1 Далі за текстом — Порядок.
Реєстрація електронних документів
Для електронних документів в установах застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації. Під час реєстрації електронних документів використовується форма РКК для відтворення реквізитів та метаданих електронного документа з паперовим носієм інформації або іншими засобами, наприклад на екрані комп’ютера.
Під час реєстрації електронного документа йому присвоюється реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі.
Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них електронного цифрового підпису.
Увага! На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ електронного цифрового підпису служба інформаційного забезпечення2 повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.
2 Далі за текстом — СІЗ.
У разі якщо електронний документ не був підписаний, його реєстрація скасовується, відомості про це фіксуються службою діловодства в РКК електронного документа, а скасований реєстраційний індекс використовується для реєстрації наступного документа.
Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється одразу після його технічної перевірки та попереднього розгляду службою діловодства установи.
При цьому реєстрація та підписання електронних документів, які є спільними документами двох і більше установ, здійснюються за таким порядком:
| 1 | установа-ініціатор електронного документа надсилає до установ, що повинні підписати цей документ, остаточну узгоджену версію проекту цього документа |
| 2 | якщо всі установи згодні підписати цей електронний документ, вони у робочому порядку повідомляють установу-ініціатора про власний реєстраційний номер спільного електронного документа на день його підписання |
| 3 | служба діловодства установи-ініціатора створює загальний реєстраційний індекс спільного електронного документа, аналогічний для спільних документів з паперовими носіями інформації. Для цього в ІАС установи передбачається інтерфейс для введення цього реєстраційного індексу, який додається до проекту спільного електронного документа в одному технологічному процесі, разом з конвертацією проекту та накладанням електронного цифрового підпису |
| 4 | здійснюється накладання першого електронного цифрового підпису на спільний електронний документ в установі-ініціаторі |
| 5 | створений електронний документ надсилається до установи, яка повинна наступною накласти свій електронний цифровий підпис на нього |
| 6 | електронний документ надсилається від установи до установи разом з накладеними на нього електронними цифровими підписами в аналогічному порядку підписання таких документів з паперовим носієм інформації |
| 7 | установа, що остання накладає на спільний електронний документ електронний цифровий підпис, створює XML-документ та надсилає цей документ до всіх установ, що підписали спільний електронний документ |
| 8 | служби діловодства установ, що затверджують спільний електронний документ, організовують процес його створення від накладання першого електронного цифрового підпису до останнього таким чином, щоб він відбувся протягом одного робочого дня |
Проходження електронних документів та їх виконання
З метою забезпечення роботи з електронними документами та своєчасного їх виконання в установі визначаються (розробляються) та затверджуються схеми проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів. Саме відповідно до цих схем працівникам установи надається доступ до електронних документів.
Увага! Розробка схеми проходження електронних документів здійснюється з урахуванням положення про установу та її структурні підрозділи, згідно з розпорядчими документами про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадовими інструкціями, класифікаторами питань діяльності установи, номенклатурою справ.
Схемою проходження електронних документів визначається та затверджується список посадових осіб, які мають отримати необхідні засоби електронного цифрового підпису для підписання документів та проставлення електронної печатки установи.
Отже, після попереднього розгляду електронного документа та його реєстрації служба діловодства повідомляє керівництво або працівників установи про надходження електронних документів та посилання на їх файли в ІАС установи. При цьому технологія такого повідомлення має бути визначена при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. За організацію системи повідомлення працівників установи відповідає СІЗ.
До того ж за результатами розгляду електронного документа керівництвом установи створюється електронна резолюція, що автоматично додається до РКК електронного документа. Для автоматичного додавання резолюції до РКК електронного документа в ІАС установи має бути передбачено відповідний інтерфейс, що забезпечує керівництво установи можливістю вводу тексту резолюції, вибору переліку виконавців та накладання на резолюцію електронного цифрового підпису.
За створеною резолюцією ІАС установи повинна забезпечити автоматичне формування та надсилання повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення повинно містити зміст резолюції, ім’я файлу електронного документа, до якого була створена резолюція, та посилання на цей файл в ІАС установи. Повідомлення виконавцю є підставою для автоматичного надання йому доступу до електронного документа, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації. Якщо доступ надається автоматично, відомості про це автоматично надсилаються до СІЗ. За надання своєчасного доступу виконавцю до електронного документа відповідає СІЗ.
