Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Щорічна основна відпустка: задокументуємо та правила врахуємо

Мирний Іван, експерт з питань трудового права
Держслужбовець Червень, 2020/№ 6
В обраному У обране
Друк
Зазвичай відпустка асоціюється із сонечком, природою, відпочинком… Але у цьому році все не по плану. І причиною тому — карантин через епідемію коронавірусу. Він форсував події та змусив багатьох використати накоплені дні відпустки ще до настання довгоочікуваного літа. За останні кілька випусків на сторінках нашого видання ви часто зустрічали відповіді на «відпускні» питання. Сьогодні пропонуємо вам матеріал на тему щорічної основної відпустки за нормами КЗпП. Давайте згадаємо, як правильно оформити цей вид відпочинку, які загальні правила та галузеві особливості слід ураховувати.

ДОКУМЕНТИ СТАТТІ

КЗпП Кодекс законів про працю.

КУпАП Кодекс України про адміністративні правопорушення.

Закон про відпустки Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Закон № 530 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникнення і поширення коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 р. № 530-IX.

Закон № 2493 Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493-III.

Закон № 889 Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.

Наказ № 489 наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

Типові правила № 213 Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.84 р. № 213.

Спочатку нагадаємо: згідно зі ст. 4 Закону про відпустки щорічна відпустка поділяється на основну та додаткові («за шкідливість», за особливий характер праці та інші).

Також виділяють інші види оплачуваних відпусток: навчальну, творчу, соціальні (декретні, «на дітей»). Однак сьогодні ми поговоримо саме про щорічну основну відпустку. Її надають усім працівникам (тобто особам, які перебувають у трудових відносинах) щонайменше на 24 календарних дні. Тож до справи.

ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ

У процесі оформлення щорічної відпустки фігурують 3 основних документи:

— графік відпусток;

— повідомлення або наказ про надання відпустки;

— заява про надання відпустки.

Давайте розглянемо ці документи ретельніше.

Графік відпусток. Процедура планування відпустки розпочинається із складання графіка відпусток на рік. Це випливає з ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, де сказано, що черговість надання відпусток визначається графіками, які:

1) затверджуються власником або уповноваженим ним органом;

2) узгоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;

3) доводяться до відома всіх працівників.

Зазвичай графік складають на початку календарного року — не пізніше за 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213). Хоча встигнути спланувати відпустки після новорічних свят досить важко. Тому, на нашу думку, головне — заповнити графік до того, як у поточному році у відпустку піде перший працівник.

Затвердженої форми графіка відпусток немає. Тому можна розробити такий документ самостійно. Врахуйте: оскільки графік відпусток слід доводити до відома працівників під підпис, то до його форми необхідно включити відповідну графу «Підпис працівника».

Ми впевнені, що ви зробили все вчасно та не зайвим буде нагадати кілька важливих аспектів:

1) включайте до графіка не лише щорічні основні відпустки поточного року, а й додаткові відпустки, а також соціальні додаткові відпустки «на дітей» (ст. 19 Закону про відпустки). Також врахуйте відпустки, не використані минулого року;

2) пам’ятайте про працівників, яким треба надати відпустку у будь-який зручний для них час. Вони перераховані в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, а також в інших законах, колективному або трудовому договорі. Це, зокрема, працівники з інвалідністю, жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, одинокі матері (батьки), що виховують дитину без батька (матері) та інші;

3) враховуйте усіх працівників, з якими оформлено трудові відносини: основних і сумісників, тимчасових, сезонних, «строковиків» і тих, що відпрацювали менше 6 місяців (вони можуть отримати відпустку пропорційно відпрацьованому часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про відпустки). До графіка не потраплять лише ті, з ким укладені цивільно-правові угоди;

4) враховуйте подільність відпустки на частини. Як правило, у графіку зазначають місяці початку і закінчення відпустки або місяці, в яких будуть використані її частини. Нагадаємо, що безперервна частина щорічної відпустки повинна складати не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).

За бажанням працівника та згодою роботодавця щорічну відпустку можна надати не за графіком.

У зв’язку із запровадженням карантину багато працівників вирішили використати свої щорічні відпустки раніше строку, зазначеного у графіку.

