Квиток та послуга на проїзд: що це?
Озвучене читачем запитання дуже актуальне для сільських та селищних рад. До редакції останнім часом надходить безліч подібних запитань. Тож давайте розберемось, чи дійсно бухгалтер не може прийняти такий квиток, аби відшкодувати працівнику витрати на проїзд, які він поніс у відрядженні.
Спочатку зазначимо, що установа має відшкодувати відрядженому працівнику усі витрати на проїзд за наявності підтвердних документів. Саме про це говорять вимоги Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон1 та Податковий кодекс України2.
1 Затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, далі за текстом — Інструкція № 59.
2 Далі за текстом — ПК.
Зауважимо: послуга з перевезення пасажирів чи вантажів — перевезення пасажирів чи вантажів транспортними засобами на договірних умовах із замовником послуги за плату. Таке визначення містить ст. 1 Закону України від 05.04.01 р. № 2344-III «Про автомобільний транспорт»3.
3 Далі за текстом — Закон № 2344.
Інакше кажучи, чинне законодавство говорить про те, що послуга з перевезення має бути оплачена тим, хто нею користується. В нашому випадку пасажир оплачує проїзд у автобусі. Поїхали далі.
Хто може надавати послуги з перевезення пасажирів?
Відповідь надає ст. 29 Закону № 2344. Процитуємо:
Автомобільним перевізником та автомобільним самозайнятим перевізником, які здійснюють перевезення пасажирів на договірних умовах, є суб’єкти господарювання, які відповідно до законодавства та одержаної ліцензії надають послуги за договором перевезення пасажирів транспортним засобом, що використовується ними на законних підставах.
Як бачимо, чинним законодавством визначено, що перевізниками можуть виступати й приватні підприємці, які, наприклад, обрали спрощену систему оподаткування та мають право не застосовувати реєстратор розрахункових операцій (далі — РРО).
Для пасажира документом, на підставі якого виконуються пасажирські перевезення, є квиток на проїзд в автобусі та на перевезення багажу (для пільгового проїзду — посвідчення особи встановленого зразка чи довідка, на підставі якої надається пільга). Про це говорить ст. 39 Закону № 2344.
Увага! Квиток є різновидом розрахункового документа.
Підставою є визначення терміна «розрахунковий документ», який містить наказ Міністерства доходів і зборів України від 28.08.13 р. № 417 «Про затвердження нормативно-правових актів щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій»:
Розрахунковий документ — документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», зареєстрованим у встановленому порядку РРО або заповнений вручну.
Попри це, у наказі Міністерства транспорту та зв’язку України від 25.05.06 р. № 503 «Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів і перевезення багажу на маршрутах загального користування»4 зазначено, що вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхову суму вносяться у квитки друкованим способом.
4 Далі за текстом — наказ № 503.
На нашу думку, така вимога не враховує розрахунків, що проводять при наданні послуг з перевезень автомобільним транспортом суб’єкти підприємницької діяльності — фізичні особи, оподаткування доходів яких здійснюється за спрощеною системою оподаткування, обліку та звітності. Адже для таких осіб РРО може й не застосовуватись, а розрахункові документи вони можуть заповнювати вручну.
Чи є цьому підтвердження? Звичайно, є.
Так, РРО не застосовуються для другої і третьої груп (фізичні особи — підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000000 грн. У разі перевищення в календарному році обсягу доходу понад 1000000 грн. застосування РРО для такого платника єдиного податку є обов’язковим. Саме такі вимоги прописані у ст. 296 ПК.
Тобто переліченим особам дозволено здійснювати перевезення пасажирів та не застосовувати РРО.
Отже, вважаємо, що такі підприємці мають повне право заповнювати розрахунковий документ вручну, у тому числі й проїзний документ, якщо надають пасажиру послугу з перевезення. Але, на нашу думку, при цьому вони повинні використовувати типову форму квитків, яка затверджена наказом № 503. Чому? Оскільки у Правилах надання послуг пасажирського автомобільного транспорту5 зазначено, що квиток на проїзд — документ установленої форми, який підтверджує факт укладення договору перевезення.
5 Затверджені постановою КМУ від 18.02.97 р. № 176 «Про затвердження Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту».
Типовими квитками є саме квитки за формами, затвердженими наказом № 503. Але оскільки РРО спрощенцям дозволено не застосовувати у випадку дотримання ними встановлених вимог ПК, то й виконувати вимогу цього наказу щодо внесення до квитка ціни друкованим способом, на нашу думку, вони не зобов’язані. Адже мають повне право заповнити розрахунковий документ ручним способом.
Крім того, постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336 «Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»6 затверджено перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій.
6 Далі за текстом — постанова № 1336.
Зокрема, РРО не потрібне для продажу квитків у кіосках та салонах транспортних засобів для проїзду в міському, приміському та міжміському електротранспорті, міжміському автотранспорті, на морських і річкових суднах, а також для продажу у кіосках телефонних карток, що застосовуються у таксофонних мережах (п. 10 постанови № 1336).