Надання доступу до електронного документа виконавцю з іншого структурного підрозділу в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства. Доступ до електронних документів, що підлягають контролю, надається іншим структурним підрозділам або іншим виконавцям тільки за узгодженням зі службою діловодства, підрозділом або посадовою особою, відповідальним(ою) за контроль3. Надання доступу до електронних документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). Ця особа зобов’язана внести відповідні зміни до РКК електронного документа.
3 Далі за текстом — служба контролю.
Облік електронних документів, доступ до яких передається з одного структурного підрозділу установи до іншого (в одному підрозділі скасовується, а в іншому — надається), забезпечується відповідними відмітками в РКК електронних документів. За своєчасне додавання цих відомостей до РКК електронних документів відповідає служба діловодства установи.
Надання/скасування доступу до електронних документів, що не передбачено затвердженою в установі схемою проходження електронного документа, здійснює СІЗ за відповідним повідомленням служби діловодства.
Так, головний виконавець, відповідальний за виконання електронного документа, організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту електронного документа, керуючись відповідними затвердженими установою схемами проходження електронних документів. Якщо проходження електронного документа потребує корегування, головний виконавець узгоджує це із службою діловодства установи.
Разом з проектом електронного документа в ІАС установи створюється нова РКК до нового електронного документа, файлу проекту електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів залежно від призначення документа (внутрішній, вихідний), і в новій РКК фіксується посилання на файл проекту електронного документа в ІАС установи.
Співвиконавцям надається доступ до проекту електронного документа, що зберігається в ІАС установи, централізовано. ІАС установи повинна забезпечити виконавців можливістю спільного редагування одного і того ж проекту електронного документа, передавання між собою пропозицій в електронній формі та повідомлень про зміну проекту.
Перед поданням проекту електронного документа на підпис керівникові виконавець зобов’язаний перевірити правильність його складання та оформлення, уточнити вказані дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків. Якщо додатки пояснюють або доповнюють зміст основного документа, виконавець об’єднує їх з основним документом в одному файлі проекту електронного документа.
Увага! Працівник, відповідальний за виконання електронного документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі відомості про невиконані документи та поінформувати службу контролю про передавання доступу до електронних документів, що контролюються, іншому виконавцеві.
При цьому передавання особистих ключів електрон-ного цифрового підпису працівником на час його відпустки не допускається.
Після створення остаточної редакції проекту електронного документа головний виконавець повідомляє про це службу діловодства та надсилає його на підпис за схемою проходження, визначеною в установі для відповідного виду електронного документа. За встановленою послідовністю керівникам установи або структурних підрозділів надається доступ до проекту електронного документа (електронний документ). Для цього їм надсилається повідомлення, що містить посилання на файл проекту електронного документа та файли всіх документів, на підставі яких цей проект було складено.
Після цього відбувається накладання на документ першого електронного цифрового підпису. Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами і наступний підписувач, починаючи з другого, ініціює скасування оформлення поданого йому на підпис документа через поважні причини (виявлено серйозні недоліки або помилки, документ необхідно суттєво доповнити або змінити, створення документа необхідно скасувати тощо), ця посадова особа (керівник) надсилає до служби діловодства та головного виконавця повідомлення, в якому дає розпорядження про доопрацювання електронного документа із зазначенням нового строку виконання.
Служба діловодства відповідно до отриманого розпорядження керівника установи або іншої посадової особи здійснює контроль за внесенням змін до проекту електронного документа головним виконавцем електронного документа, його повторним проходженням, підписанням та засвідченням.
Головний виконавець відповідно до отриманого розпорядження посадової особи (керівника) вносить зміни до проекту електронного документа та повторює процес проходження, підписання та засвідчення електрон-ного документа.
Службою діловодства вносяться відповідні відмітки до РКК електронного документа: новий строк виконання електронного документа та відомості про зміни строку (дата, зміст, ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка видала розпорядження).
