Табель обліку робочого часу: визначення та застосування

Загальні норми

На виконання нормативних вимог КЗпП (глави IV – VII), на підприємствах, в установах, організаціях роботодавець зобов’язаний вести облік робочого часу, який дозволяє визначити кількість годин, відпрацьованих кожним працівником. Підрахунок кількості відпрацьованого часу ведуть у Табелі обліку робочого часу (далі — Табель).

Табель ведуть на всіх працівників, зокрема, як на постійних, так і на тимчасових.

Зовнішнім сумісникам присвоюють окремий табельний номер. Кожного працівника включають до Табеля, як правило, один раз. Виняток — внутрішні сумісники. Їх у Табелі зазначають двічі: для відображення часу основної роботи та часу роботи за сумісництвом (як в одному структурному підрозділі, так і в різних). Але, якщо ж особа працює в порядку суміщення, то їй окремий табельний номер не присвоюють.

Якщо фізична особа працює за цивільно-правовим договором, то в Табелі її не обліковують.

Для обліку, як правило, застосовують Табель типової форми № П-5, затверджений наказом № 489. За необхідності цю форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку в установі. Дозволено застосовувати й іншу форму Табеля, але при цьому обов’язковою має бути наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначені формами державних статистичних спостережень з праці.

Нюанси ведення табелю

Вихідний день. Якщо працівник залучається до роботи у вихідні дні (тобто для нього робота в такі дні не передбачена трудовим договором згідно з його графіком роботи), то відпрацьований у такому разі час табелюють кодом «РВ» («06»).

Різна тривалість робочого дня. Нормальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин (ст. 50 КЗпП). При цьому, як правило, графіком роботи передбачено однакову тривалість добової роботи (наприклад, 5 днів на тиждень по 8 годин). Проте зараз, в умовах правового режиму воєнного стану, роботодавцем може бути передбачено різну тривалість робочого дня протягом тижня. У Табелі у такому разі відображається фактично використаний робочий час у годинах, наприклад, понеділок — четвер — 8 год 15 хв (8,25 год), п’ятниця — 7 год.

Відрядження. Тут є певна особливість. Перебування працівника у відрядженні прирівнюються до звичайного дня роботи за графіком (наприклад, восьмигодинним). У результаті робочі дні, на які припадало відрядження, обліковуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі.

День відрядження в Табелі відображають записами:

— що припадає на робочий: у верхньому рядку — «8», у нижньому — «ВД»;

— що припадає на вихідний день: у верхньому рядку — «Х» або прочерк, у нижньому — «ВД».

Якщо працівника відряджають для роботи у вихідний день, то роботу у відрядженні в такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином: у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих у цей день годин, у нижній — через дріб «РВ/ВД» (або «06/07»). Дні вибуття/прибуття табелюють та оплачують за правилами відрядження. Навіть якщо у цей день працівник працював за «своїм» місцем роботи.

Дні вибуття/прибуття у Табелі зазначають під літерним кодом «ВД» або числовим «07».

Ненормований робочий день. Особливість ненормованого робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких працівників, як правило, не підлягає точному обліку в часі.

У Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми. Наприклад, особа працює з 8-годинним робочим днем. У такому разі в Табелі ставлять 8 відпрацьованих годин навіть за умови, що працівник працював «ненормовано» цього дня.

Неповний робочий час. Для кодування в Табелі роботи в режимі неповного робочого часу (дня, тижня) передбачено два коди:

— «РС» («02») — години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством;

— «НД» («20») — неявки у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).

Внутрішні сумісники. Працівників, які є внутрішніми сумісниками, зазначають у Табелі двома рядками. В одному рядку буде обліковано час, присвячений основній роботі (кодування «Р» або «01»), а в другій — час роботи за сумісництвом (кодування «РС» або «02», оскільки така робота виконується на умовах неповного робочого часу).

Підсумований облік робочого часу. При підсумованому обліку робочого часу праця працівників регулюється графіками роботи (змінності), на підставі яких складають Табель робочого часу, в якому відповідно фіксуються дані про явки/неявки співробітників на роботу за графіком.

Оплачувана відпустка. Якщо працівник перебуває у відпустці, то в Табелі кодом «В» («08») слід відмічати не лише робочі, а й вихідні дні. Це пов’язано з тим, що оплачувана відпустка надається співробітнику виходячи з кількості календарних днів.

Неоплачувана відпустка. У Табелі обліку використання робочого часу (за типовою формою № П-5, затвердженою наказом № 489) неоплачувану відпустку зазначають так:

• відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — «НБ» (цифровий код «13»);

• додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» (цифровий код «14»);

• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — «ДД» (цифровий код «17»);

• відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону № 504) — «НА» (цифровий код «18»).

Тимчасова непрацездатність. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності:

«ТН» («26») — зазначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином);

«НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (підтверджується довідками лікувальних установ).

Нез’ясовані причини. Якщо на момент заповнення Табеля документів, що підтверджують причину відсутності працівника, немає, у ньому роблять відмітку про неявки з нез’ясованих причин «НЗ» («28»). Коли працівник надасть документи, щодо його відсутності (наприклад, лікарняний лист), або буде, наприклад, визнано факт прогулу, у Табель вносяться відповідні зміни.

Відпустка до 3 років + «декретний» лікарняний. На думку Мінекономіки, якщо у період відпустки для догляду за дитиною до 3 років жінка завагітніла, то відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається такій жінці за її бажанням після переривання відпустки для догляду за дитиною, в якій вона перебуває (див. лист від 01.07.2021 № 4712-06/34400-07). Зауважимо, що в Табелі обліку використання робочого часу обидві відпустки мають однакове кодування «ВП» («16»).

Відпустка до 6 років + «декретний» лікарняний. Якщо жінка надала ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами, то відпустку для догляду за дитиною до 6 років (у Табелі відображають з кодом «ДД») переривають і на підставі цього ЛН надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. У такій ситуації на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами в Табелі проставляють буквене позначення «ВП» (або код «16»).

Виправлення. На нормативному рівні правила внесення виправлень до Табеля не визначені. Проте на практиці часто бувають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Зверніть увагу на такі моменти:

по-перше, усі виправлення необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів;

по-друге, виправляють допущені помилки в поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який його коригують.

Якщо ви ведете Табель за типовою формою № П-5, то виправлені дані вносьте до окремого Табеля (окремий аркуш від Табеля поточного місяця), в шапці документа зазначте дату заповнення Табеля та місяць (період), який коригуєте. На підставі даних такого виправного Табеля бухгалтер проведе коригування заробітної плати.