1 Зареєстровано у Міністерстві юстиції України 23.06.16 р. за № 885/29015, набрав чинності з дня офіційного опублікування (Офіційний вісник України, № 51 (08.07.16), ст. 1818).
2 Далі за текстом — Типове положення.
Загальні відомості про архівний відділ
Відповідно до п. 1 Типового положення архівний відділ міської ради3 утворюється за рішенням міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду4, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста.
3 Далі за текстом — архівний відділ.
4 Далі за текстом — НАФ.
Як зазначено у п. 2 Типового положення, архівний відділ підконтрольний та підзвітний міській раді, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву в АР Крим, державному архіву області, Державній архівній службі.
Архівний відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами КМУ, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та положенням про архівний відділ, затвердженим з урахуванням Типового положення. А з питань організації та методики ведення архівної справи — правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву в АР Крим, державних архівів областей (п. 3 Типового положення).
Відповідно до п. 4 Типового положення функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.
Важливо
Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву в АР Крим, державного архіву області в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджується керівником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.13 р. № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25.06.13 р. за № 1061/23593.
(п. 11 Типового положення)
Відповідно до п. 12 Типового положення граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.
Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства (п. 13 Типового положення).
Завдання архівного відділу
Основні завдання архівного відділу передбачені у п. 5 Типового положення. Ось їх вичерпний перелік:
| 1 | здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста |
| 2 | координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до НАФ (трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства |
| 3 | внесення до НАФ архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться |
| 4 | здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи |
Згідно з п. 6 Типового положення архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:
| 1 | складає і за погодженням з Державним архівом в АР Крим, державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання |
| 2 | забезпечує зберігання, облік і охорону: – документів НАФ на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста; – документів особового походження; – друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; – облікових документів і довідкового апарату до них |
| 3 | організовує роботу, пов’язану із внесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього |
| 4 | проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування |
| 5 | інформує Державний архів в АР Крим, державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів НАФ з метою реалізації переважного права держави на їх придбання |
| 6 | веде облік юридичних і фізичних осіб — джерел формування НАФ та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків |
| 7 | подає на затвердження Державному архіву в АР Крим, державному архіву області списки джерел формування НАФ, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу |
| 8 | перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про НАФ та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів |
| 9 | надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів |
| 10 | веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву в АР Крим, державному архіву області |
| 11 | надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства |
| 12 | створює і вдосконалює довідковий апарат до документів НАФ |
| 13 | здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу |
| 14 | організовує страхування документів НАФ, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством |
| 15 | видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї |
| 16 | вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ |
Як бачите, цей перелік також вичерпний.
Права архівного відділу
Типовим положенням також передбачено перелік прав архівного відділу. Так, відповідно до п. 7 Типового положення архівний відділ має право:
| 1 | вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів |
| 2 | отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до НАФ, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом |
| 3 | проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про НАФ та архівні установи |
| 4 | звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів НАФ, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи |
| 5 | порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів НАФ |
| 6 | порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами НАФ та інших осіб, винних у порушенні законодавства про НАФ та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів НАФ або уповноваженій ним особі |
| 7 | установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом |
| 8 | відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом |
Увага! Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.
Начальник архівного відділу
Згідно з п. 8 Типового положення архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України від 07.06.01 р. № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування». Він може мати заступника, який також призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.
Як визначено у п. 9 Типового положення, начальник архівного відділу:
| 1 | організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань |
| 2 | розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання |
| 3 | вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні |
| 4 | проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу |
| 5 | видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання |
| 6 | представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю |
Увага! Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови (п. 9 Типового положення).
Тож зверніть увагу, що перелік повноважень начальника архівного відділу не вичерпний.
Також начальник архівного відділу затверджує посадові інструкції працівників архівного відділу, якими визначаються їх службові обов’язки. Відповідні норми містить п. 10 Типового положення.
Отже, після набрання чинності Типовим положенням міські ради мають затвердити нові положення про свої архівні відділи (або внести зміни до вже діючих положень) відповідно до вимог Типового положення. Також, можливо, міським радам доведеться переглянути посадові інструкції начальників архівних відділів та їх працівників на предмет їх відповідності Типовому положенню (шляхом затвердження нових посадових інструкцій чи внесення змін до вже діючих).
