ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
КЗпП — Кодекс законів про працю України.
Закон № 889 — Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889.
Типові правила — Типові правила внутрішнього службового розпорядку, затверджені наказом Національного агентства України з питань державної служби від 3 березня 2016 року № 50.
Як би не було регламентовано ще за діда-прадіда консервативне робоче життя державного службовця, а загальноцивілізаційні зміни беруть своє.
Ще пів року назад пропозиція застосовувати гнучкий робочий графік чи віддалену роботу на державній службі викликала думки про те, що новатор не сповна розуму. Сьогодення ж уже змушує шукати можливості їх організації.
З урахуванням зазначеного та зважаючи на зміни, внесені навесні до КЗпП, Національне агентство з питань державної служби розробило Методичні рекомендації щодо організації роботи державних службовців за межами адміністративної будівлі державного органу, які ми зараз і розглянемо.
Організація організації роботи
Для того, щоб забезпечити можливість організувати роботу державних службовців за межами адміністративної будівлі державного органу, перш за все необхідно внести відповідні зміни до правил внутрішнього службового розпорядку державного органу (далі — Правила ДО).
На сьогодні актуальними є Типові правила із змінами, внесеними згідно з наказами Національного агентства України з питань державної служби № 39-20 від 13.03.2020 р. і № 143-20 від 31.07.2020 р.
Нагадаю, що більшість змін було внесено у III розділ Правил «Робочий час і час відпочинку державного службовця».
Згідно з пунктом 3 розділу І Типових правил Правила ДО затверджуються загальними зборами (конференцією) державних службовців державного органу (далі — загальні збори) за поданням керівника державної служби і виборного органу первинної профспілкової організації (за наявності) на основі Типових правил.
Тож керівнику державної служби спільно зі службою управління персоналом рекомендується на цей період забезпечити актуальність та відповідність Правил ДО до Типових правил. Для цього службі управління персоналом рекомендується підготувати відповідні зміни та подати їх керівнику державної служби для подальшого погодження з виборним органом первинної профспілкової організації (за наявності).
Після погодження Правил ДО слід запланувати проведення загальних зборів! Про дату, час, місце проведення загальних зборів та питання, що виносяться на обговорення, рекомендується повідомити колектив державного органу завчасно та у доступний для усіх працівників спосіб. При підготовці загальних зборів зверніть увагу на норми ст. 91 Закону № 889, які визначають, що доведення інформації або документів до відома державного службовця відповідно до вимог цього Закону здійснюється
<…>
шляхом її вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку. У разі доведення інформації або документів шляхом використання інших засобів телекомунікаційного зв’язку такий спосіб фіксується протоколом у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
<…>
Інформація або документи надсилаються державному службовцеві за адресою місця проживання/перебування або на його адресу електронної пошти чи з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку за наявними в особовій справі контактними даними.
Інформація або документи, надіслані поштою, в тому числі електронною, чи шляхом передачі з використанням інших засобів зв’язку вважаються такими, що доведені до відома державного службовця на п’ятий календарний день з моменту їх відправлення.
З урахуванням карантинних обмежень при організації загальних зборів, зокрема щодо вибору місця та способу їх проведення, рекомендується врахувати можливість учасників бути присутніми в адміністративній будівлі державного органу або ж, у разі відсутності такої можливості, наявність/відсутність засобів телекомунікаційного зв’язку для участі в таких зборах віддалено.
Наприклад, у разі проведення загальних зборів віддалено в режимі відеоконференції службі управління персоналом рекомендується направити зміни до Правил ДО та проєкт протоколу загальних зборів на електронні пошти державних службовців, а державним службовцям після ознайомлення з документами та обговорення на загальних зборах проголосувати шляхом надсилання своєї позиції («за»/«проти»/«утримався») на електронну пошту служби управління персоналом.
Для узагальнення всіх пропозицій службі управління персоналом рекомендується оформити відповідний протокол та довести до відома державних службовців шляхом ознайомлення у паперовій або електронній формі з підтвердженням такого ознайомлення.
За наявності у державному органі системи електронного документообігу та можливості віддаленого доступу до неї державних службовців усі вищезазначені дії рекомендується здійснити за допомогою такої системи.
