Перш за все слід нагадати, що ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки передбачено обов’язкове складання графіка відпусток лише для щорічних (основних та додаткових) відпусток. Тому за іншими відпустками можна ухвалити рішення не включати їх до графіка та надавати працівникам на підставі заяв.
Однак якщо метою складання графіка відпусток є не тільки дотримання законодавчих вимог, а й організація робочого процесу, то слід тоді планувати всі види оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь. Наприклад:
— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи, що надаються згідно зі ст. 19 Закону про відпустки;
— додаткові «чорнобильські» відпустки;
— додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.
Такі відпустки не є щорічними і вони надаються не за робочий, а за календарний рік.
Що стосується навчальних та творчих відпусток, а також відпусток для участі у спортивних змаганнях, то їх до графіка можна не включати, бо вони надаються за потреби.
Якщо ту чи іншу відпустку внесено до графіка, у роботодавця виникає обов’язок її надання.
При складанні графіка потрібно враховувати, що законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічні відпустки та додаткові відпустки на дітей.
Водночас норми, передбачені ч. 2 ст. 12 Закону № 2136, визначають, що у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Щодо включення до графіка невикористаних днів щорічних відпусток за минулі робочі роки. За загальним правилом заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості (ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки):
— протягом 2 років поспіль;
— особам віком до 18 років;
— працівникам, які мають право на додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці.
Проте згідно з абзацом третім ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану вищезазначені норми не застосовуються. Роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.
Якщо ж роботодавець не проти надання своїм працівникам невикористаних днів щорічних відпусток за минулі робочі роки у воєнний період, то вони мають бути відображені у графіку.
Якщо зручно, то у графіку можна зазначити одразу конкретні дати відпусток. Однак зазвичай наводять лише місяць їх надання. Якщо це перехідна відпустка, то зазначають два місяці — місяць її початку та закінчення.
У разі поділу відпустки на частини це також відображають у графіку. При цьому слід врахувати, що основна безперервна частина щорічних відпусток має становити не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). І лише при укладенні трудового договору зі спрощеним режимом регулювання трудових відносин (гл. ІІІ-Б КЗпП) на прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості. Але спрощений режим діє лише під час воєнного стану.
Відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежене тривалістю 24 календарних дні за поточний робочий рік. Невикористані дні відпустки у такому разі надають після припинення/скасування воєнного стану.
Протягом року можуть виникнути різні робочі ситуації, які вимагатимуть внесення змін до графіка відпусток. Найбільш поширена — працівники, включені до графіка, можуть звільнитися або хтось буде прийнятий на роботу після затвердження графіка. А ще — особи, які мають право на відпустку у зручний для них час, можуть попросити змінити місяць початку відпустки, передбачений графіком.
Якщо виникла потреба внести зміни до графіка відпусток, наново погоджувати з профкомом графік за всіма працівниками і перезатверджувати його не потрібно. Достатньо оформити наказ про внесення змін до графіка відпусток та довести його до відома працівників, яких стосуються такі зміни.
