Теми статей
Обрати теми

Внутрішній аудит: особливості організації (частина 3)

Ковшова О., економіст-аналітик ВБ «Фактор»
Закінчуємо розглядати особливості організації в бюджетних установах, зокрема в органах місцевого самоврядування, внутрішнього аудиту1. Цього разу поговоримо про моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій, звітування щодо діяльності підрозділу внутрішнього аудиту, формування та зберігання справ внутрішнього аудиту, а також про надання інформації щодо результатів проведеного внутрішнього аудиту.

1 Див. частини 1 та 2 статті «Внутрішній аудит: особливості організації» у № 6 та № 7 «Місцеве самоврядування», с. 8 та 23 відповідно.

Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій

Після того як керівнику установи наданий аудиторський звіт, керівник підрозділу внутрішнього аудиту має забезпечити організацію здійснення моніторингу результатів впровадження рекомендацій.

Зауважимо: така вимога прямо передбачена п. 7.1 наказу Мінфіну від 04.10.11 р. № 1247 «Про затвердження Стандартів внутрішнього аудиту»2.

2 Далі за текстом — Стандарти.

Встановлювати вимоги щодо моніторингу результатів впровадження рекомендацій керівник підрозділу внутрішнього аудиту має у внутрішніх документах з питань проведення внутрішнього аудиту.

Власне моніторинг проводять для того, щоб впевнитись у тому, що відповідальні за діяльність, яких призначив керівник, розпочали ефективні дії, спрямовані на виконання рекомендацій, або керівництво установи взяло на себе ризик їх невиконання.

Увага! Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій передбачає здійснення заходів працівниками підрозділу внутрішнього аудиту щодо отримання інформації від відповідальних за діяльність про результати реалізації аудиторських рекомендацій.

Звітування про діяльність підрозділу внутрішнього аудиту

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту раз на півріччя у письмовій формі повинен звітувати перед керівником установи про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту.

Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту повинен включати:

1

стан виконання плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання

2

інформацію про позапланові внутрішні аудити

3

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту

4

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було

5

результати впровадження рекомендацій

6

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту

7

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту

Результати внутрішнього аудиту раз на півріччя (рік) розглядають на засіданні колегії установи. При цьому під час такого засідання підрозділ внутрішнього аудиту в межах своїх повноважень здійснює моніторинг стану виконання прийнятих рішень із питань, винесених ним на повістку за результатами проведеного внутрішнього аудиту.

Увага! Керівник підрозділу внутрішнього аудиту повинен забезпечити своєчасну підготовку звітності про результати діяльності свого підрозділу.

Підготовлену звітність керівник установи обов’язково подає до Держфінінспекції. Форма подання затверджена наказом Мінфіну від 27.03.14 р. № 347 «Про затвердження форми звітності № 1-ДВА (піврічна) «Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації» та інструкції про її складання та подання».

Наголосимо: датою подання такої звітності вважають дату її реєстрації в Держфінінспекції.

Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

Матеріали справи — сукупність документів, зібраних та складених в процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій.

Порядок формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання, знищення та передачі у разі звільнення керівника підрозділу внутрішнього аудиту розробляє саме керівник підрозділу внутрішнього аудиту. Під час розробки такого порядку враховують вимоги законодавства, а сам документ затверджують розпорядчим документом керівника установи.

Зверніть увагу: справи формують з присвоєнням номера та обов’язковою реєстрацією в Журналі обліку аудиторських звітів. Кожна справа складається з розпорядчих документів на проведення внутрішнього аудиту, його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов’язаної з впровадженням рекомендацій.

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту несе відповідальність за збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів.

Увага! У разі звільнення керівника підрозділу внутрішнього аудиту справи треба передавати за актом іншій посадовій особі підрозділу або комісії, призначеній керівником установи.

Надання інформації про результати внутрішнього аудиту

Підрозділ внутрішнього аудиту за дорученням керівника установи уповноважений надавати інформацію про результати внутрішнього аудиту у разі надходження звернень від:

1

органів державної влади

2

правоохоронних органів

Інформацію про результати внутрішнього аудиту за зверненням органів державної влади та/або правоохоронних органів необхідно надавати з дотриманням установлених вимог законодавства та внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту щодо розголошення інформації з обмеженим доступом та конфіденційної інформації.

