За що компенсація?
Компенсація за не використану працівником відпустку — право, яке надають ст. 24 Закону України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки»1 та ст. 47 і 116 Кодексу законів про працю України2. У разі звільнення працівника роботодавець має виплатити йому грошову компенсацію за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. За практикою найбільш розповсюдженою ситуацією є відправлення працівника, що звільняється, за його бажанням у відпустку на кількість її невикористаних днів, а у її останній день — оформлення звільнення (ст. 3 Закону № 504/96).
1 Далі за текстом — Закон № 504/96.
2 Далі за текстом — КЗпП.
Увага! Чинне законодавство надає працівнику право самому вирішувати: йти у відпустку, якщо є «вільні» дні, або обрати за такі дні грошову компенсацію.
У нашій ситуації має місце другий варіант, тож доцільно згадати умови виплати такої компенсації.
Звернемось по допомогу до КЗпП, зокрема до вимог його ст. 47 та 116. Про що вони говорять?
По-перше, установа зобов’язана в день звільнення видати працівникові належним чином оформлену трудову книжку та провести з ним розрахунок у визначені законодавством строки. Зауважимо: повний розрахунок.
По-друге, строки розрахунку, зазначені в ст. 116 КЗпП. Згадаємо їх з урахуванням нашої ситуації:
1. При звільненні працівника виплату всіх сум, що належать йому, установа має провести в день звільнення.
2. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені йому не пізніше наступного дня після пред’явлення ним вимоги про розрахунок.
Увага! Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, установа повинна письмово повідомити працівника перед їх виплатою.
Зауважимо: в разі спору про розмір сум, належних працівникові при звільненні, установа в усякому випадку повинна в зазначені вище строки виплатити не оспорювану нею суму.
По-третє, установа в разі звільнення працівника за власною ініціативою зобов’язана також у день звільнення видати працівнику, якого звільняє, копію наказу про звільнення з роботи. В усіх інших випадках звільнення працівника копія наказу видається виключно на його вимогу.
Тобто установа повинна була виконати вимоги КЗпП: надати грошову компенсацію звільненому працівнику за невикористану відпустку без жодних винятків або у день звільнення, або на наступний день після пред’явлення ним вимоги про її виплату.
Чинне законодавство не встановлює терміну давності для виплати грошової компенсації за не використані працівником дні відпустки. Саме про це говорить лист Мінпраці від 22.02.08 р. № 33/13/116-08 «Щодо виплати компенсації за невикористані дні щорічної відпустки».
Тобто, якщо працівник не брав щорічні та «дитячі» (додаткові) відпустки кілька років, під час звільнення установа має надати компенсацію за всі роки.
Пам’ятайте: не виплачують таку компенсацію за навчальні, творчі, чорнобильські відпустки та відпустки для підготовки та участі у змаганнях.
Яка відповідальність за невиплату?
Відповідальність за порушення такого обов’язку встановлено ст. 117 КЗпП. Вона говорить про те, що в разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ч. 1 ст. 117 КЗпП). Та це ще не все. Адже за наявності спору про розміри належних звільненому працівникові сум власник або уповноважений ним орган повинен сплатити зазначене в ч. 1 ст. 117 КЗпП відшкодування в тому разі, коли спір вирішено на користь працівника.
Увага! Якщо спір вирішено на користь працівника частково, то розмір відшкодування за час затримки визначає орган, який виносить рішення по суті спору.
Тобто лише суд зможе визначити і суму недоплати, і суму самої компенсації, враховуючи терміни затримки на день прийняття рішення.
У нашому випадку установа не тільки порушила строки виплати компенсації, але й взагалі її не виплатила. Тож поки працівник не подав до суду, треба якнайшвидше виправити помилку. Чому? Бо сума виплати буде меншою, ніж та, яку визначить суд. У цьому разі є доречним прислів’я «Час — це гроші». Але у будь-якому разі незалежно від того, звернеться чи ні працівник до суду, установа несе відповідальність за невиплату компенсації згідно зі ст. 117 КЗпП.
Підставою є лист Верховного Суду України від 01.01.16 р. «Висновки Верховного Суду України, викладені у постановах, ухвалених за результатами розгляду заяв про перегляд судового рішення з підстав, передбачених пунктами 1, 2 ч. 1 ст. 11116 ГПК, за I півріччя 2015 р.».
Процитуємо:
Конституційний Суд України у Рішенні від 22.02.12 р. № 4-рп/2012 щодо офіційного тлумачення положень ст. 233 КЗпП у взаємозв’язку з положеннями статей 117, 2371 цього Кодексу роз’яснив, що згідно зі ст. 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові при звільненні всі суми, що належать йому від підприємства, установи, організації, у строки, зазначені у ст. 116 цього Кодексу, а саме в день звільнення або не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про проведення розрахунку.
Непроведення з вини власника або уповноваженого ним органу розрахунку з працівником у зазначені строки є підставою для відповідальності, передбаченої ст. 117 КЗпП, тобто виплати працівникові його середнього заробітку за весь час затримки по день фактичного розрахунку.
