Теми статей
Обрати теми

Стажування за кордоном: як оформити?

Ковшова О., економіст-аналітик ВБ «Фактор»
Приводом для написання статті стало наступне запитання від читача: «Працівника нашої ради (є посадовою особою місцевого самоврядування) запросили до іншої країни за рахунок приймаючої сторони строком на 4 місяці для стажування в «закордонній» місцевій раді. Які нюанси оформлення такої поїздки? Чи не втратить свою посаду працівник по поверненні до основного місця роботи та хто може виконувати його обов’язки на час відсутності? Чи можна оформити таку поїздку як відрядження за кордон?».

Відрядження чи не відрядження?

Найголовніше, що треба зазначити, — така поїздка не може вважатись відрядженням через надто тривалий строк перебування в іншій країні. Підставою є п. 1 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон»1.

1 Далі за текстом — Інструкція № 59.

Відповідно до зазначеного пункту строк відрядження за кордон визначає керівник установи, але такий строк не може перевищувати 60 календарних днів (тобто близько двох місяців). Із цього правила є винятки — випадки, передбачені постановою КМУ від 02.02.11 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»2.

2 Далі за текстом — постанова № 98.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

п. 1 розд. I Інструкції № 59

Зауважимо: ситуація, описана у запитанні до редакції, не належить до випадків, зазначених у постанові № 98. З їх повним переліком можна ознайомитись у самому документі. Поїздка працівника, описана у запитанні, не може вважатись відрядженням за кордон через надто тривалий строк перебування в іншій країні.

На нашу думку, переймання досвіду роботи відноситься до навчання шляхом підвищення кваліфікації, хоча у постанові № 98 передбачені й випадки, коли відрядження також передбачає навчання, наприклад, для військовослужбовців (абз. 7 п. 6 постанови № 98).

Вважаємо, що у даному випадку треба застосовувати не Інструкцію № 59, а постанови КМУ:

1

від 07.07.10 р. № 564 «Про затвердження Положення про систему підготовки, спеціалізації та підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування»3.

Примітка. Підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування — навчання з метою оновлення та набуття умінь, знань, навичок і здатності виконувати завдання

та обов’язки, необхідні для провадження професійної діяльності на державній службі та на службі в органах місцевого самоврядування.

Підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування є безперервним процесом і здійснюється за такими видами (п. 8 Положення):

— навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації;

— тематичні постійно діючі семінари;

— спеціалізовані короткострокові навчальні курси;

— тематичні короткострокові семінари, зокрема тренінги;

стажування в органах, на які поширюється дія законів України «Про державну службу» та «Про службу в органах місцевого самоврядування», а також за кордоном

2

від 04.03.96 р. № 287 «Про затвердження Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання та стажування»4.

Примітка. Положення поширюється на працівників, а також військовослужбовців, наукових (науково-педагогічних) працівників, докторантів, ад’юнктів, аспірантів і студентів, направлених відповідно до укладених міжнародних договорів України за кордон на навчання або стажування (наукове стажування) як на двосторонній основі, так і за рахунок сторони, що приймає, або сторони, що направляє.

3 Далі за текстом — Положення.

4 Далі за текстом — Положення № 287.

Увага! Направлення за кордон на навчання здійснюється за умови фінансування витрат стороною, що приймає, в тому числі міжнародними організаціями, що надають технічну допомогу Україні, або стороною, що направляє, або на безоплатній основі (п. 6 Положення № 287).

Якщо фінансування навчання здійснює сторона, що направляє, треба враховувати п. 18 Положення № 287. Він говорить про те, що фінансування підготовки, спеціалізації та підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування здійснюється за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, бюджету АР Крим та інших джерел. Звичайно, не заборонених чинним законодавством.

Підвищення кваліфікації у подробицях

Положення висуває вимоги до підвищення кваліфікації не лише для державних службовців, але й для посадових осіб місцевого самоврядування. Так, стажування державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування в органах, на які поширюється дія законів України «Про державну службу» та «Про службу в органах місцевого самоврядування», а також за кордоном, проводиться з метою вивчення досвіду управлінської діяльності, здобуття практичних знань, набуття умінь і навичок за фахом (п. 11 Положення).