Якщо запитувана інформація відсутня — треба повідомити про це органи державної влади та/або правоохоронні органи.

Зауважимо: якщо надійшло звернення від Держфінінспекції — керівник підрозділу внутрішнього аудиту має забезпечити підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення.

Підготовлена інформація спочатку подається керівнику установи, а вже потім направляється до Держфінінспекції. Подати інформацію до контролюючого органу треба протягом 10 робочих днів з дня надходження відповідного звернення.

Порада: при формуванні внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту керівник підрозділу внутрішнього аудиту має прописати порядок надання інформації про результати внутрішнього аудиту за зверненням органів державної влади.

Взаємодія підрозділу внутрішнього аудиту
з органами державної влади

Підрозділ внутрішнього аудиту забезпечує взаємодію з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами виключно в межах його повноважень відповідно до законодавства.

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту письмово інформує керівника установи про необхідність інформування правоохоронних органів щодо таких фактів або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту у разі виявлення підрозділом внутрішнього аудиту під час проведення внутрішнього аудиту ознак:

1

корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів

2

марнотратства, шахрайства

3

зловживання службовим становищем

4

порушень фінансово-бюджетної дисципліни

Примітка. Усі перелічені ознаки можуть призводити до втрат чи збитків та/або мати ознаки злочину.

За рішенням керівника установи керівник підрозділу внутрішнього аудиту або іншого структурного підрозділу установи (якщо це визначено розпорядчим документом установи) забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

Скарги на дії працівників підрозділу внутрішнього аудиту

Скарги на дії працівників підрозділу внутрішнього аудиту, що надходять до установи, треба розглядати у встановленому законодавством порядку (п. 5.1 Стандартів).

Якщо за результатами розгляду скарги установою встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником підрозділу внутрішнього аудиту законодавства, в тому числі Стандартів, що вплинуло на об’єктивність висновків, керівник установи призначає повторний внутрішній аудит.

Увага! Повторний внутрішній аудит має проводитись працівниками підрозділу внутрішнього аудиту, які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах з тих самих питань.

Забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту

Оцінку якості внутрішнього аудиту здійснює керівник підрозділу внутрішнього аудиту (внутрішня оцінка якості) та Держфінінспекція, її територіальні органи (зовнішня оцінка якості). Внутрішня оцінка передбачає:

1

щорічне складання керівником підрозділу внутрішнього аудиту програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту

Примітка. Програму має підписати керівник підрозділу внутрішнього аудиту, а затвердити — керівник установи.

2

обов’язкове включення до програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту проведення періодичних внутрішніх оцінок та заходів за результатами зовнішніх оцінок якості внутрішнього аудиту

3

забезпечення керівником підрозділу внутрішнього аудиту виконання програми та підвищення якості внутрішнього аудиту

Увага! Внутрішня оцінка якості внутрішнього аудиту також передбачає:

1

моніторинг діяльності з внутрішнього аудиту, що проводить керівник підрозділу внутрішнього аудиту

2

періодичний аналіз діяльності підрозділу внутрішнього аудиту, що проводиться працівниками підрозділу внутрішнього аудиту шляхом самооцінки або іншими працівниками установи, які володіють практичними знаннями у сфері внутрішнього аудиту

Про результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту керівник підрозділу внутрішнього аудиту інформує керівника установи (п. 6.5 Стандартів).

Зовнішню оцінку якості внутрішнього аудиту установи здійснює Держфінінспекція, її територіальні органи з урахуванням вимог, визначених Порядком здійснення Державною фінансовою інспекцією України контролю за станом внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях, затвердженим наказом Мінфіну від 31 07.14 р. № 794.

Увага! Наявність програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту та стан її виконання досліджує Держфінінспекція, її територіальні органи при здійсненні ними зовнішньої оцінки якості внутрішнього аудиту.

За результатами зовнішньої оцінки якості внутрішнього аудиту в установі Держфінінспекція надає керівникові міністерства та іншого центрального органу виконавчої влади рекомендації щодо удосконалення проведення внутрішнього аудиту в установі та усунення виявлених недоліків.

