Ця незвична смарт-картка на паливо: що це таке та які її переваги
В останні роки смарт-картки для придбання пального бюджетними установами набули популярності. Чому?
По-перше, такі картки можна поповнити через термінал, мережу Інтернет (тобто дистанційно).
По-друге, вони дозволяють отримувати будь-які види нафтопродуктів зі знижкою, користуватись послугами автомийки чи інших сервісів.
По-третє, на смарт-картці «записана» інформація про те, який вид і яку кількість пального можна отримати за нею протягом доби/тижня/місяця. Така схема дає можливість контролювати загальний залишок коштів на рахунку і поповнювати його тоді, коли в цьому є потреба. При цьому більшість надавачів таких послуг передбачають навіть послугу поповнення рахунка однією транзакцією у випадку, коли установа придбала декілька смарт-карток. Тобто відпадає необхідність робити поповнення окремо по кожній картці.
Крім того, більшість смарт-карток передбачають управління в режимі онлайн. Що це означає?
Така можливість надає власнику картки наступні переваги:
| 1 | заблокувати та/або розблокувати картку за 5 — 10 хвилин з моменту подачі заявки |
| 2 | можливість дистанційно додавати/видаляти види палива або обмежити заправку за часом |
| Примітка. Приміром, водій зможе обслуговуватись на АЗС тільки по буднях за встановленим графіком (наприклад, з 9:00 до 18:00). | |
| 3 | встановлювати або змінювати ліміти на кількість пального, що споживається, як у гривнях, так і в літрах за добу, тиждень, місяць, що дозволяє заощаджувати |
| 4 | обмежувати кількість операцій, які можна здійснювати за смарт-карткою |
Треба сказати, що для установи придбання смарт-картки буде вигідним, бо дозволить отримувати необхідну інформацію для обліку в електронному вигляді, контролювати витрачання пального водієм та економити на знижках, які надає постачальник (емітент).
Що являє собою «смарт-картка на паливо»?
На жаль, у нормах чинного законодавства немає визначення, що таке паливна скретч-картка, на відміну від талона. Адже визначення останнього міститься у спільному наказі Міністерства економіки України, Міністерства транспорту та зв’язку, Міністерства палива та енергетики, Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 20.05.08 р. № 281/171/578/155 «Про затвердження Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України»1.
1 Далі за текстом — Інструкція.
Талон — спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому.
Але Інструкція передбачає платіжну картку — спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку з метою оплати вартості товарів і послуг.
Тобто заправка автомобіля за смарт-карткою можлива, адже чинне законодавство передбачає визначення терміна «смарт-картка» у постанові Національного банку України від 10.12.04 р. № 620 «Про затвердження Правил Національної системи масових електронних платежів».
Смарт-картка — картка в пластиковому вигляді з умонтованим мікроконтролером як носієм та обробником інформації, потрібної для ініціювання переказу коштів та/або виконання службових операцій.
Тобто паливну смарт-картку можна вважати різновидом смарт-картки та відносити до паливних платіжних карток.
До речі, про визначення паливної картки йдеться й у листі Державного департаменту автотранспорту від 25.02.08 р. № 563-04/09/14-08 «Щодо використання паливних карток».
Як зазначається у листі, паливні картки є оптимальним способом закупки пального для юридичних осіб. Електронна система розрахунків забезпечує підготовку необхідних даних та звітів в автоматичному режимі. Для бухгалтерії юридичної особи значно спрощується складання звітів — це робить компанія — емітент картки в автоматичному режимі.
Крім того, використання паливної картки забезпечує можливість стовідсоткового контролю за витратами пального, що реалізують за цими картками (у літрах чи в гривнях), що дозволяється встановлювати умовами договору.
Кожний місяць постачальник пального надає замовнику підсумкову розхідну накладну за попередній місяць згідно з фактично отриманими паливно-мастильними матеріалами2.
Вимоги щодо обігу, використання (видачі водіям тощо) та зберігання паливних карток встановлюються договором на відпуск ПММ за паливними картками між покупцем і продавцем.
2 Далі за текстом — ПММ.
Тобто смарт-картка — картка багаторазового використання.
