1 Далі за текстом — Порядок.
Порядком визначається перелік документів, що складають особову справу державного службовця2, а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку. В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця3. Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою органу, де працює службовець.
2 Далі за текстом — особова справа.
3 Далі за текстом — службовець.
Формування особової справи
Формування особої справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення службовця на посаду.
На цьому етапі особова справа має містити такі документи:
1 | особову картку (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 см |
2 | копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації 2.1. медичну довідку про стан здоров’я за формою, встановленою МОЗ Примітка. У разі проходження особою спеціальної перевірки. |
3 | декларацію про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру |
4 | підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця |
5 | довідку про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці Примітка. Для відповідних посад. |
6 | біографічну довідку, подання про призначення на посаду, картку погодження Примітка. У разі потреби. |
7 | погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів |
8 | довідку про перебування у кадровому резерві Примітка. Для осіб, зарахованих до кадрового резерву. |
9 | направлення на роботу Примітка. Для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету. |
10 | заяву про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії Примітка. Для осіб, які призначаються на конкурсній основі. |
11 | заяву для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідну записку про стажування з висновками керівника структурного підрозділу Примітка. Для осіб, які проходили стажування. |
12 | заяву щодо призначення на відповідну посаду |
13 | письмову згоду на проведення спеціальної перевірки |
14 | інформацію про наявність корпоративних прав |
15 | довідку про результати спеціальної перевірки або копію такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше |
16 | інформацію про працюючих у зазначеному органі близьких осіб |
А от вже після призначення особи на посаду службовця до особової справи необхідно додати:
1 | наказ, розпорядження про призначення на посаду |
2 | копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду Примітка. У випадках, передбачених законодавством. |
3 | текст Присяги, скріплений підписом державного службовця Примітка. Для осіб, уперше прийнятих на державну службу. |
4 | копії документів про надані пільги |
5 | копію паспорта |
6 | копію військового квитка Примітка. Для військовозобов’язаних. |
7 | опис документів особової справи |
Увага! Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту, у тому числі про повну вищу освіту тощо).
Окрім цього особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення службовця на посаду. Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі у порядку, визначеному Нацдержслужбою.
Ведення особової справи
Згідно з Порядком особова справа у міру проходження служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.
Тож, крім документів, зазначених вище, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:
1 | заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі (для державних службовців, які займають посади першої категорії), звільнення з посади |
2 | наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади |
3 | наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення |
4 | копії указів, постанов, наказів, розпоряджень відповідних державних органів чи посадових осіб про продовження терміну перебування на державній службі Примітка. Для державних службовців, які займають посади першої категорії. |
5 | документи про професійне навчання (підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації) |
6 | атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист) |
7 | інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби |
Документи особової справи
Особова картка (форма П-2ДС) з автобіографією, даними про трудову діяльність у минулому та проходження державної служби оформляються відповідно до діючої інструкції, затвердженої та зареєстрованої згідно із законодавством.
Копії (ксерокопії) документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.
Декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».
Попередження про встановлені Законами України «Про державну службу» , «Про засади запобігання і протидії корупції» обмеження під час прийняття на державну службу та її проходження підписується претендентом разом з поданням заяви про призначення (для окремих посад обмеження передбачені також Конституцією України та спеціальними законами).
Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається кадровою службою відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником органу.
Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою згідно з додатком 1 до Порядку і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.
Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її органом вищого рівня та в інших випадках, передбачених законодавством або регламентом відповідного органу виконавчої влади. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про здійснення стосовно нього кримінального провадження або наявність судимості.
Картка погодження щодо призначення на посаду оформляється згідно з додатком 2 до Порядку у разі потреби, зокрема для претендентів на посади, які призначаються органом вищого рівня.
Довідка про перебування у кадровому резерві, в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою.
Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі (для державних службовців, які займають посади першої категорії), звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження).
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.
Бланк опису документів заповнюється згідно з додатком 3 до Порядку під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом.
При формуванні особової справи в електронній формі документи, крім особової картки (форма П-2ДС) та біографічної довідки, скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби у порядку, визначеному законодавством.
Зберігання особової справи
Порядком передбачено, що після припинення службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначаються дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення. У разі повернення особи на службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.
Особові справи є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4. Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.
Для оперативного обліку службовців та аналізу змінності кадрів на тій чи іншій посаді керівних працівників, а також деяких спеціалістів (за визначенням керівника органу виконавчої влади) в органах виконавчої влади може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток.
Увага! Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади.
Зберігання особових справ у електронному вигляді здійснюється відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації. Порядок зберігання особових справ у електронній формі визначається Нацдержслужбою за погодженням з Адміністрацією Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації.