Увага! Після стажування, що проводиться за індивідуальним планом, посадова особа місцевого самоврядування подає звіт про виконання плану стажування керівникові органу, в якому вона проходила стажування, та керівникові органу, який направляв на стажування.

Отже, працівник може виїхати на стажування до іншої країни відповідно до розпорядження (наказу) керівника. Але є декілька моментів, які стосуються служби в органах місцевого самоврядування та заробітної плати на посаді, яку обіймає такий працівник.

Держава гарантує працівникові, направленому підприємством на курси підвищення кваліфікації з відривом від виробництва, збереження місця роботи (посади) та здійснення виплат, передбачених законодавством. Про це свідчить ст. 122 Кодексу законів про працю України5.

5 Далі за текстом — КЗпП.

Увага! Норми оплати праці, гарантії для працівників (зокрема, оплату для тих, які направляються для підвищення кваліфікації, оплату при різних формах виробничого навчання, перекваліфікації або навчання інших спеціальностей тощо), а також гарантії та компенсації працівникам в разі службових відряджень встановлюються Кодексом законів про працю України та іншими актами законодавства України. Норми і гарантії в оплаті праці, передбачені Законом України від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці»6 та КЗпП України, є мінімальними державними гарантіями. І це прописано у ст. 12 Закону № 108.

6 Далі за текстом — Закон № 108.

Тобто за працівником, який буде проходити стажування, зберігається посада.

Строк та форма підвищення кваліфікації визначаються органом, у якому працює державний службовець чи посадова особа місцевого самоврядування, залежно від сфери їх діяльності (абз. 9 п. 8 Положення). Одночасно Положення передбачає, що строк підвищення кваліфікації з відривом від служби із збереженням заробітної плати не повинен перевищувати чотирьох тижнів (за погодженням із КМУ, як виняток, — двох місяців), без відриву від служби — шести місяців.

Тобто працівнику, що виїжджає за кордон на стажування, заробітну плату виплачують лише за місяць. Інші три місяці, перебуваючи за кордоном, він її отримувати не буде, оскільки відповідно до вимог Положення це вважається відривом від служби. І це логічно. Тому що працівник не виконує свої обов’язки за трудовим договором на посаді, яку обіймає. Важливе значення у цьому має визначення самого терміна «заробітна плата», наведеного у ст. 1 Закону № 108:

Заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.

На час відсутності працівника, який буде перебувати на стажуванні за кордоном, може бути прийнята особа за строковим трудовим договором (чи виконання обов’язків працівника, що проходить стажування за кордоном, може виконувати за сумісництвом інший працівник з дозволу керівника на підставі відповідного розпорядження).

Зауважимо, що інколи буває так, що сторона, яка запросила працівника на навчання, не відшкодовує йому певні види витрат. Чи означає це, що працівник повинен оплачувати їх за власні кошти? На щастя, ні. І підставою для цього є вимоги п. 8-11 Положення № 287.

Зокрема, якщо приймаюча сторона не забезпечує:

харчуванням

кошти в іноземній валюті можуть виплачуватись працівникові, направленому за кордон на навчання, за рішенням керівника у розмірі, що визначають у відсотках до сум витрат на відрядження, затверджених постановою № 98 для конкретної зарубіжної країни, зокрема:

80 % — коли сторона, що приймає, не забезпечує осіб, направлених за кордон на навчання, харчуванням;

65 % — коли сторона, що приймає, забезпечує осіб, направлених за кордон на навчання, одноразовим харчуванням;

45 % — коли сторона, що приймає, забезпечує осіб, направлених за кордон на навчання, дворазовим харчуванням.

Примітка. За рішенням керівника працівнику можуть бути виплачені кошти в іноземній валюті у розмірі 30 % у разі, коли сторона, що приймає, забезпечує осіб, направлених за кордон на навчання, триразовим харчуванням.

безоплатним проїздом

оплату проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і у зворотному напрямку здійснюють з урахуванням вимог постанови № 98 та Інструкції № 9.

