Зміни, що внесені до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), не є революційними. Однак про них варто поговорити. Адже у першу чергу вони зацікавлять керівника бюджетної установи та бухгалтерів, які займаються оформленням відряджень працівників. Давайте подивимось, що змінилось.
Нововведення до Інструкції № 59 затверджені наказом Мінфіну від 04.08.15 р. № 694, які набрали чинності з дня опублікування («Офіційний вісник України», № 70 (від 11.09.15 р.), ст. 2324).
По-перше, виключена вимога щодо обов’язкової реєстрації установою особи, яка вибуває у відрядження. Нагадуємо, що раніше п. 4 розд. I «Загальні положення» Інструкції № 59 чітко передбачав необхідність реєстрації відрядженого працівника у спеціальному Журналі реєстрації відряджень (далі — Журнал).
Разом із виключенням такої вимоги зникла й сама форма такого Журналу, що наводилась у додатках до Інструкції № 59. Тобто офіційно бухгалтер звільнений від зайвої писанини. Однак якщо відрядження для установи є постійним явищем, доречно продовжувати вести такий журнал для того, щоб розуміти, який саме працівник та куди був відряджений, якщо в цьому є необхідність.
По-друге, неодноразово читачів турбували питання про оплату транспортних квитків, дата на яких не збігалась із датою, зазначеною в наказі про відрядження. Такі випадки викликали багато непорозумінь та двояких тлумачень. Відтепер це питання знайшло однозначну відповідь.
Так, в Інструкції № 59 чітко зазначається наступне:
1. Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні. Однак така затримка можлива лише у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого постановою КМУ від 02.02.11 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — постанова № 98).
Нагадаємо: у більшості випадків такий строк становить в межах України 30 календарних днів, а за кордоном — 60 днів. Не забувайте, що кожний окремий випадок треба оцінювати з точки зору вимог постанови № 98.
Зверніть увагу: за ці дні працівникові не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи). Тож якщо працівник вирішить залишитись на вихідні у місцині, в якій жодного разу не був або в якій проживають його родичі, усі витрати він буде здійснювати за власні кошти, окрім оплати установою квитка до місця роботи. Це цілком логічно. Адже працівник, відрядження якого завершилось у п’ятницю або навіть у суботу, має право проводити свої вихідні дні так, як йому заманеться. І справедливим буде, якщо установа оплатить йому витрати на придбання квитка на зворотну дорогу, адже у понеділок він має вийти на роботу.
2. Керівники підприємств (крім міністрів та керівників інших центральних органів виконавчої влади) особисто вирішують питання відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені постановою № 98, на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, а також витрат на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка. Як бачимо, перелік таких витрат поповнився новим видом витрат.
До речі, разом з цим в Інструкції № 59 з’явилась й нова вимога. Зазначено, що дозволи міністрам та керівникам інших центральних органів виконавчої влади на відшкодування перелічених витрат надаються Першим віце-прем’єр-міністром, а також віце-прем’єр-міністрами згідно з розподілом функціональних повноважень.
