Закриття номенклатури справ
Наприкінці діловодного року номенклатуру справ закривають підсумковим записом. У ньому зазначають кількість та категорії фактично заведених за рік справ.
Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, і передає підсумкові відомості до канцелярії, відділу діловодства тощо.
Керівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівникові архівного підрозділу (особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.
Нова номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня нового року.
Оформлення підсумкового запису в журналах реєстрації кадрових документів
Останнього дня діловодного року або в перші дні нового року закриваються підсумковим записом журнали реєстрації наказів за рік та інші неперехідні журнали, що велися.
Виняток — перехідні форми. Їх закривають, коли закінчилося місце для реєстрації.
Паперовий журнал закривають підсумковим записом, навіть якщо в ньому залишилися вільні сторінки.
Оформлюють підсумковий запис від руки після останнього запису про реєстрацію документа. Печаткою підсумковий запис не засвідчують.
Журнали реєстрації в системах електронного документообігу (СЕД) закриваються за правилами, передбаченими для таких журналів.
У новому діловодному році документи реєструють у нових реєстраційних формах / книгах / журналах, однак за достатньої кількості вільних сторінок можна використати й попередній паперовий журнал.
Складання графіка відпусток на наступний рік
Графік відпусток на наступний рік бажано затверджувати у грудні. Відпустки можуть припадати й на перші числа прийдешнього року, тож тоді можна встигнути повідомити працівника про початок відпустки за два тижні (ст. 10 Закону про відпустки).
Проведіть аудит відпусток 2023 року. Виявіть залишки невикористаних відпусток. Складіть таблицю з відомостями щодо відпусток кожного працівника, де зазначте:
— кількість днів щорічної основної відпустки;
— право на додаткові щорічні відпустки, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
— залишки днів не використаних у минулі роки відпусток;
— право на відпустку у зручний час.
Ознайомте з таблицею залишків відпусток і новим графіком керівників відділів під підпис.
Подання необхідної звітності
До звітів, які підприємство надає за потреби до ТЦК, належать:
— повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб держоргану, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації;
— повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) відповідальних за організацію та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
— повідомлення про зміну облікових даних;
— список громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць;
— відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів i техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах i техніці;
— звіт про чисельність працюючих та військовозобов’язаних, які заброньовані згідно з переліками посад і професій;
— звіт про чисельність військовозобов’язаних, які заброньовані за списками.
До Держпраці подається заявка щодо визначення категорій працівників, які підлягають періодичному медичному огляду.
До Держстату:
Звіт із праці за формою № 1-ПВ (місячна);
Звіт із праці за формою № 1-ПВ (квартальна).
Службу зайнятості буде цікавити інформація:
— про попит на робочу силу (вакансії) за формою № 3-ПН;
— про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці за формою № 4-ПН;
— про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні за формою № 1-ПА (квартальна).
Розрахунок норм робочого часу
Норми тривалості робочого часу на 2024 рік із п’ятиденним та шестиденним робочим тижнем розраховуються з урахуванням воєнного стану та на випадок його скасування. Тож під час дії воєнного стану, окрім КЗпП, треба враховувати також і положення Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Більш детально про розрахунок норм робочого часу див. у нашому відео «Cкладаємо календар робочого часу за сім кроків».
Розробка плану роботи відділу кадрів
Це може бути як річний план, так і план на півріччя. У ньому можна вказати про подання звітності (за видами звітів), розроблення проєктів положень, інструкцій, наказів, проведення внутрішнього аудиту тощо.
План роботи відділу має підписати його керівник. Він не потребує затвердження наказом і затверджується керівником підприємства особисто.
Підготовка документів до передання їх до архіву
Формують документи у справи відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (Правила № 1000/5). Підготовка справ для передання до архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених документів, оформлення документів кожної справи, відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником.
