1 Далі за текстом — БК.
Що таке внутрішній контроль та внутрішній аудит?
Визначення термінів треба починати шукати з БК, зокрема зі ст. 26:
внутрішній контроль | комплекс заходів, що застосовує керівник для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів та вимог щодо діяльності бюджетної установи та її підвідомчих установ |
внутрішній аудит | діяльність підрозділу внутрішнього аудиту в бюджетній установі, спрямована на удосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності бюджетної установи та підвідомчих їй бюджетних установ, поліпшення внутрішнього контролю |
Нагадаємо: поступове запровадження внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту розпочалося ще у 2012 році.
Причинами, які призвели до побудови нової моделі державного фінансового контролю, виступили:
1 | неефективність державного фінансового контролю на різних рівнях управління |
2 | фіксації лише наявних порушень замість усунення причин їх виникнення під час проведення ревізій в бюджетних установах |
3 | слабкі делегування та розподіл повноважень між працівниками в бюджетній установі |
4 | відсутність відповідальності за допущені порушення та їх повторення у майбутньому |
Зауважимо: новий підхід до державного фінансового контролю розглядає контроль як невід’ємну складову управління, яка базується, зокрема, на відповідальності та управлінській підзвітності керівника.
Нова система державного контролю складається з контролю, який здійснюють Міністерство фінансів України (в частині визначення основних організаційно-методичних засад та оцінки функціонування систем внутрішнього контролю і внутрішнього аудиту), Державна фінансова інспекція України (в частині контролю стану внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту у розпорядників бюджетних коштів) та керівник бюджетної установи (в частині організації внутрішнього контролю, здійснення діяльності з внутрішнього аудиту).
Наголосимо: досвід розвинених країн підтверджує, що такий підхід дійсно працює та надає вдалий результат в управлінській сфері.
До основних документів, що регулюють підхід до організації внутрішнього аудиту, належать:
1 | постанова КМУ від 28.09.11 р. № 1001 «Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади», якою затверджено Порядок утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади2 |
2 | накази Мінфіну від: |
2.1 | 29.09.11 р. № 1217 «Про затвердження Кодексу етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту» |
2.2 | 04.10.11 р. № 1247 «Про затвердження Стандартів внутрішнього аудиту»3 |
2.3 | |
Примітка. З 01.01.12 р. органам місцевого самоврядування рекомендовано утворити структурні підрозділи внутрішнього аудиту. | |
2 Далі за текстом — Порядок.
3 Далі за текстом — Стандарти.
Наголосимо: вказані документи є одночасно базою для організації внутрішнього аудиту та підґрунтям для забезпечення його мети. Внутрішні аудитори та керівник установи мають забезпечувати єдиний підхід до організації та впровадження внутрішнього аудиту в установі.
Основою для діяльності підрозділу внутрішнього аудиту є відповідне рішення ради про його створення, визначення його завдань та обов’язків.
Статус, структура та чисельність підрозділів внутрішнього аудиту мають визначатись відповідно до критеріїв, визначених абз. 3 – 5 п. 2 Порядку.
Тобто структурний підрозділ внутрішнього аудиту:
1 | є самостійним підрозділом |
2 | утворюється у межах штатної чисельності працівників установи |
Примітка. Чисельність відповідного підрозділу визначають з урахуванням: — наявності (відсутності) підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління; — кількості та обсягів фінансування бюджетних програм, які виконує розпорядник бюджетних коштів відповідно до покладених на нього функцій; — кількості адміністративних послуг, надання яких пов’язане з виконанням бюджетною установою функцій та завдань; — кількості контрольно-наглядових функцій. | |
Увага! У разі неможливості утворення підрозділу призначають посадову особу, на яку покладають повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту.
Ремарка: внутрішній аудитор має пройти конкурс, спецперевірку, аби працювати в ОМС (так само, як і головний бухгалтер або особа, на яку покладається виконання обов’язків бухгалтерської служби).
До речі, при вирішенні питання щодо чисельності підрозділу внутрішнього аудиту треба враховувати втрату чинності 01.01.15 р. постановою КМУ від 03.12.97 р. № 1349 «Про фінансове забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування»4 та вимоги КМУ щодо жорсткої економії бюджетних коштів5.
4 Відповідно до постанови КМУ від 26.11.14 р. № 664.
5 Зазначені у постанові КМУ від 01.03.14 р. № 65 «Про економію державних коштів та недопущення втрат бюджету».
Для сільських та селищних рад, які досить обмежені у фінансуванні, достатньо посадової особи, на яку будуть покладені повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту. Однак якщо керівник вбачає необхідність у створенні підрозділу внутрішнього аудиту — він сміливо може це зробити за наявності необхідних коштів.
Корисним у цьому питанні є роз’яснення Асоціації міст України від 23.04.15 р.6 щодо можливості сільських, селищних, міських рад самостійно визначати структуру виконавчих органів та умови оплати праці їх працівників.