Відповідно до п.п. 1 п. 2 розд. ІІ Прикінцевих положень Закону № 530 на період установлення карантину або обмежувальних заходів, пов’язаних із поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19), роботодавець може надавати працівнику, у тому числі державному службовцю, службовцю ОМС, за його згодою відпустку. Тобто у період карантину можна надавати працівникам відпустки поза графіком.

Законодавчо можливість переносу щорічної відпустки закріплена лише для випадку, коли ініціатором є роботодавець (ст. 11 Закону про відпустки та ст. 80 КЗпП). Для цього потрібна письмова згода працівника.

Якщо ж просить сам працівник і при цьому він не має підстав для використання щорічної відпустки у зручний для нього час (не належить до категорій працівників, зазначених у ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки), то це можна зробити за обопільною згодою.

Для цього потрібні заява працівника про надання відпустки поза графіком та відповідний наказ керівника установи про надання щорічної відпустки.

Також доцільно буде внести зміни до графіка відпусток. Якщо у формі графіка, розробленої у вашій установі, є графа «Примітки» (або її аналог), то про перенесення відпустки можна зазначити там.

Повідомлення та наказ. У загальному випадку роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Зробити це треба не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).

Можна оформити та вручити працівнику окреме повідомлення або ж ознайомити працівника під підпис із наказом про надання йому відпустки.

Ці документи зазвичай складають у довільній формі.

Водночас типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (№ П-3) затверджена наказом № 489.

«Відпускний наказ» складається на підставі графіка відпусток. Утім, наказ про надання відпустки можна розробити і в довільній формі, включивши до нього всі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів». Такий наказ також потрібно скласти не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки.

На підставі такого наказу відділ кадрів уносить інформацію про відпустку, що надається працівникові, до розділу V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.

Заява. Якщо працівник йде у відпустку за графіком, то подавати заяву про надання йому відпустки немає потреби.

Але якщо ж відпустка знадобилася в інший час (не за графіком), наприклад, як у випадку із цьогорічним карантином, то таку заяву подати необхідно. Строк її подання законодавчо не встановлений. Але він пов’язаний зі строком виплати відпускних.

Нагадаємо, що відпускні потрібно виплатити не пізніше ніж за 3 календарних дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки, лист Мінсоцполітики від 02.10.2019 р. № 1432/0/206-19). А це означає, що заява повинна потрапити до керівництва хоча б за 4 календарних дні до початку відпустки.

Якщо виплатити відпускні за 3 дні до початку відпустки не виходить, то потрібно отримати від працівника згоду на виплату їх у пізніший строк. Або ж таку інформацію він може відразу зазначити у заяві про надання відпустки.

Зауважимо, що 3-денний строк виплати відпускних є загальним. Наприклад, для педагогічних працівників маємо підтвердження від Мінсоцполітики у листі від 14.06.2019 р. № 920/0/206-19. Встановленої форми заяви немає. Тому її можна оформити довільно.

Як ми вже зазначали, для оформлення наказу про надання відпустки можна використовувати форму № П-3, а можна скласти його у довільній формі.

Зауважимо, що в позаплановому випадку наказ складається не на підставі графіка, а на підставі заяви працівника.

Відсутність графіка відпусток, повідомлення про дату початку відпустки, наказу із підписом працівника може загрожувати штрафними санкціями.

По-перше, якщо роботодавець у встановлений строк не попередить працівника про початок відпустки, той може забажати перенести відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

По-друге, роботодавця можуть оштрафувати у розмірі 1 МЗП (наразі — 4723 грн) на підставі ст. 265 КЗпП. Цей штраф накладають фахівці Держпраці за «порушення інших вимог трудового законодавства».

Детальніше про «трудові» штрафи ви можете дізнатись із журналу «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 13, с. 19.

По-третє, відсутність графіка відпусток і повідомлень (наказів) може загрожувати посадовим особам установи-роботодавця адміністративним штрафом у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Як убезпечити себе в ситуації, коли працівник відмовляється підписувати графік та/або повідомлення, наказ про надання відпустки? Треба скласти акт про відмову від підписання цих кадрових документів (у довільній формі). Таким чином ви підтвердите, що дійсно намагалися проінформувати працівника про строки його відпустки, але він проігнорував такі застереження.