Аналіз наведених норм матеріального права з урахуванням висновків, викладених у зазначеному Рішенні Конституційного Суду України, дає підстави вважати, що невиплата звільненому працівникові всіх сум, які належать йому від власника або уповноваженого ним органу, є триваючим правопорушенням, а отже, працівник може визначити остаточний обсяг своїх вимог на момент припинення такого правопорушення, яким є день фактичного розрахунку (постанова Верховного Суду України від 04.02.15 р. у справі № 3-2гс15).
Як бачимо, роботодавець не може виплатити лише компенсацію або середній заробіток. Він має виплатити працівнику обидві суми у повному розмірі. І чим швидше відбудеться така виплата, тим меншою буде її сума.
На нашу думку, бажано, щоб установа обов’язково письмово повідомила працівника про те, що йому нараховані відповідні суми із зазначенням причини їх нарахування, а також доцільно зазначити про те, що йому необхідно з’явитись в установі в робочий час для отримання належного розрахунку чи повідомити про інший зручний для нього спосіб отримання відповідних сум відповідно до вимог чинного законодавства.
Доцільно направити такий лист із повідомленням на останню адресу місця проживання звільненого працівника, що зазначена у копії його паспорта, що залишилась в установі.
Додамо: якщо працівник не отримав таке повідомлення через, наприклад, переїзд на нове місце проживання або отримав його, але не приходить за належною йому виплатою тощо, саме таке повідомлення про невручення чи вручення адресату такого листа й буде додатковим захистом установи від запитань з боку контролюючих органів щодо невиплати належних сум звільненому працівнику. Адже ані керівник, ані бухгалтер не зобов’язані шукати такого працівника після звільнення або наполягати на тому, щоб він прийшов отримати належну йому доплату за невикористані дні відпустки.
Як обчислити суми?
Середньоденну зарплату за період затримки виплати компенсації працівникові треба обчислювати виходячи з 2 календарних місяців, що передували місяцю, в якому працівник звільнився (тобто з цього моменту установа має «борг» перед працівником щодо остаточного з ним розрахунку). Чому?
Підставою є абз. 3 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100: у всіх інших випадках збереження середньої заробітної плати вона обчислюється виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата.
Наведемо приклад: якщо працівник звільнився у березні, то для розрахунку середньої заробітної плати треба брати січень та лютий. Щоб обчислити середню заробітну плату, треба скласти заробітну плату за кожен з двох місяців та розділити цю суму на загальну кількість робочих днів за ці місяці (без урахування святкових та вихідних). Наприклад, заробітна плата у січні (19 робочих днів) становить 3000 грн., а у лютому (21 робочий день) — 3200 грн. Тобто середньоденна заробітна плата складає: 3000 грн. + 3200 грн. : : 19 роб. дн. + 21 роб. дн. = 6200 грн. : 40 роб. дн. = = 155 грн.
Затримка остаточного розрахунку із працівником, що звільнився, наприклад, дорівнює 10 робочих днів з дня його звільнення: він звільнився, наприклад, 2 березня, а 17 березня установа усе йому виплатила (тобто це день фактичного розрахунку з працівником, що звільнився). Тож треба помножити робочі дні затримки на розраховану середньоденну заробітну плату, тобто 155 грн. х 10 роб. дн. = 1550 грн.
Щоб обчислити компенсацію за самі дні невикористаної відпустки, треба користуватись правилом розрахунку суми звичайних відпускних та враховувати таке. Щорічна основна відпустка повної тривалості надається працівнику за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ст. 6 Закону № 504/96). У зв’язку з цим при звільненні слід детально розібратись із тим, чи за всі відпрацьовані повні роки з моменту укладення трудового договору працівнику було надано відпустку.
Якщо за будь-яких обставин працівнику, що звільнився, відпустки не надавались, тоді усі не використані ним дні мають бути компенсовані.
Як приклад правильного розрахунку визначення кількості днів, які підлягають компенсації, наведемо приклад, наведений Мінфіном у листі від 24.06.11 р. № 208/13/116-11 «Щодо грошової компенсації працівникам за невикористані дні щорічної та додаткової відпусток»:
Наприклад, у працівника, щорічна основна відпустка якого становить 24 календарних дні, робочий рік, за який надається відпустка, починається з 05.05.2011 р. і закінчується датою звільнення з роботи 24.06.2011 р. (останній день роботи 24.06.2011 р.), тобто він відпрацював 49 календарних днів.
В цьому випадку тривалість днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати наступним чином.
Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без врахування святкових і неробочих днів в цілому за рік (24 к. дн. відпустки: (366 - 10) = 0,0674 к. дн.). Потім одержаний результат множимо на кількість календарних днів без врахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді з 05.05.2011 р. по 24.06.2011 р. включно.
Кількість днів щорічної відпустки в цьому випадку становитиме (з урахуванням правил округлення) 3 календарних дні (0,0674 к. дн. х 49 днів = 3,3 к. дн.).
