету в робочих цілях.