ЗАГАЛЬНІ ВІДПУСКНІ ПРАВИЛА

Тривалість відпустки. Розраховують тривалість щорічних відпусток у календарних днях незалежно від режимів і графіків роботи установи (ст. 5 Закону про відпустки). Тобто, наприклад, робота на умовах неповного робочого часу не впливає на тривалість відпустки.

За загальним правилом мінімальна тривалість щорічної основної відпустки складає 24 календарних дні. При цьому тривалість відпрацьованого робочого року обчислюють із дня укладення трудового договору, вступу (призначення) на посаду (для державних службовців, посадових осіб місцевого самоврядування).

Водночас галузеві нормативно-правові акти передбачають більшу тривалість відпустки для деяких категорій працівників. Кому та скільки дозволено відпочивати — дивіться у таблиці далі.

Категорія працівників

Тривалість відпустки

Законодавча норма

Будь-який працівник

24 календарні дні

ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки, ч. 1 ст. 75 КЗпП

Працівники з інвалідністю III групи

26 календарних днів

ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки

Працівники з інвалідністю I або II групи

30 календарних днів

ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки

Працівники молодше 18 років

31 календарний день

ч. 8 ст. 6 Закону про відпустки, ч. 2 ст. 75 КЗпП

Державні службовці

30 календарних днів

ст. 57 Закону № 889

Посадові особи місцевого самоврядування

30 календарних днів

ч. 5 ст. 21 Закону № 2493

Слід пам’ятати, що згідно з ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки при визначенні тривалості щорічних відпусток не враховуються святкові і неробочі дні, зазначені у ст. 73 КЗпП. Тобто якщо на період щорічної відпустки припадають святкові і неробочі дні, то такі дні додаються до щорічної відпустки і працівник відпочиває довше, але ці дні не оплачуються.

А ось вихідні дні входять до загальної тривалості відпусток як будь-які інші календарні дні.

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток за відпрацьований робочий рік не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).

Обмеження у 59 (69) календарних днів стосується лише тривалості щорічної відпустки за один робочий рік.

Якщо працівник накопив дні відпустки за кілька років, то він може відпочивати й більше 59 (69) днів.

Однак тут слід бути обережним, адже є підводні камені у вигляді трудових штрафів за тих працівників, які не відпочивали більше 2 років підряд. Про це — далі.

Невідгуляні відпустки. Частина 5 ст. 11 Закону про відпустки містить вимоги щодо ненадання працівникам щорічних відпусток. Зокрема, забороняється:

— не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль;

— не надавати щорічні відпустки протягом робочого року особам до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи з особливим характером праці.

Відповідальність за порушення цих норм несе роботодавець. Ненадання працівнику щорічних відпусток розцінюється як «порушення інших вимог трудового законодавства», за що передбачені штраф на установу-роботодавця в розмірі 1 МЗП (ст. 265 КЗпП) та адмінштраф на посадових осіб установи в розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Якщо працівник не бажає скористатися днями належної йому щорічної відпустки і поважних причин на це у нього немає, то роботодавець має право в межах, установлених графіком, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки. На це звернуло увагу Мінсоцполітики в листі від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12 (ср. 025069200).

Поділ на частини. Щорічну відпустку можна ділити на частини.

При цьому ст. 12 Закону про відпустки встановлює деякі правила такого поділу:

— він проводиться на прохання працівника і з відома роботодавця;

— основна частина відпустки — не менше 14 календарних днів. Не обов’язково в першу чергу використовувати неподільну частину відпустки (14 к. дн.);

— невикористану частину щорічної відпустки потрібно надати працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. При цьому її можна надати з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в який із днів тижня закінчилася попередня використана її частина.

З метою недопущення втрат робочого часу, ураховуючи виробничі обставини, роботодавець може не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник. Можна запропонувати працівнику свої умови поділу щорічної відпустки або не ділити її взагалі (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

Продовження та перенесення. Відповідно до ч. 2 ст. 80 КЗпП та ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена, зокрема, у разі:

1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;

2) виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;

3) настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

4) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період (ч. 4 ст. 80 КЗпП та ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки).

Пам’ятайте: якщо працівник у період щорічної відпустки доглядає за хворою дитиною або іншим членом сім’ї, то на дні такого лікарняного відпустка не продовжується.