Увага! Бухгалтеру не потрібно обкладати суми, які він виплатить звільненому працівнику, єдиним внеском та відображати їх у Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України (ПФУ). Саме про це нагадує ПФУ у своєму листі від 03.03.11 р. № 4149/05-10 «Заповнення звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску»:
<...> Суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток є платою за невідпрацьований час, отже особам, які звільнені, зазначені вище компенсації та суми єдиного внеску не нараховуються та не відображаються в звіті. <...>
Думка ПФУ небезпідставна, адже про те ж саме говорить п. 5 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170 «Про затвердження переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Аналогічна думка міститься й у листі ПФУ від 18.10.11 р. № 22373/03-20 «Щодо нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на суми компенсації за невикористану відпустку».
До речі, такої ж думки дотримуються і фіскали. Підтвердженням цього є лист Державної фіскальної служби України від 09.03.16 р. № 665/4/99-99-17-03-03-13 «Щодо оподаткування у 2016 році податком на доходи фізичних осіб і військовим збором та нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на дохід у вигляді суми середньої заробітної плати, нарахованої на підставі рішення суду за час затримки розрахунку при звільненні працівника»3.
3 Далі за текстом — лист.
Тепер щодо обкладення нарахованих сум у вигляді компенсації за невикористану відпустку працівнику після звільнення податком на доходи з фізичних осіб4 та військовим збором.
4 Далі за текстом — ПДФО.
Після звільнення колишній працівник втрачає статус «працівника» установи. Тож будь-які кошти, які йому виплатить установа, повинні обкладатись ПДФО та військовим збором. Чому?
По-перше, такі виплати розцінюються з точки зору Податкового кодексу України як додаткове благо (дохід).
По-друге, цей Кодекс не містить уточнень, що такі «компенсаційні» суми звільняються від оподаткування. А відтак з них треба утримати відповідні податки та збори.
Самі фіскали вважають такий підхід у даній ситуації правильним, але тільки щодо випадку, коли такі суми установа нарахувала за рішенням суду. Це підтверджує лист:
<...> оскільки виплата доходу у вигляді суми середньої заробітної плати, нарахованої на підставі рішення суду за час затримки розрахунку при звільненні працівника, здійснюється звільненому працівнику і не пов’язана з відносинами трудового найму, то такий дохід оподатковується податковим агентом як інші доходи податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18 відс. та військовим збором — 1,5 відсотка у місяці його фактичного нарахування. <...>
У нашій ситуації треба робити за аналогією. Тобто обкласти нараховані суми, які не виплачені працівнику,18 % ПДФО та 1,5 % військовим збором.
Наостанок надамо пораду: щоб легше було порахувати дні невикористаної відпустки, користуйтесь негласним правилом, яке склалося у кадрових та бухгалтерських службах. У більшості випадків особа, яка займається «відпускними» питаннями, намагається зберегти їх послідовність із розбивкою по роках.
Тобто, якщо у працівника є «недогуляні» дні за 2015 рік, йому рекомендують використати спочатку їх, а потім вже ті, які будуть «активними» у 2016 році. Якщо працівнику не вистачає «відпускних» днів за попередній рік, можна сміливо додавати дні відпустки за поточний робочий рік. Ще одним «виходом» із ситуації є своєчасне оформлення та ведення графіка відпусток, який полегшить роботу бухгалтера при виникненні подібної ситуації.
Які штрафи за невиплату?
В ході контрольних заходів, які здійснюють перевіряючі, за невиплату та несвоєчасну виплату заробітної плати, пенсій, стипендій та інших виплат чинним законодавством передбачено адміністративну і кримінальну відповідальність.
Нагадуємо, що кримінальна відповідальність виникає за безпідставну невиплату заробітної плати, стипендії, пенсії чи іншої установленої законом виплати громадянам більш як за один місяць, вчинену умисно керівником підприємства, установи або організації незалежно від форми власності чи громадянином — суб’єктом підприємницької діяльності. Підстава — ст. 175 Кримінального кодексу України.
В інших випадках, у тому числі й коли особа здійснила необхідну виплату до моменту притягнення її до кримінальної відповідальності, застосовують адміністративну відповідальність відповідно до ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення. Саме ця стаття застосовується за порушення вимог законодавства про працю та про охорону праці.
Так, зокрема, порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата їх не в повному обсязі, терміну надання посадовими особами підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, а також інші порушення вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 510 до 1700 грн.
Окрім цього, можливі й фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП, тобто накладення штрафу в трикратному розмірі мінімальної зарплати, установленої на момент виявлення порушення (на 1 травня це 1450 грн. х 3 = = 4350 грн.). Такий штраф накладають за порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш ніж за один місяць, а також за виплату їх не в повному обсязі.
Отже, вважаємо, що коли затримка з виплатою компенсації не перевищує одного місяця, то й підстав для застосування такого штрафу немає.
Впевнені, стаття вам допоможе розібратись та виправити помилку!