6 Розміщене на офіційному сайті Асоціації міст України www.auc.org.ua
У зазначеному роз’ясненні Асоціація міст України робить два висновки:
1 | з 01.01.15 р. відповідні ради вирішують самостійно, на власний розсуд питання визначення структури виконавчих органів сільських, селищних, міських рад, районних у містах рад |
2 | ОМС самостійно визначають умови оплати праці посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних, міських рад, районних у містах рад (крім міст Києва та Севастополя) |
Примітка. Визначати умови оплати праці посадовим особам ОМС треба з урахуванням механізму оплати праці посадових осіб ОМС, який визначають: — закони України від 21.05.97 р. № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні», від 07.06.01 р. № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування»; — постанови КМУ від 09.03.06 р. № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів»7, від 21.07.05 р. № 614 «Деякі питання віднесення областей та міст до груп за оплатою праці», від 15.06.94 р. № 414 «Про види, розміри і порядок надання компенсації громадянам у зв’язку з роботою, яка передбачає доступ до державної таємниці». Також треба враховувати, що: — основною складовою заробітної плати посадової особи місцевого самоврядування є посадовий оклад, розміри якого залежать від категорії населеного пункту, а також від виду виконавчого органу, в якому працює така посадова особа; — умови оплати праці посадових осіб ОМС визначають виходячи з умов оплати праці, установлених для державних службовців відповідних категорій і схем посадових окладів згідно з додатками 48 — 54 і 57 до постанови № 268; — схему посадових окладів службовців апарату (секретаріату) ОМС та їх виконавчих органів визначає додаток 55 до постанови № 268; — питання виплат надбавок, премій та інших доплат прописано у вимогах постанови № 268. | |
7 Далі за текстом — постанова № 268.
Обов’язки підрозділу внутрішнього аудиту
Підрозділ внутрішнього аудиту (особа, на яку покладають повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту) відповідно до покладених на нього завдань має:
1 | проводити оцінку: |
1.1 | ефективності функціонування системи внутрішнього контролю |
1.2 | ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах |
1.3 | ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання |
1.4 | якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства |
1.5 | стану збереження активів та інформації |
1.6 | стану управління державним майном |
1.7 | правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності |
1.8 | ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань бюджетної установи |
2 | виконувати за дорученням керівника бюджетної установи аналіз проектів наказів та інших документів, пов’язаних з використанням бюджетних коштів, для забезпечення їх цільового та ефективного використання |
3 | планувати, організовувати та проводити внутрішні аудити, документувати їх результати, готувати аудиторські звіти, висновки та рекомендації, а також проводити моніторинг врахування рекомендацій |
4 | взаємодіяти з іншими структурними підрозділами бюджетної установи, іншими державними органами, підприємствами, їх об’єднаннями, установами та організаціями з питань проведення внутрішнього аудиту |
5 | подавати керівникові бюджетної установи аудиторські звіти і рекомендації для прийняття ним відповідних управлінських рішень |
6 | звітувати про результати діяльності відповідно до вимог цього Порядку та стандартів внутрішнього аудиту |
7 | виконувати інші функції відповідно до його компетенції |
Документи із внутрішнього аудиту
Перелік основних внутрішніх документів з питань внутрішнього аудиту містять Стандарти.
До них відносять:
1 | положення про підрозділ внутрішнього аудиту, яке має прописувати основні завдання підрозділу, право керівника підрозділу звітувати безпосередньо керівнику установи, право керівника підрозділу за рішенням керівника установи входити до складу колегії такої установи (інших дорадчих органів) та брати участь у її роботі |
2 | посадові інструкції працівників підрозділу внутрішнього аудиту, які повинні визначати: |
2.1 | завдання, функції та обов’язки працівників підрозділу внутрішнього аудиту, їх права |
2.2 | вимоги щодо освіти, знань, навичок та досвіду роботи, передбачені законодавством для кожної структурної одиниці підрозділу внутрішнього аудиту |
2.3 | право безперешкодного доступу працівників підрозділу внутрішнього аудиту до документів, інформації та баз даних, які стосуються проведення внутрішнього аудиту |
3 | внутрішні документи з питань проведення внутрішнього аудиту (наприклад, порядок планування і проведення внутрішніх аудитів в установі, тобто графік, а також інше документування, реалізація його результатів та інших аспектів внутрішнього аудиту за рішенням керівника підрозділу) |
Примітка. Основні внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту розробляє керівник підрозділу внутрішнього аудиту з урахуванням вимог, прописаних у Стандартах та Порядку. Такі документи обов’язково затверджує керівник бюджетної установи. | |
Вимоги до керівника підрозділу внутрішнього аудиту
Керівник бюджетної установи призначає на посаду і звільняє з неї керівника підрозділу внутрішнього аудиту (п. 9 Порядку). Особа, яка претендує на посаду керівника підрозділу внутрішнього аудиту, повинна мати економічну або юридичну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста та стаж роботи на керівних посадах на державній службі за фахом не менш як п’ять років.
Увага! Керівник підрозділу внутрішнього аудиту підпорядковується і звітує безпосередньо керівнику бюджетної установи. Також він може входити до складу колегії такого органу (інших дорадчих органів).
