Які види запитів виконують державні архіви?
Виконання запитів громадян державними архівами здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5.
Запити, що виконуються державними архівами, поділяються на такі види:
— соціально-правового характеру;
— тематичні;
— персональні;
— майнові.
Що таке запити соціально-правового характеру?
Запити соціально-правового характеру — запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі:
— пенсійне забезпечення;
— отримання пільг;
— компенсацій.
Такі запити передбачають отримання інформації, зокрема, про:
— реєстрацію актів громадянського стану;
— національність (підтвердження громадянства України);
— освіту;
— трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
— пенсії;
— присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
— нагороди, присвоєння почесних звань;
— творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
— службу у Збройних Силах СРСР, України;
— військову службу в складі діючої армії в період бойових дій;
— участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
— поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах тощо.
Що таке тематичні, майнові та персональні запити?
Тематичні — запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
Персональні запити (можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб):
| Майнові — запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно | — виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; — надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд; — закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями; — введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд; — виділення житла; — продаж домоволодінь; — виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів |
Який порядок виконання запитів?
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі — запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.
Запит фізичної особи може стосуватися:
— самого(ї) заявника (заявниці);
— осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням;
— його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).
Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:
— найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
— прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
— теми (запитання);
— хронологічних рамок запитуваної інформації.
Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.
Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
Для отримання архівної довідки необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.
Які запити виконуються безоплатно, а які на платній основі?
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
Виконання тематичних, персональних та майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.
