1 Наказ зареєстровано у Мін’юсті 28.05.15 р. за № 624/27069, набрав чинності з дня його офіційного опублікування («Офіційний вісник України», № 45 (16.06.15 р.), ст. 1445).
2 Далі за текстом — Положення.
Положення затверджено відповідно до ч. 2 ст. 22 Закону України від 24.12.93 р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи», за нормою якої діяльність архівних установ здійснюється у порядку, визначеному цим Законом, правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими Мін’юстом, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами.
Управління архівом
Згідно з Положенням управління архівом здійснює його керівник та відповідний орган виконавчої влади (орган місцевого самоврядування3).
3 Далі за текстом — ОМС.
Архів розробляє нормативні документи з організації його роботи: положення про архів, положення про структурні підрозділи, структуру, штатний розпис, кошторис, посадові інструкції працівників.
А тепер розглянемо детальніше перелічені документи.
Так, Положенням про архів визначаються загальні засади, підпорядкування, правова база діяльності, профіль, завдання, функції та права архіву.
Положення про центральні державні архіви, центральні державні архівні установи, галузеві державні архіви, Державний архів в АР Крим, місцеві державні архівні установи затверджуються у порядку, встановленому законодавством.
Положення про архівні установи сільських, селищних, міських рад для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затверджуються відповідними ОМС на підставі Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженого наказом Мін’юсту від 02.06.14 р. № 864/54.
4 Зареєстровано у Мін’юсті 05.06.14 р. за № 592/25369. Ми публікували текст цього документа у № 7 «Місцеве самоврядування» за липень 2014 р., с. 52. Далі за текстом — Типове положення.
Положення про архівний відділ міської ради затверджується відповідною міською радою.
Структура архіву — документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи. Структуру архіву затверджує керівник архіву за погодженням з органом вищого рівня.
Як розумієте, ОМС взагалі не мають органів вищого рівня, тому нам необхідно звернутися до Типового положення. Так, згідно з п. 14 цього документа штатний розпис Трудового архіву затверджує керівник відповідного ОМС. Тому за аналогією можна стверджувати, що структуру архівних установ сільських, селищних, міських рад має затверджувати керівник відповідного ОМС.
Загальні засади, завдання, функції, права структурних підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи архіву, які розробляються на основі положення про архів. Положення про структурні підрозділи затверджує своїм наказом керівник архіву.
Так, положення про структурні підрозділи архіву в ОМС затверджує керівник відповідного ОМС.
Штатний розпис архіву — документ, яким визначається перелік посад і професій працівників архіву із зазначенням їх кількості та складових їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Штатний розпис архіву складається згідно зі структурою архіву в межах встановленої граничної чисельності та фонду оплати праці працівників. Затверджує штатний розпис керівник органу вищого рівня.
Знову ж таки штатний розпис архіву в ОМС затверджує керівник відповідного ОМС.
Кошторис архіву — основний плановий фінансовий документ архіву, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов’язань та здійснення платежів для виконання архівом своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.
Кваліфікаційні вимоги, завдання, обов’язки, права і відповідальність працівників архіву усіх посад, що зазначені у штатному розписі, крім керівників структурних підрозділів архіву, визначаються в посадових інструкціях, які затверджуються керівником архіву.
Керівник архіву здійснює керівництво діяльністю архіву та відповідає за виконання покладених на архів завдань.
Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому створюється колегія (дирекція). Склад колегії (дирекції) затверджується відповідним органом вищого рівня. Положення про колегію (дирекцію) затверджується наказом керівника архіву. Рішення колегії (дирекції) реалізовуються шляхом видання відповідного наказу керівника архіву.
В архіві на правах дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:
| науково-методична рада | для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи |
| експертно-перевірна (експертна) комісія | для розгляду питань, пов’язаних з визначенням цінності документів, віднесенням їх до Національного архівного фонду, визначенням складу документів архіву, грошовою оцінкою документів Національного архівного фонду |
| комісія із розсекречування документів | для зняття обмежень доступу до документів архіву |
У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії. Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються наказом керівника архіву.
Планування роботи архіву
Згідно з Положенням планування роботи архіву — це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до призначення і мети діяльності архіву.
В архіві складаються такі планові документи на рік:
| 1 | план розвитку архівної справи |
| 2 | план науково-дослідної та методичної роботи |
| 3 | план науково-видавничої роботи |
| 4 | план впровадження наукових і методичних розробок |
| 5 | план-звіт роботи архіву |
| 6 | план-звіт роботи структурного підрозділу |
| 7 | план-звіт роботи працівника |
Увага! Плани мають супроводжуватися пояснювальними записками.