Здійснюючи підготовку обговорення та організації дистанційної роботи, слід мати на увазі, що державний службовець може виконувати завдання за посадою за межами адмінбудівлі за власною ініціативою та згодою його безпосереднього керівника та керівника самостійного структурного підрозділу (за наявності).
Для цього державний службовець повинен погодити у письмовій формі, зокрема засобами телекомунікаційного зв’язку, перелік відповідних завдань та строки їх виконання з безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності). Ініціювати таке звернення державному службовцю рекомендується завчасно, не менше як за два робочі дні до початку виконання роботи за межами адмінбудівлі.
Оформлення документів під час організації роботи державних службовців за межами адміністративної будівлі державного органу рекомендується здійснювати у паперовій формі з використанням власноручних підписів або в електронній формі з накладанням кваліфікованих електронних підписів.
Для організації ефективної роботи державних службовців за межами адмінбудівлі керівнику державної служби (якщо це в межах його повноважень) рекомендується організувати перевірку забезпечення можливості використання матеріально-технічного обладнання, доступу до інформаційно-телекомунікаційних систем державного органу такими державними службовцями. При цьому слід врахувати загальні рекомендації щодо підвищення рівня захищеності інформаційних ресурсів при віддаленій роботі співробітників установи, які розміщені на офіційному вебсайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.
Дуже важливим моментом є забезпечення умов для регулярної комунікації та обміну інформацією між працівниками державного органу, які працюють як в адміністративній будівлі, так і за її межами. Таку комунікацію та обмін інформацією рекомендується здійснювати за допомогою сучасних онлайн-інструментів телекомунікаційного зв’язку, зокрема за допомогою внутрішнього порталу для працівників державного органу чи програм з доступом лише для таких працівників.
Для безперебійного зв’язку всередині державного органу службі управління персоналом НАДС рекомендується підготувати довідник з контактною інформацією працівників (телефон, офіційна електронна пошта) та довести його до відома всіх працівників такого державного органу.
Встановлення роботи за межами адмінбудівлі
Учасниками роботи за межами адмінбудівлі рекомендується вважати:
| керівника державної служби в державному органі |
| службу управління персоналом державного органу |
| керівника самостійного структурного підрозділу (за наявності) |
| безпосереднього керівника державного службовця |
| державного службовця |
Водночас ініціатором організації такої роботи буде конкретний державний службовець!
Відповідно до абзацу третього пункту 9 розділу III Типових правил за межами адмінбудівлі державного органу можуть виконуватися завдання, якщо їх якісне, ефективне та результативне виконання не потребує:
використання інформації з обмеженим доступом;
доступу до комп’ютерного, телекомунікаційного та/або програмного забезпечення, яке функціонує лише у межах приміщення державного органу;
обов’язкового перебування в приміщенні державного органу.
Технічні можливості. Для прийняття відповідного рішення безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) потрібно попередньо з’ясувати інформацію про наявність у державного службовця належного матеріально-технічного забезпечення, доступу до інформаційно-телекомунікаційних систем, необхідних для виконання роботи за межами адмінбудівлі.
У разі відсутності належного матеріально- технічного забезпечення рекомендується узгодити можливість державного органу забезпечити робоче місце такому державному службовцю віддалено.
Визначення та погодження завдань. Державному службовцю після отримання згоди на роботу за межами адмінбудівлі слід підготувати та погодити завдання, визначені на період такої роботи, з безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності) у письмовій формі, зокрема засобами телекомунікаційного зв’язку, перелік відповідних завдань та строки їх виконання.
Державному службовцю при підготовці конкретного переліку завдань НАДС рекомендує:
| визначати обсяг завдань з урахуванням тривалості робочого часу |
| завдання визначати так, щоб вони прямо чи опосередковано впливали на виконання завдань, які визначені у плані роботи структурного підрозділу, стратегічному плані діяльності державного органу тощо |
| завдання формулювати чітко та зазначати строк їх виконання |
Примірна форма переліку завдань, визначених на період роботи державного службовця за межами адміністративної будівлі
Безпосередньому керівнику і керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) під час розгляду підготовленого державним службовцем переліку завдань, у разі потреби та з метою належної організації роботи можна вносити зміни до зазначеного переліку.