Безперервна частина + перенесення. Ми нагадали про правила надання безперервної 14-денної чистини та перенесення при настанні тимчасової непрацездатності. А як бути, якщо працівник оформив відпустку на 14 календарних днів, однак фактично відгуляв лише 10 днів, а залишок переніс через хворобу. І далі відпустку використав, узявши 4 та 10 днів. Тобто, по суті, безперервно 14 днів не відгуляно. Чи є це порушенням ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки?

На думку Мінсоцполітики, ні. У листі від 25.07.2019 р. № 1115/0/206-19 фахівці Міністерства зазначили, що вимога щодо надання основної безперервної частини щорічної відпустки не менше 14 календарних днів виконується на етапі надання відпустки. Таким чином, оскільки працівник уже почав використовувати відпустку, надану йому на 14 днів, то в описаному випадку не буде порушення вимог ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки.

Відкликання з відпустки. Відповідно до ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки відкликати працівника з щорічної відпустки можна. Але при цьому є кілька «лише»:

— лише із щорічної відпустки: основної чи додаткової. Наприклад, із відпустки «за свій рахунок» відкликати не можна (лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. № 576/13/116-16);

— лише за згодою працівника;

— лише для відвернення стихійного лиха, запобігання виробничої аварії, негайного усунення наслідків стихійного лиха або виробничої аварії, відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна установи, в інших випадках, передбачених законодавством.

У відкликанні з відпустки є зворотний бік медалі: працівник може сам перервати відпустку.

Для цього потрібна згода роботодавця та заява працівника. На підставі заяви видається наказ про переривання щорічної відпустки і допуск працівника до роботи, а також про перенесення частини відпустки, що залишилася невикористаною, на інший період. При цьому також слід пам’ятати про те, що працівник повинен безперервно відгуляти 14 календарних днів.

Новачки. За загальним правилом у перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості виникає у працівника після закінчення 6 місяців безперервної роботи. До закінчення цього строку надати відпустку можна, але її тривалість визначають пропорційно часу, відпрацьованому в цього роботодавця.

Винятком із правила є особи, перелічені в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, зокрема: жінки перед/після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; жінки, у яких двоє або більше дітей віком до 15 років або дитина з інвалідністю; працівники з інвалідністю; чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами; сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи та деякі інші. Їм відпустка повної тривалості надається до настання 6-місячного строку роботи.

Сумісники. Працівники, які трудяться в установі за сумісництвом (як внутрішнім, так і зовнішнім), мають право на щорічну основну відпустку повної тривалості: як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом (ст. 2 Закону про відпустки). Той факт, що вони працюють у режимі неповного робочого часу, на встановлену тривалість щорічної відпустки не впливає.

Як уже зазначено вище, у перший рік роботи суміснику (за його бажанням) можна надати щорічну відпустку до настання 6-місячного строку безперервної роботи, але тільки одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.

Відпускний стаж. За загальним правилом стаж роботи, що надає право на щорічну відпустку, обчислюють з першого дня прийняття працівника на роботу до кожного конкретного роботодавця.

Винятком є ситуація, коли працівник прийнятий за переведенням з іншої установи (організації) і при цьому повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не отримав за них грошову компенсацію. У цьому випадку до стажу роботи, що дає право на щорічні відпустки на новому місці роботи, зараховують час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи (ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки).

Періоди, які входять до відпускного стажу, перераховані в ст. 82 КЗпП і ст. 9 Закону про відпустки:

— час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка. Наприклад, час роботи жінки, яка працює у відпустці для догляду за дитиною до 3 років на умовах неповного робочого часу;

— час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (у тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу).

Наприклад, періоди звільнення від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) на військову службу (ст. 119 КЗпП);

— час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років. Наприклад, період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та тимчасової непрацездатності;

— час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки. Тобто період відпустки «за свій рахунок», яка надається за бажанням працівника (наприклад, пенсіонерам та особам з інвалідністю) і за домовленістю сторін, у тому числі на час карантину. Виняток — період відпустки «за свій рахунок» для догляду за дитиною до досягнення нею 6, 16, 18 років за медичним висновком (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки);

— час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи (організації), скороченням чисельності або штату працівників;

— час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;

— інші періоди роботи, передбачені законодавством.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте сайт Factor Увійдіть та читайте далі безкоштовно