Важливо
| Залежно від напрямів діяльності, штатної чисельності та наявності структурних підрозділів окремі види планових документів можуть не складатися. Водночас архів може розробляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності. |
Планування здійснюється архівом самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів із врахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.
Планування в архіві починається з розроблення планової частини планів-звітів роботи структурних підрозділів.
План розвитку архівної справи, план науково-дослідної та методичної роботи, план науково-видавничої роботи, план впровадження наукових і методичних розробок включають показники, виконання яких контролюється Укрдержархівом. Ці плани складаються центральними державними архівами, центральними державними архівними установами, галузевими державними архівами, Державним архівом в АР Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, затверджуються директором відповідного архіву і надсилаються Укрдержархіву.
План розвитку архівної справи складається на основі плану-звіту роботи відповідного архіву.
Державний архів в АР Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім власних показників, у відповідних графах до плану включають зведені показники архівних відділів районних державних адміністрацій і архівних відділів міських рад, а також зведені показники в цілому по республіці, області, місту.
План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім плановим документом. Він визначає виконувані види робіт, їх обсяги і виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу, потрібного для виконання запланованих обсягів робіт. Окрім цього, план-звіт роботи архіву передбачає організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.
План-звіт роботи архіву складається з табличної (розрахункової) і текстової частин, в яких за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко обґрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, терміни (строки) виконання, основні організаційно-методичні заходи та виконавці.
Увага! Текстова частина не повинна дублювати табличну (розрахункову).
У табличній (розрахунковій) частині проводиться розрахунок бюджету робочого часу, передбачається резерв часу на виконання позапланових робіт.
Проект плану-звіту архіву розробляється працівником, який відповідає за планування та звітність, на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів і після обговорення на засіданні дорадчого органу затверджується керівником архіву.
План-звіт роботи структурного підрозділу архіву розробляється керівником структурного підрозділу. Він включає основні показники плану-звіту роботи архіву, що відповідають профілю підрозділу, а також інші види і обсяги робіт, що контролюються керівником підрозділу. Після затвердження плану-звіту роботи архіву, складеного на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів, останні в разі необхідності доопрацьовуються і подаються на затвердження керівнику архіву.
План-звіт роботи працівника складається на основі плану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджується керівником підрозділу.
Облік праці, контроль за роботою і звітність
Облік праці працівників архіву здійснюється з метою контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого часу. В архіві ведеться табель обліку робочого часу, що є основою для контролю за станом трудової дисципліни і нарахування заробітної плати.
Контроль за виконанням планів та якістю роботи є складовою частиною управління архівом і здійснюється керівництвом архіву та його структурних підрозділів, а також органами вищого рівня. Результати контролю розглядаються на засіданнях колегії (дирекції) і доводяться до відома колективу працівників архіву.
Звітність є формою контролю за виконанням планів роботи. В архіві складаються звіти про виконання планів, про які йшлося вище, а також паспорт архіву, Звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях. Державний архів в АР Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, складають Звіт про мережу місцевих архівів.
Звіти про виконання планів, а також паспорт архіву, щорічний Звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, Звіт про мережу місцевих архівних установ подаються Укрдержархіву.
Звітні частини планів-звітів роботи архіву, структурного підрозділу і працівника заповнюються щокварталу, починаючи від індивідуального плану-звіту до плану-звіту архіву в цілому. На підставі звітних даних хід виконання планів щокварталу розглядається у структурних підрозділах, на засіданнях колегії (дирекції).
Організація праці в архіві
Ефективність праці в архіві забезпечується якісними добором та розстановкою кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.
Добір кадрів, їх розстановка здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників за структурними підрозділами і ділянками роботи, що затверджується керівником архіву.
Добір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.
Під час прийняття працівників на роботу до архіву їх ознайомлюють з посадовими обов’язками, правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з Правилами роботи архівних установ України, затвердженими наказом Мін’юсту від 08.04.13 р. № 656/5, зареєстрованим в Мін’юсті 10.04.13 р. за № 584/23116.
З метою підвищення рівня знань і удосконалення професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення кваліфікації і післядипломної освіти працівників архіву. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів, лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них працівників передбачаються у планах-звітах архіву, структурного підрозділу та працівника.
З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення професій (посад) і розширення зон обслуговування, які проводяться в порядку, визначеному законодавством про працю.
Керівництво архіву забезпечує сприятливі санітарно-побутові умови і охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту та безпеки, оргтехнікою тощо.
В архіві забезпечуються дотримання правил протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного оснащення, обов’язковий інструктаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпеки та охорони праці.
Наказом керівника встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів.
Адміністрація архіву і профспілковий чи інший уповноважений трудовим колективом орган можуть укладати колективний договір з дотриманням вимог, встановлених Кодексом законів про працю України.