Про початок і закінчення віддаленої роботи інформування може здійснюватися за таким принципом:
безпосередній керівник повідомляє у довільній формі службу управління персоналом про початок роботи державного службовця за межами адмінбудівлі;
державний службовець повідомляє безпосереднього керівника та керівника самостійного структурного підрозділу (у разі наявності) про намір закінчити свою роботу за межами адмінбудівлі усно або письмово, зокрема із застосуванням засобів телекомунікаційного зв’язку;
безпосередній керівник повідомляє службу управління персоналом про припинення державним службовцем роботи за межами адмінбудівлі.
ВАЖЛИВО!
У разі відсутності завдань, які державний службовець може виконувати за межами адмінбудівлі, або можливості їх виконувати якісно, ефективно та результативно безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) рекомендується відхилити таку пропозицію.
У разі виникнення невідкладних завдань, виконання яких можливе лише в межах адмінбудівлі державного органу, безпосередньому керівнику рекомендується відкликати державного службовця з роботи за межами адмінбудівлі.
У разі такого відкликання безпосередньому керівнику рекомендується попередити державного службовця не менш як за один робочий день до припинення роботи за межами адмінбудівлі. Таке повідомлення рекомендується здійснювати за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Організація діяльності державного органу
Безпосередній керівник державного службовця, який виявив бажання виконувати завдання за межами адмінбудівлі, має забезпечити планування, моніторинг та контроль виконання завдань, у тому числі за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
При плануванні діяльності структурного підрозділу, в якому працюють державні службовці за межами адмінбудівлі, НАДС рекомендує забезпечити:
— розробку та систематичне уточнення планів роботи структурного підрозділу, у тому числі за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку;
— чітке формулювання завдань, строків, виконавців, індикаторів досягнення результатів, у тому числі розмежування завдань на першочергові та другорядні;
— рівномірний розподіл завдань між державними службовцями з урахуванням їх компетентності та повноважень;
— уникнення дублювання функцій, виконання одного і того ж завдання різними державними службовцями, окрім випадків, коли воно виконується спільно;
— ефективне використання робочого часу державними службовцями, делегування повноважень;
— чітку координацію виконання завдань.
Якісне виконання держслужбовцем визначених завдань буде забезпечено за умови попереднього визначення обов’язкових компонентів, за якими здійснюватиметься моніторинг, наприклад:
| переліку показників, даних, які потрібно зібрати (строки виконання завдань, кількість підготовлених актів, листів тощо) |
| методів збору первинної інформації та розрахунку показників (заповнення онлайн-таблиць, щоденне усне звітування тощо) |
| системи зведення різних показників, отриманих на різних етапах моніторингу, в єдину систему (базу) та вимоги до такої системи (бази) |
Виявлення можливих відхилень, затримки у виконанні завдань, недоліків раніше прийнятого рішення може виявити поточний контроль виконання завдань державними службовцями.
Для своєчасного контролю за процесом виконання визначених завдань та належної організації роботи всередині структурного підрозділу безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) НАДС рекомендує організовувати регулярні (щоденні, щотижневі) наради з підлеглими за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Наради з підлеглими бажано проводити дистанційно в режимі відеоконференції за умови наявності технічної можливості. Тривалість таких нарад рекомендується встановлювати не менше: 15 хвилин для щоденних нарад, 30 хвилин для щотижневих нарад тощо.
У разі необхідності безпосередній керівник може проводити індивідуальні бесіди з державним службовцем, зокрема з метою з’ясування наявності належних та безпечних умов роботи, необхідних для якісного виконання завдань.
Самому ж держслужбовцю під час роботи за межами адмінбудівлі рекомендується регулярно інформувати безпосереднього керівника стосовно виконання завдань, визначених на період роботи за межами адмінбудівлі. Таке інформування рекомендується здійснювати за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку та у визначені строки.
Щодо служби управління персоналом, то НАДС рекомендує вжити заходів щодо адаптації працівників до нових умов роботи, зокрема підтримувати високий рівень залученості співробітників державного органу та посилити внутрішню комунікацію, забезпечивши максимальне охоплення усіх працівників державного органу, а також залучати до комунікації керівництво державного органу.