Службою діловодства до СІЗ надсилається копія повідомлення з розпорядженням керівника, яка на підставі цього повідомлення здійснює видалення із ІАС установи електронного документа, підписаного
попередніми підписувачами.
Контроль за виконанням електронних документів
Безпосередній контроль за виконанням електрон-них документів покладається на службу контролю, яка створюється відповідно до інструкції з діловодства установи. У структурних підрозділах безпосередній контроль здійснює особа, відповідальна за діловодство.
Індивідуальні строки виконання певних видів електронних документів можуть визначатися у розпорядчому документі керівника установи, резолюції керівництва установи, а також інструкцією з діловодства установи. Установа повинна дотримуватися типових строків виконання документів, установлених законодавством. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документів в установі.
Контроль за виконанням електронних документів включає: взяття електронних документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку своєчасного доведення електронних документів до виконавців, контроль стану виконання, зняття електронних документів з контролю, направлення виконаного електронного документа до справи, облік, узагальнення й аналіз результатів виконання електронних документів, інформування керівництва про хід та підсумки виконання електронних документів.
Визначення форм і методів контролю в умовах автоматизації роботи здійснюється відповідно до схеми проходження електронного документа.
Для здійснення ефективного контролю за виконанням електронних документів виконавець повідомляє службу контролю про всі етапи виконання документів. Для цього в ІАС установи впроваджується підсистема відповідних повідомлень, вимоги до якої визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. Служба контролю вносить всі відповідні відмітки до РКК електронного документа.
СІЗ відповідає за організацію пошуку відомостей про поточний стан електронних документів і відтворення форм звітності про це на екрані комп’ютера для служби контролю та керівництва установи, наприклад, за формою РКК. Для цього в інтерфейсі ІАС для служби контролю та керівництва установи мають бути передбачені відповідні елементи.
Для здійснення ефективного аналізу результатів виконання електронних документів ІАС установи повинна забезпечувати групування електронних документів за строками їх виконання, виконавцями, кореспондентами або групами електронних документів (розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, доручення вищих державних органів або органу вищого рівня, запити на інформацію тощо).
Якщо встановлено різні строки виконання окремим завданням, зазначеним в електронному документі, ІАС установи дає змогу отримати за запитом служби діловодства, служби контролю, керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення на виконання електронного документа, окрему екранну форму за кожним з цих завдань.
ІАС установи забезпечує виведення окремих екранних форм для кожного з виконавців, якщо вони спільно відповідають за виконання електронного документа.
В ІАС установи передбачається автоматичне додавання до РКК електронних документів відомостей про час прочитання повідомлень виконавця, про виконання, про надходження пропозицій (зауважень), про зміни в проекті електронного документа, про час ознайомлення виконавця з електронним документом, з пропозиціями (зауваженнями), проектом.
Служба контролю забезпечує внесення до РКК електронного документа відміток про нові строки виконання електронного документа та підставу їх продовження за електронним цифровим підписом керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення щодо виконання, якщо їх строки виконання було продовжено за обґрунтованим проханням виконавця.
Увага! Електронний документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження вико-нання.
Зняти електронний документ з контролю може тільки посадова особа, яка встановила цей контрольний строк у резолюції, або за її дорученням відповідальна особа служби контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю. Дані про виконання електронного документа і зняття його з контролю фіксуються в РКК електронного документа. Після цього електронний документ знімається з контролю.
ІАС установи повинна забезпечувати формування переліків виконаних та невиконаних документів в автоматизованому режимі і створювати екранні форми звітів про це. Доступ до цієї інформації надається керівництву установи, службі діловодства та службі контролю.
Надсилання вихідних електронних документів
Вихідні електронні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано службою діловодства в день їх одержання від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня. Для цього здійснюється їх реєстрація, конвертування (за необхідності) у формат, що визначається Переліком форматів, та підписання. Після засвідчення вихідного документа служба діловодства створює XML-документ для обміну електронними документами між установами за його еталонною XML-схемою, що відповідає вимогам Формату електронного повідомлення.