Примітка. З приводу оплати проїзду треба враховувати й витрати на оплату віз. При вирішенні цього питання керуватись треба нормами Інструкції № 59 в частині службових відряджень за кордон. Більш детально про це ми писали у липневому номері газети за 2017 рік на с. 23.

безоплатним житлом

витрати на наймання житла може відшкодувати сторона, що направляє, у межах сум витрат, затверджених постановою № 98 для відповідної країни

безоплатним медичним обслуговуванням

працівник одержує необхідну медичну допомогу за рахунок сторони, що його направляє, зокрема:

— лікарняну допомогу, яка включає витрати на харчування, — у разі захворювання, що потребує лікування в стаціонарній лікувальній установі, у тому числі за необхідності операційного втручання, крім пластико-косметичних операцій, якщо потреба у них не викликана нещасним випадком;

— амбулаторну допомогу — у разі захворювання, що потребує спеціалізованої амбулаторно-медичної допомоги (у тому числі лікування з метою усунення гострого зубного болю, крім протезування, якщо потреба у ньому не викликана нещасним випадком) та амбулаторних процедур, які включають малу хірургію;

— допомогу вдома — коли хворого не поміщено до стаціонару і він не може лікуватись амбулаторно.

Примітка. Порядок проведення розрахунків, пов’язаних з медичним обслуговуванням працівників, направлених за кордон на навчання, визначають за домовленістю сторін.

Увага! Керівник може встановлювати обмеження щодо розмірів виплати коштів працівникові, направленому за кордон на навчання (п. 8 Положення). Це означає, що керівник вирішує це питання на власний розсуд та виходячи з можливостей фонду оплати праці. Він може як встановити такі обмеження працівнику, що їде на стажування за кордон, так і не встановлювати їх, якщо фонд оплати праці дозволяє цього не робити.

Тепер зазначимо про добові.

Добові за час проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і повернення до місця роботи (навчання) в Україні виплачують у порядку, передбаченому законодавством про службові відрядження, якщо сторона, що приймає, не провадить зазначених виплат (п. 7 Положення № 287).

Тобто відповідно до норм Інструкції № 59 в частині, що діє для службових відряджень за кордон. Рекомендуємо з ними ознайомитись більш детально.

Увага! У разі направлення на навчання працівнику не виплачують надбавки до сум добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників, затверджених постановою № 98.

Одночасно установа (сторона, що направляє на навчання) не проводить працівникам, направленим за кордон на навчання7, доплат до стипендій або інших грошових виплат, виплачених стороною, що приймає.

7 У тому числі за час проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і повернення до місця роботи (навчання) в Україні, крім витрат на наймання житла, проїзд до місця навчання і назад (за наявності підтвердних документів).

Нюанси оформлення стажування за кордоном

Про основні моменти документального оформлення працівника, який направляється на курси підвищення кваліфікації, йшлось у листі Міністерства соціальної політики України від 29.06.16 р. № 813/13/84-16 «Щодо направлення на підвищення кваліфікації працівників».

Як зазначає компетентний орган, направлення працівника на курси підвищення кваліфікації оформляють наказом (розпорядженням) за підписом керівника.

Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах, організаціях регламентується наказом Держкомстату України від 05.12.08 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»8. Наказом № 489 затверджено типову форму Табеля обліку використання робочого часу № П-59.

8 Документом затверджені та введені в дію з 01.01.09 р. типові форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій, далі — наказ № 489.

9 Далі за текстом — Форма.

Так, на підставі наказу (розпорядження) про направлення працівника на курси підвищення кваліфікації в табелі обліку робочого часу можна зробити відмітку «Ін» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством.

Увага! Згідно з приміткою 2 до Форми вона має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників. Отже, за необхідності її може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві, установі чи організації.

Не забувайте відображати інформацію про працівників, направлених за кордон на навчання, у формі державного статистичного спостереження № 9-ДС (річна) «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування».

Зокрема, у п. 3.12 роз’яснення Державної служби статистики України від 13.01.16 р. № 17.4-12/1 зазначено, що у графі 13 мають міститись дані щодо витрат на підвищення кваліфікації працівників за кордоном, що були здійснені установою відповідно до Положення в національній валюті за курсом Національного банку України на дату оплати.

