KPI дозволяють виробляти контроль ділової активності співробітників, підрозділів і установи в цілому. Цілі процесів, у свою чергу, визначаються за критеріями оцінки самого процесу. Це, як правило, якість, час, вартість, продуктивність і ефективність.
Ключові показники ефективності за загальним правилом є частиною системи збалансованих показників (Balanced Scorecard), в якій установлюються причинно-наслідкові зв’язки між цілями і показниками для того, щоб бачити закономірності та взаємні фактори впливу одних показників (результатів діяльності) від інших.
Вимоги до системи
Кожен показник повинен бути чітко визначений;
показники і нормативи повинні бути досяжні: мета повинна бути реальною, але водночас бути стимулом;
показник повинен бути вимірюваним (од., грн, шт. тощо);
показник повинен бути в сфері відповідальності тих людей, які оцінюються;
показник повинен мати сенс;
показники можуть бути загальними для всієї установи, тобто бути «прив’язаними» до стратегічної мети, і конкретними для кожного підрозділу, тобто бути «прив’язаними» до цілей підрозділу.
Основний критерій правильного встановлення ключових показників — відповідність повноважень співробітника його відповідальності.
Види основних коефіцієнтів ефективності:
· KPI підсумків — показує обсяг отриманих результатів;
· KPI витрат — відображає витрати необхідних ресурсів;
· KPI процесингу — виконання поставлених завдань без збоїв;
· KPI часу — тимчасові витрати на виконання процесів;
· KPI віддачі — співвідношення отриманих витрат до запланованих витрат.
Нюанси роботи фінслужби
Керівник. Під керівництвом начальника фінансової служби, як правило, знаходяться декілька основних напрямків діяльності:
фінансовий менеджмент, тобто управління грошовими коштами;
бюджетування і контролінг;
бухгалтерський облік і звітність.
Тому керівник цього підрозділу відповідає за результат економічної діяльності установи в цілому.
Але ключові показники ефективності зручніше розподіляти окремо за кожним напрямком, який закріплений за конкретним підрозділом. Перед кожним співробітником ставляться персональні завдання і визначається термін їх виконання.
Відділ планування. Показники відділу планування оцінюють, як правило, так:
своєчасність і якість генерації загальної (нефінансової) управлінської звітності;
своєчасність і якість проведення фінансового планування і аналізу; своєчасність і якість проведення аналізу розбіжностей з бюджетом (план/факт); своєчасність підготовки річного бюджету (відхилення від графіка).
Відділ бухгалтерського обліку та звітності. Ключовими показниками для підрозділу бухгалтерського обліку та звітності є:
своєчасність і якість генерації консолідованої звітності;
кількість і суть зауважень до якості фінансової звітності, висловлених аудиторами і аналітиками;
терміни підготовки фінансової звітності;
розмір фінансових втрат з урахуванням штрафів і пені, що накладаються контролюючими органами.
Завідувач, наприклад, відділу/сектору бухобліку — головний бухгалтер забезпечує збалансованість показників бухобліку на етапі планування і контролю діяльності. Проте його вплив обмежений. Що він може зробити, щоб реально вплинути на результати?
Щоб визначити KPI для бухгалтера, всі його «операції» розбивають, наприклад, на такі блоки:
| «взаємодія бухгалтерів з контролюючими органами під час перевірок» — цей блок може включати такі показники: кількість і сума штрафів за порушення, величина переплачених податків, число претензій і зауважень з боку перевіряючих тощо |
| «внутрішній облік» може складатися з числа помилок у бухгалтерському та податковому обліку і звітності, розмірів простроченої кредиторської заборгованості, штрафів за нею. Також сюди можна включити суму збитків через наявність касових розривів і несвоєчасність розрахунків з контрагентами, число помилок у платіжних документах тощо |
| «індивідуальні показники» мають на увазі бездоганну дисципліну, пропозиції щодо вдосконалення роботи, скорочення витрат, виконання індивідуальних оперативних завдань |
Безумовно, система KPI залежить від специфіки підприємства і від завдань структурного підрозділу. До того ж не варто забувати, що в різних організаціях підрозділи з одним найменуванням можуть мати різний функціонал!
KPI головного бухгалтера — що сюди входить?
Бухгалтерія є одним з найважливіших підрозділів у системі функціонування установи. Від успішної роботи цього відділу і своєчасного ознайомлення співробітників з нововведеннями законодавства багато в чому залежить безперервність і продуктивність діяльності інших підрозділів організації.