Якщо електронний документ надсилається до кількох установ, то створення XML-документа для кожної установи ведеться з урахуванням відомостей про адресата. Імена файлів вихідних XML-документів створюються відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
Служба діловодства додає до РКК електронного документа відомості про посилання на всі вихідні XML-документи в ІАС установи.
Вихідний електронний документ вважається на-дісланим адресату, якщо від адресата надійшло електрон-не повідомлення з підтвердженням отримання вхідного електронного документа. Це вхідне електрон-не повідомлення реєструється в установі за вимогами до реєстрації вхідних електронних документів.
Отримання установою (автором) електронного повідомлення про відхилення вхідних електронних документів є підставою для усунення вказаних у повідомленні причин відхилення вхідного електронного документа та повторного надсилання електронного документа.
Відомості про вхідне електронне повідомлення щодо відхилення вхідних електронних документів зазначаються у РКК відповідного вихідного документа як підстава для відмови в реєстрації адресатом (установою-одержувачем) отриманого електронного доку-мента.
Вихідні електронні документи, щодо яких є підстава для відмови в їх реєстрації адресатом (установою-одержувачем), знищуються за електронним актом про знищення відхилених вихідних електронних документів4. Цей акт створюється у форматі для текстових електрон-них документів відповідно до Переліку форматів.
4 Додаток 11 до Порядку.
Про знищення відхилених вихідних електронних документів робиться запис у журналі реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів5: дата знищення електронного документа; особа, яка здійснила його знищення (ініціали (ініціал), прізвище); дата та номер електронного акта, на підставі якого було здійснено знищення електронного документа; ім’я файлу з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.
5 Додаток 12 до Порядку.
Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів створюється за результатами перевірки помилок, зазначених у вхідних електронних повідомленнях про відхилення електронних документів.
Для повторного надсилання електронний документ створюється повторно за вимогами опрацювання та надсилання вихідних електронних документів.
Систематизація та зберігання електронних документів
В установі має здійснюватися централізоване зберігання файлів електронних документів. Структура сховища та порядок зберігання даних визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. Організацію даних в ІАС установи визначає служба діловодства.
Усі відомості про електронні документи зберігаються централізовано у базі даних (банку даних) установи. Одному документу в базі даних установи повинен відповідати один запис. Новий запис у базі даних створюється з часу надходження документа до установи або початку створення проекту документа за планом роботи структурного підрозділу установи або за спеціальним наказом на його створення.
Для здійснення ефективного керування документаційними процесами в установі в базі даних установи необхідно зберігати відомості про всі документи установи з будь-яким носієм інформації.
Зберігання вхідних електронних документів. Вхідний електронний документ надходить до установи у формі XML-документа, у якому знаходяться файли електронних документів, з яких складається вхідний електронний документ, реквізити електронного документа та його метадані. Структура та зміст XML-документа визначені у Форматі електронного повідомлення.
Служба діловодства забезпечує зберігання в ІАС установи файлів оригінальних вхідних електронних документів, що успішно пройшли перевірку, та посилання на ці файли в ІАС установи. Також служба діловодства здійснює витягування з вхідного XML-документа файлів, з яких складається вхідний електронний документ, його реквізитів, метаданих та додавання цих даних до РКК електронного документа з метою подальшого їх відтворення, опрацювання та керування наступними документаційними процесами.
СІЗ організовує зберігання електронних документів у режимі доступу «тільки для читання» для забезпечення їх незмінності у часі.
Доступ до електронних документів в установі. Електронні документи з часу створення (надходження) і до передавання на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради або знищення зберігаються в ІАС установи.
З метою забезпечення збереженості електронних документів служба діловодства визначає права доступу працівників установи до проектів електронних документів (електронних документів), права на створення реквізитів електронних документів, що виникають під час проходження та зберігання електронних документів, та відомостей про електронні документи під час цих процесів.
Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи з часу створення (надходження) цих електронних документів в структурних підрозділах і до їх передавання до архіву установи надається лише керівникам цих структурних підрозділів та особам, відповідальним за організацію діловодства в цих підрозділах.
Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи після їх передавання до архіву установи надається лише працівникам архіву установи.
Надання тимчасових прав доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи або передавання доступу цим працівникам до електронних документів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, який відповідає за оперативне зберігання цих електронних документів в структурному підрозділі установи, або архіву уста-нови.