По суті, паливна смарт-картка виступає технічним засобом обліку відпуску нафтопродуктів та допомагає уникнути оформлення авансових звітів щодо коштів, які водію видали під звіт на придбання палива.
Види смарт-карток та особливості їх обліку
Паливні смарт-картки можуть бути літровими (тобто вираженими в літрах) та грошовими (випадок, коли на картці міститься певна сума коштів, за яку й отримується відповідна кількість палива на дату заправки автомобіля).
На нашу думку, краще обрати «літрову» картку (оприбуткування палива проводять після перерахування коштів за паливо постачальнику згідно з умовами договору, які конвертуються у літри палива). Причина дуже проста: у такому випадку ціна на паливо буде фіксованою, тобто такою, яка зазначена у договорі із постачальником ПММ.
У випадку обрання грошової паливної картки (оприбуткування палива відбувається одразу після заправки автомобіля) заправляти паливом автомобіль водій буде за тією ціною, яка встановлена постачальником на АЗС на момент заправки. У світлі постійного коливання цін на паливо навряд чи установа зможе зекономити із такою смарт-карткою.
Тобто при укладенні договору установа обов’язково має обрати:
| 1 | вид смарт-картки, марку та вид ПММ |
| 2 | адреси або перелік АЗС, де їй будуть відпускати паливо |
| 3 | умови переходу права власності на смарт-картку |
| 4 | обов‘язки та права обох сторін (покупця-установи та продавця-постачальника) |
| 5 | денний та/або місячний ліміт на паливо |
| 6 | строк дії договору та інші додаткові умови |
За умовами договору установа вносить на рахунок постачальника відповідну суму коштів, яка конвертується або у літри пального, або залишається у вигляді коштів, щоб придбати паливо (залежить від виду обраної смарт-картки).
По суті, ви отримуєте паливну пластикову картку, яка дає змогу отримати вже оплачене пальне згідно з умовами укладеного договору.
Увага! За своєю суттю паливна смарт-картка, як і будь-яка інша, не належить до платіжних засобів, адже вона призначена для обліку пального, яке отримує установа.
Зазвичай смарт-картку установа отримує у власність за певну плату. Але вона може бути й передана безоплатно чи у тимчасове користування на підставі внесення за неї продавцю заставної вартості (найпривабливіший варіант обирається за домовленістю сторін, про що обов’язково зазначається у договорі).
Краще за все «купити» у постачальника смарт-картку, яку працівник установи зможе отримати за довіреністю на підставі Акта прийому-передачі після укладення договору.
Як свідчить практика, більшість бюджетних установ обирають саме такий варіант купівлі смарт-картки без її повернення постачальнику. Аналогією виступає картка на метрополітен у містах.
До речі, у березневому номері газети за 2016 рік ми писали про покупку абонемента для працівників сільської ради. За аналогією треба купувати й смарт-картку на паливо.
Тобто робити передплату за паливо можна на строк не більше одного місяця та на суму, яка не перевищує 100 тис. грн., на підставі вимог, що витікають із постанови КМУ від 23.04.14 р. № 117 «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти». При цьому чинне законодавство також не визначає порядку обліку паливних смарт-карток.
Тож розпорядженням (наказом) керівника ради, як і у випадку із покупкою абонемента, треба затвердити не тільки Правила користування смарт-карткою, а й особу, яка буде відповідальною за видачу та зберігання такої картки, журнал її обліку (зокрема, передбачити графи, в яких буде міститись інформація про те, коли, ким і кому видана картка, коли, ким і кому повернута під підписи таких осіб, а також графи для внесення інформації щодо того, який залишок пального чи коштів є на картці до її взяття та після повернення тощо).
Не кожна смарт-картка має індивідуальний PIN-код, який надає постачальник разом із карткою. Більшість сучасних карток мають лише ідентифікаційний номер і тільки за бажанням покупця картці можуть присвоюватись назва (прізвище водія, марка автомобіля, номер автомобіля), PIN-код (являє собою 4-значне число), ліміт (добовий, місячний).
Звичайно, краще встановити PIN-код на картку, аби інший працівник не зміг нею скористатись. При цьому якщо ви встановили PIN-код на картку, доведіть інформацію до того, хто буде відповідальний за заправку автомобіля (у більшості випадків це водій автівки).