До основних процесів діяльності бухгалтера можна віднести:
· ведення бухгалтерської звітності за допомогою сучасних програмних продуктів;
· своєчасну реєстрацію грошових коштів та інших цінностей, отриманих підприємством, облік обороту грошових коштів;
· фіксування витрат, надходжень від продажів, господарських і фінансових операцій організації;
· розрахунок податкових виплат, своєчасну оплату нарахованих сум, погашення банківських заборгованостей;
· розрахунки з постачальниками та замовниками;
· своєчасне складання проміжної звітності, грамотне заповнення документів обліку, бухгалтерської книги;
· контроль обороту грошових ресурсів усередині каси і на розрахункових рахунках організації;
· обчислення заробітної плати працівників і подальшу її виплату;
· розрахунок і нарахування виплат за листками непрацездатності, відрядження, відпускних та інших соціальних виплат;
· розрахунок собівартості кінцевого продукту, виходячи з витрат на виробництво;
· підготовку і подання в термін необхідної звітності.
Цей список залежить від специфіки діяльності організації.
Кожна установа має свій регламент, а кожен окремо взятий підрозділ бухгалтерії має свої особливості роботи відповідно до діяльності організації. Тому і посадові обов’язки бухгалтера можуть бути значно ширше, виходячи з управлінських потреб.
До показників, що визначають результативність роботи бухгалтерії, можна віднести:
· своєчасність подання звітних документів до контролюючих органів та грамотне їх заповнення;
· відсутність прострочених платежів у клієнтів;
· відсутність помилок у веденні обліку;
· підсумкову економію при роботі з постачальниками;
· штрафи і пеню з боку контролюючих органів через помилки бухгалтерії;
· витрати на оплату праці співробітників відділу;
· скарги на роботу бухгалтерів з боку контрагентів, працівників і клієнтів.
Приклад завдань та ключових показників
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1 | Здійснення заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни | Здійснено планування господарсько-фінансової діяльності Держекоінспекції | ||
| Проведено аналіз господарсько-фінансової діяльності за даними бухгалтерського обліку і звітності | ||||
| Визначено кількість претензій за несвоєчасну чи недостовірну подачу інформації та звітів, що входять до компетенції завідувача сектору — головного бухгалтера | ||||
| Здійснено аналіз наявності/відсутності претензій фіскальної служби і Держказначейства | ||||
| Кількість прийнятих рішень, що не відповідають вимогам чинного законодавства | ||||
| 2 | Створення умов для належного збереження майна, цільового та ефективного використання фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних ресурсів | Проведено інструктаж матеріально відповідальних осіб з питань обліку та зберігання цінностей, що знаходяться на їх відповідальному зберіганні | ||
| Здійснено вивчення стану дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, достовірності та правильності оформлення інформації, включеної до реєстрів бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань | ||||
| Організовано проведення заходів щодо запобігання нестач, незаконного витрачання коштів і товарно-матеріальних цінностей, порушень фінансового та господарського законодавства | ||||
| Здійснено контроль інвентаризаційних різниць, втрат та псування цінностей з обчисленням розміру збитків | ||||
| 3 | Забезпечення додержання фінансової і касової дисципліни, кошторисів адміністративно-господарських та інших витрат | Проведено аналіз додержання фінансової і касової дисципліни, кошторисів адміністративно-господарських витрат | ||
| Проведено аналіз наявності та причин дебіторської та кредиторської заборгованості | ||||
| Розроблено заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості | ||||
| Здійснено заходи щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок | ||||
| 4 | Здійснення управління діяльністю персоналу бухгалтерської служби | Проведено аналіз додержання співробітниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку | ||
| Здійснено перегляд функціонального навантаження працівників сектору, яким надається право складати та підписувати первинні документи щодо проведення господарських операцій, пов’язаних з відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна Держекоінспекції | ||||
| Організовано навчання працівників сектору бухгалтерського обліку та фінансів з метою підвищення їх професійно-кваліфікаційного рівня | ||||
| Забезпечення сектору бухгалтерського обліку та фінансів нормативно-правовими актами, довідковими та інформаційними матеріалами щодо ведення бухгалтерського обліку та складення звітності | ||||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків, та за якими оцінюватимуться результати діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
Помилки у визначенні КPI
1. Головна помилка — невміння ставити грамотно цілі.
2. Показники розробляються заради самого процесу розробки, а не для управління установою.
3. Показники начебто є, але незрозуміло, хто і як за них відповідає.
4. Зосередженість тільки на фінансових KPI.
5. KPI розроблені, але не інтегровані в загальну систему обліку та планування.