Увага! Надання тимчасових прав доступу до електронних документів стороннім установам (особам) здійснюється з дозволу керівника установи.
При цьому права доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи та стороннім установам обмежуються лише можливістю ознайомлення із змістом документів.
Складання номенклатури справ. Для систематизації документів з паперовими та електронними носіями інформації у діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи. До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ установи проставляється відмітка «ЕД».
Не дозволяється створювати лише оригінали документів з паперовим носієм інформації, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.
Впровадження в ІАС установи електронної форми зведеної номенклатури справ покладається на СІЗ. Так, щороку (не пізніше грудня) на підставі затвердженої керівником установи зведеної номенклатури справ СІЗ проводить відповідні зміни до ІАС установи щодо впровадження зведеної номенклатури справ в електронній формі. За зведеною номенклатурою справ, що впроваджена в ІАС установи в електронній формі, відбувається автоматичне створення облікових даних, що додаються до нової РКК вхідного, створюваного в установі електронного документа: назва виду документа, строк зберігання електронного документа. Технічне забезпечення процесу автоматичного додавання відомостей із зведеної номенклатури справ до РКК електронного документа покладається на СІЗ.
Контроль за додаванням відомостей до РКК електронного документа за зведеною номенклатурою справ установи та уточненням цих відомостей за експертизою цінності електронного документа покладається на службу діловодства.
Створення паперового примірника електронного документа. Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання одразу після завершення їх виконання створюються паперові примірники таких електронних документів. Це відбувається шляхом їх виготовлення на папері разом з усіма обов’язковими для даного виду документа реквізитами з дотриманням встановленого законодавством порядку їх розміщення, а також з іншими наявними необов’язковими реквізитами.
Для електронних документів, створених в установі (внутрішні, вихідні), всі реквізити друкуються за формою, визначеною ДСТУ 4163-2003 і інструкцією з діловодства установи, та завершуються підписанням документа з обов’язковим датуванням і особистим підписанням усіх службових відміток на документі, пов’язаних з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи), працівниками установи, які особисто відповідають за їх створення.
Для вхідних електронних документів реквізити, що були створені в установі після їх надходження до установи (дата реєстрації, реєстраційний індекс, резолюції, відмітки про виконання документа тощо), оформлюються (друкуються) на окремому аркуші паперу, який містить зміст реквізитів, дату їх створення, ініціали (ініціал), прізвище. Дата окремого електронного реквізиту та ініціали (ініціал), прізвище підписувача відтворюються з електронного цифрового підпису цього реквізиту.
У центрі нижнього поля лицьового боку бланка з реквізитами та на першому аркуші кожного роздрукованого електронного документа, що складають вхідний електронний документ, проставляють відмітку «Згідно з оригіналом». Засвідчується цей реквізит особистим підписом працівника служби діловодства, який підготував цей документ з паперовим носієм інформації.
При цьому особа, відповідальна за створення паперового примірника електронного документа, зобов’язана додати до РКК електронного документа відомості про кількість аркушів у створеному документі.
Формування та оформлення електронних справ в структурних підрозділах установи. Електронні справи (томи справ) формуються тільки після формування справ (томів) з паперових примірників цих електронних документів. Електронні справи (томи справ) мають повністю відповідати справам (томам) з паперовими примірниками цих електронних документів. Електронні документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ установи. Для цього до РКК кожного електронного документа додаються такі відомості: найменування структурного підрозділу; індекс електрон-ної справи; номер тому електронної справи; заголовок електронної справи (тому, частини).
Введення до РКК більшості реквізитів повинне здійснюватися в автоматизованому режимі. Дані, що не можуть бути введені в автоматизованому режимі, вводяться особою, відповідальною за організацію діловодства в структурному підрозділі установи.
Електронні документи, що віднесені до однієї справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в ІАС установи. Крім того, частина цих відомостей дублюється у назвах файлів електронних документів.
ІАС установи повинна забезпечувати відтворення облікових даних до справ структурного підрозділу установи та переліку файлів електронних документів справи за будь-якими обліковими відомостями до них.