У разі недотримання керівником та працівниками підрозділу внутрішнього аудиту установи Порядку, Стандартів та Кодексу етики Держфінінспекція повідомляє керівника міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади про негативний вплив на якість внутрішнього аудиту та може рекомендувати розглянути питання щодо притягнення до відповідальності керівника та працівників підрозділу внутрішнього аудиту у порядку, встановленому законом.

Запитання читачів з організації
внутрішнього аудиту

До редакції надійшло декілька запитань стосовно організації внутрішнього аудиту. Тож наводимо запитання й одразу надаємо відповіді.

1. Що робити аудиторській групі, якщо дехто з керівництва відмовляється надавати інформацію та документи для проведення внутрішнього аудиту?

Зауважимо, що працівники підрозділу внутрішнього аудиту мають право на повний та безперешкодний доступ до документів, інформації та баз даних, які стосуються
аудиторських завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку. Це прямо прописано пп.1 п. 12 постанови КМУ від 28.09.11 р. № 1001 «Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади»3.

3 Далі за текстом — Порядок № 1001.

Крім того, проведення внутрішнього аудиту повинен забезпечувати керівник установи. Тож у першу чергу для вирішення такого питання треба звернутись саме до нього. Якщо він відмовляється допомагати — треба проінформувати Держфінінспекцію на підставі п. 14 Порядку № 1001:

Цитата

14. У разі виникнення обставин, які перешкоджають проведенню працівниками або керівником підрозділу внутрішнього аудиту їх обов’язків, втручання у їх діяльність посадових або інших осіб центрального органу виконавчої влади, його територіального органу та бюджетної установи працівники підрозділу або керівник підрозділу письмово інформують про це Держфінінспекцію для дослідження нею зазначених обставин та здійснення заходів відповідно до законодавства.

Зауважимо, що у листі Держфінінспекції від 15.10.12 р. № 21-14/241 «Про роз’яснення окремих аспектів діяльності з внутрішнього аудиту» зазначено: за подібних обставин у визначених законодавством випадках можна ініціювати звернення до правоохоронних органів і суду.

Однак враховуйте: порядок ініціювання та застосування вищезазначених заходів4 повинен бути визначений у внутрішніх розпорядчих документах з питань проведення внутрішнього аудиту, що мають бути розроблені керівником підрозділу внутрішнього аудиту та затверджені керівником установи.

4 Відповідно до вимог п. 1.1 та 1.2 гл. 1 розд. II Стандартів.

2. Чи дійсно аудиторський звіт має статус конфіденційного документа?

Аудиторському звіту не можна надавати гриф обмеженого доступу «Конфіденційно». Це прямо передбачено вимогами п. 1 ст. 7 Закону України від 13.01.11 p. № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації»5.

5 Далі за текстом — Закон № 2939.

Це пояснюється тим, що конфіденційною інформацією вважають лише інформацію, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, окрім суб’єктів владних повноважень, до яких належать усі органи державної влади (у тому числі центральні органи виконавчої влади), органи місцевого самоврядування, інші суб’єкти, що здійснюють владні управлінські функції, у тому числі на виконання делегованих повноважень (пп. 1 п. 1 ст. 13 Закону № 2939 та абз. 5 п. 1 ст. 1 Закону України від 02.10.92 р. № 2657-XII «Про інформацію»).

3. Чи має право підрозділ внутрішнього аудиту надавати оригінал або копію аудиторського звіту на вимогу іншим структурним підрозділам установи?

Наголосимо, що Стандарти не містять прямої заборони щодо надання оригіналу (або копії) аудиторського звіту на вимогу (запит) іншим структурним підрозділам.

Отже, за рішенням керівника установи оригінал (копія) аудиторського звіту або інформація про результати внутрішнього аудиту можуть бути передані до інших структурних підрозділів установи із дотриманням усіх вимог законодавства.

Водночас слід зазначити, що це питання також за вимогами Стандартів має бути врегульовано внутрішніми документами з питань проведення внутрішнього аудиту в установи.

При цьому враховуйте: за збереження оригіналів справ внутрішніх аудитів відповідальність несе керівник підрозділу внутрішнього аудиту. Це прописано п. 2.4 гл. 2 розд. IV Стандартів.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі