Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону України «Про відпустки»).
Наказ про надання відпустки видається на підставі графіка відпусток або заяви працівника. Оформлений наказ (розпорядження) про надання відпустки надається працівникові для ознайомлення.