Більше того, чинне законодавство не містить вимоги щодо обов’язкового придбання квитків лише через каси автостанцій, в яких встановлені РРО. Адже п. 10 постанови № 1336 прямо передбачає, що квиток може бути придбаний й у салоні транспортного засобу.
На Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» фіскали зазначали, що фізичні особи —підприємці — платники єдиного податку, які здійснюють перевезення пасажирів, не зобов’язані застосовувати розрахункові книжки та книги обліку розрахункових операцій. Але мають видавати на вимогу пасажирів відповідні документи за формою, затвердженою наказом № 503.
В нашому розумінні думка фіскалів зводиться до наголосу на використанні саме типової форми квитка, а от мови про те, яким способом до нього має бути внесена ціна квитка спрощенцями, ними не пояснюється. Але з огляду на те, що спрощенці мають право заповнювати розрахункові документи від руки, на нашу думку, це не може визначатись як порушення, у разі коли підприємець використовує типову форму квитка, надаючи послуги з перевезення пасажирів.
Зауважимо: Інструкція № 59 говорить, що підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи, складені не лише відповідно до Закону України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», але й ПК (див. п. 14 розд. 1 «Загальні положення» Інструкції № 59).
На нашу думку, саме ПК передбачає для спрощенців «полегшену» форму ведення діяльності та видачу ними документів, які посвідчують факт оплати послуг чи продажу товарів.
До речі, у самому наказі Мінфіну від 21.01.16 р. № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)» є одне важливе уточнення.
Пунктом 1 розд. I «Загальні положення» цього документа зазначено, що вимоги цього Положення не поширюються на розрахункові проїзні та перевізні документи на залізничному (крім приміського) й авіаційному транспорті, квитки на міські та приміські автомобільні маршрути, міський електротранспорт, білети державних лотерей, квитанції на послуги поштового зв’язку.
Тобто хоча квиток й належить до розрахункових документів, але до нього висуваються не такі «сурові» вимоги, як до усіх інших розрахункових документів.
Крім того, вимоги чинного законодавства щодо правильності заповнення розрахункових документів повинні виконувати саме підприємці, які отримують готівку, продаючи квитки, а не пасажири автобусів, які їх купують. Підприємці також несуть відповідальність за видачу розрахункових документів, заповнених з порушенням установлених законодавством вимог.
З огляду на викладене, вважаємо, що установа має повне право відшкодувати працівнику придбаний квиток у водія, який відповідає типовій формі квитка, але ціна в якому зазначена від руки, аби доїхати до місця відрядження та назад. Приймати чи ні такі квитки від відряджених, вирішує кожна установа на власний розсуд.
Як правильно оформити?
Безперечно, те, що чітко не прописано у законодавстві, може викликати непорозуміння між установою та контролюючими органами. Отже, щоб до вас не було зайвих запитань з приводу відшкодування вартості квитків, які відряджений працівник придбав у водія, треба правильно усе оформити та відобразити у бухгалтерському обліку. Крім того, будьте готовими доводити свою думку перевіряючим.
Як оформити?
По-перше, ситуацію, що складається із квитками, заповненими вручну, треба обов’язково прописати в обліковій політиці установи. Тобто саме наказ (розпорядження) про облікову політику й зафіксує порядок та причину прийняття таких квитків.
По-друге, аби бухгалтер прийняла квиток, заповнений водієм вручну, відряджений працівник має взяти довідку на автостанції, куди прибув автобус, чи на автостанції районного центру про вартість проїзду між населеними пунктами. Зазвичай приватні підприємці укладають договір із автостанцією, в якому викладений порядок надання ними послуг на перевезення пасажирів відповідно до погоджених маршрутів.
Як свідчить практика по деяких регіонах, автостанція у разі звернення пасажира надає таку довідку, складену у довільній формі.
Зауважимо: незважаючи на довільну форму, така довідка повинна мати усі обов’язкові реквізити первинного документа, які передбачає ст. 9 Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Зокрема, вона має відображати назву документа (форми), дату і місце складання, назву підприємства (тобто автоперевізника), від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції (час відправлення та прибуття автобуса з одного населеного пункту до іншого, вартість проїзду між населеними пунктами цим автобусом із зазначенням того, що водій видає білети покупцю, заповнені ним ручним способом у салоні автобуса), а також посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.
Таку довідку додають до авансового звіту та підшивають до меморіального ордера. Саме вона і виступає підтвердним документом, аби відрядженому працівнику відшкодували понесені витрати на проїзд автобусом.
Зауважимо: якщо у відрядження їде декілька працівників, то достатньо взяти одну довідку, яку можна розмножити на копіювальному приладі.
Копію довідки кожен відряджений працівник має додати до свого складеного авансового звіту. Оригінал треба здати до бухгалтерії.
Редакція газети висловлює вдячність за допомогу у підготовці відповіді головному бухгалтеру Головного управління Державного казначейства України у Харківській області Наталі Севостьяновій.