Ремарка: особу, на яку покладають повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, прирівнюють до керівника підрозділу внутрішнього аудиту (так само, як головний бухгалтер прирівнюється до особи, на яку покладається виконання обов’язків бухгалтерської служби).
Увага! Керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує:
1 | планування, організацію та проведення на належному рівні внутрішнього аудиту |
2 | подання керівникові бюджетної установи аудиторських звітів |
3 | підготовку та своєчасне подання звіту про результати діяльності підрозділу або зведеного звіту про результати діяльності підрозділу відповідно до вимог Порядку та Стандартів |
4 | проведення моніторингу виконання (врахування) рекомендацій за результатами проведення внутрішнього аудиту |
5 | здійснення заходів щодо усунення виявлених Держфінінспекцією порушень і недоліків, установлених за результатами оцінки якості внутрішнього аудиту |
Вимоги до працівників внутрішнього аудиту
Працівники підрозділу внутрішнього аудиту повинні мати економічну або юридичну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста, стаж роботи на державній службі за фахом не менш як три роки.
Також вони повинні (гл. 2 Стандартів):
1 | володіти необхідними знаннями та мати досвід роботи для виконання своїх функціональних обов’язків відповідно до вимог, визначених Порядком |
2 | постійно удосконалювати свої знання, підвищувати кваліфікацію, у тому числі шляхом самоосвіти (наприклад, бути у курсі змін щодо бюджетного законодавства, бухгалтерського обліку та звітності, внутрішнього аудиту, опановувати міжнародний досвід та досягнення тощо) |
Примітка. Підвищення кваліфікації працівників підрозділів внутрішнього аудиту здійснюють шляхом їх направлення до установ, які організовують та проводять навчальні заходи з державного управління та аудиту. Враховуйте, що обов’язковість проходження працівниками підрозділів внутрішнього аудиту підвищення кваліфікації встановлюють за ініціативою: — керівника бюджетної установи; — керівника підрозділу внутрішнього аудиту; — Державної фінансової інспекції України у разі засвідчення незадовільного стану внутрішнього аудиту, систематичного неякісного складання звітності про результати внутрішнього аудиту, за результатами оцінки якості внутрішнього аудиту в установі. | |
До речі, такі працівники відповідно до пп. 12 та 13 Порядку:
мають право: | |
1 | на повний та безперешкодний доступ до документів, інформації та баз даних, які стосуються аудиторських завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку |
2 | проводити анкетування, опитування та інтерв’ювання працівників бюджетної установи за їх згодою, готувати запити до юридичних осіб з метою отримання необхідної інформації для проведення внутрішнього аудиту |
3 | ініціювати перед керівником бюджетної установи залучення експерта для забезпечення виконання аудиторського завдання |
4 | визначати цілі, обсяг, методи аудиту і ресурси, які необхідні для виконання кожного аудиторського завдання |
5 | проводити за рішенням керівника позапланові внутрішні аудити |
зобов’язані: | |
1 | дотримуватись вимог стандартів внутрішнього аудиту та інших нормативно-правових актів з відповідних питань |
2 | не розголошувати інформацію, яка стала їм відома під час виконання покладених на підрозділ завдань, крім випадків, передбачених законодавством |
3 | невідкладно інформувати керівника про ознаки шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків, з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів |
4 | уникати та не допускати виникнення конфлікту інтересів відповідно до закону |
Увага! У разі виникнення обставин, які перешкоджають проведенню працівниками або керівником підрозділу внутрішнього аудиту їх обов’язків, втручання у їх діяльність посадових осіб, третіх осіб працівники підрозділу або керівник підрозділу мають письмово інформувати про це Держфінінспекцію.
У свою чергу, компетентний орган має право дослідити зазначені особою обставини та здійснити заходи відповідно до законодавства.
Щоб не доводити ситуацію до такої крайньої міри, керівник установи має пам’ятати, що саме він забезпечує вжиття заходів щодо запобігання неправомірному втручанню третіх осіб у планування і проведення внутрішнього аудиту та підготовку звіту про його результати.
Крім того, він має вчасно отримати від керівника підрозділу внутрішнього аудиту інформацію про сфери діяльності установи, в якій працювали працівники такого підрозділу на керівних посадах або працюють (працювали у період, який охоплює внутрішній аудит) їх близькі особи. Це допоможе прийняти рішення про доречність проведення такими працівниками внутрішнього аудиту саме у зазначених сферах діяльності установи.
Пам’ятайте, що відповідно до Стандартів:
1 | внутрішній аудит має здійснюватись незалежно та об’єктивно |
2 | організаційна незалежність повинна передбачати пряме підпорядкування та підзвітність підрозділу внутрішнього аудиту керівнику установи |
Примітка. Організаційну незалежність треба забезпечувати через: — затвердження керівником установи положення про підрозділ внутрішнього аудиту та піврічного плану діяльності внутрішнього аудиту; — інформування керівником підрозділу внутрішнього аудиту керівника установи про стан виконання плану діяльності внутрішнього аудиту та інших завдань, а також про наявність обмежень у проведенні внутрішнього аудиту чи ресурсах. | |
Продовження читайте у наступному номері.
