Згідно з частиною 3 статті 64 Господарського кодексу України: «Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис».
Листом Мінпраці від 27.06.2007 № 162/06/187-07 визначено, що штатний розпис — це документ, що встановлює для відповідного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу і оклади щодо кожної посади. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.