Після кожної заправки із використанням смарт-картки водій повинен обов’язково передати усі чеки бухгалтеру, які він отримає на АЗС після заправки автомобіля.
Фактично у водія будуть два чеки (за аналогією із розрахунком за товари банківською карткою фізичної особи на касі будь-якого супермаркету): чек про підтвердження проведення розрахункової операції за допомогою РРО (реєстратора розрахункових операцій) та чек самого термінала про рух літрів палива чи грошей за смарт-карткою.
До речі, якщо водій випадково загубить такі первинні документи, нічого страшного не станеться. Адже подивитись усю необхідну інформацію бухгалтер зможе наприкінці місяця, коли отримає накладну від постачальника з усіма операціями по смарт-картці впродовж місяця. Тож хвилюватись через нестачу підтвердних документів про заправку автомобіля не варто.
На якому рахунку треба обліковувати смарт-картку?
Правильна відповідь залежить від способу придбання картки.
Якщо ви купили смарт-картку, тобто з моменту оплати вона належить вашій установі (в даному випадку — сільській раді), відповідь на це запитання можна знайти у листі Мінфіну від 29.01.16 р. № 31-11420-07-10/2802 «Щодо надання роз’яснень [з бухгалтерського обліку пального]».
Компетентний орган повідомив:
Смарт-картки, що належать установі, треба обліковувати на субрахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», а пальне, що придбане і буде передане на зберігання та відпускатись за талонами і смарт-картками, — на субрахунку 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали».
У розпорядчому документі про облікову політику суб’єкт державного сектору визначає порядок аналітичного обліку палива з урахуванням галузевих особливостей діяльності такого суб’єкта державного сектору.
Тобто, за рекомендацією фахівців Мінфіну, в обліковій політиці установи доцільно прописати порядок обліку пального, придбаного за смарт-картками.
Зокрема, для зручності відкрийте спеціальний аналітичний рахунок для пального, яке ви придбали за допомогою смарт-картки. Наприклад, 235/1 «Паливо за смарт-картками».
Якщо смарт-картка залишається у власності постачальника, її треба поставити на забалансовий рахунок 02 «Активи на відповідальному зберіганні». Чому? Тому що вона не належить до активів установи. Після закінчення строку дії договору ви повернете картку постачальнику.
Пам’ятайте: паливо треба списувати в межах норм витрат на підставі подорожніх листів.
Увага! Раніше паливна картка, що залишалась у власності установи, обліковувалась на рахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Однак завдяки змінам, які «завітали» до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ наказом Мінфіну від 23.07.15 р. № 664 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства фінансів України з бухгалтерського обліку»3, умови обліку смарт-карток змінено.
3 Далі за текстом — наказ № 664.
Згідно з вимогами цього наказу смарт-картки стали належати до малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП). Відповідно, й обліковуватись мають у складі МШП.
Нагадаємо: наказ № 664 набрав чинності із 04.09.15 р.4, а План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ затверджено наказом Мінфіну від 26.06.13 р. № 611, до якого внесені зміни наказом Мінфіну від 28.03.16 р. № 394. Зміни наберуть чинності з дня опублікування (на момент написання статті зазначений документ не опубліковано).
4 З дня опублікування «Офіційний вісник України», 04.09.15 р., ст. 2249.
До речі, що стосується вибору КЕКВ для проведення видатків на придбання палива за допомогою смарт-карток, то застосування кодів економічної класифікації видатків залежить від економічної сутності платежу, на чому неодноразово наголошувала Державна казначейська служба України.
Отже, з урахуванням вимог Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333, придбання пально-мастильних матеріалів, талонів, смарт-карток (у тому числі для транспортних засобів спеціального призначення) треба здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».
Тож сільська рада може істотно зекономити із паливною смарт-карткою при заправці службового автомобіля. Такий варіант значно полегшить роботу бухгалтера, адже звільнить його від авансових звітів та зайвої відповідальності за видачу коштів водію для заправки службового автомобіля та повернення не використаного водієм залишку до каси установи.
Тож якщо бажаєте скористатись паливною смарт-карткою, укладайте відповідний договір із постачальником на паливо та розраховуйтесь за паливо на АЗС за допомогою пластикової смарт-картки.