Нагадаємо: Інструкція щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 9-ДС (річна) «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів» затверджена наказом Держкомстату від 07.10.10 р. № 415.

Що стосується оформлення документів, пов’язаних зі стажуванням, самим працівником, то враховувати треба п. 12 Положення № 287. Зокрема, фінансові зобов’язання працівників, які направляються за кордон на навчання, а також організацій, що їх направляють, регулюють постанова № 98 та Інструкція № 59. А це означає, що працівник має подати до бухгалтерії авансовий звіт у строки та за формою, що визначені Інструкцією № 59.

Увага! До авансового звіту мають бути додані оригінали підтвердних документів, які стосуються тих витрат, які сторона, що приймає, не відшкодовує.

Окрім цього, по поверненні працівник має надати керівнику установи, в якій працює, і звіт про виконання плану стажування, затверджений керівником органу, в якому він проходив таке стажування.

Стажування за програмою

Орган місцевого самоврядування може направити працівника на стажування за кордон в рамках відповідної програми (за умови, що вона затверджена). Наприклад, за програмою розвитку місцевого самоврядування.

Враховуйте, що при формуванні місцевого бюджету на поточний рік мають бути передбачені кошти на фінансування заходів такої програми. Серед заходів програми має бути прописане й стажування посадових осіб місцевого самоврядування за кордоном (за рахунок установи, сторони, що приймає, на умовах співфінансування, інших джерел, не заборонених чинним законодавством тощо).

Зауважимо: така програма найбільш повно пов’язує зв’язок стажування за кордоном із діяльністю установи та при перевірці підтвердить правомірність витрат, відшкодованих працівнику, що виїхав на стажування до іншої країни. Оскільки, як правило, метою програми розвитку місцевого самоврядування є раціоналізація й підвищення ефективності функціонування системи місцевого самоврядування, забезпечення сталого місцевого розвитку, посилення координованості роботи органів місцевого самоврядування, депутатів місцевих рад щодо вирішення нагальних проблем розвитку громади.

Одночасно серед основних завдань таких програм має місце вивчення, аналіз, узагальнення і впровадження вітчизняного і світового досвіду в роботу органів місцевого самоврядування.

Як варіант, фінансування вказаних видатків на стажування працівника за кордоном (у випадку, коли приймаюча сторона не відшкодовує певні витрати) можливе також за рахунок програм підвищення кваліфікації посадових осіб (та/або депутатів) ОМС, затверджених відповідними радами.

В обох випадках враховуйте наступне. За програмами, можливо, простіше буде провести лише витрати, пов’язані з придбанням квитків на проїзд обраним видом транспорту (на літак, автобус тощо).

Що стосується виплати добових й заробітної плати (лише за 4 тижні), відшкодувати їх можна за нормами чинного законодавства, як вказано на початку статті. Тобто в наказі (розпорядженні) керівника повинна міститись точна інформація про назву програми стажування, місто та країну, де буде проходити стажування, а також вказаний маршрут пересування від місця основної роботи до країни перебування та назад.

Джерела покриття витрат на видатки, які приймаюча сторона не забезпечує, — це видатки на відрядження установи. Запланувати такі видатки заздалегідь неможливо, якщо про наміри проводити стажування не було відомо наприкінці попереднього бюджетного періоду, коли відбувалось формування проекту місцевого бюджету.

Якщо це саме така ситуація, ймовірно (виключно за наявності відповідних джерел фінансування), доведеться вносити зміни у кошторис на утримання установи. Найбільш «дорогими» видатками можуть стати витрати на придбання квитків та віз (можуть бути й усі інші, зокрема медичні, на страхування тощо) у випадку, якщо приймаюча сторона їх не відшкодовує.

Увага! Не можна закладати до програм виплату заробітної плати працівнику на весь період стажування за кордоном (тобто на 4 місяці стажування), так само, як і у випадку, коли такі виплати проводять за рахунок витрат на відрядження (тобто не за програмою). Це не передбачено нормами чинного законодавства та при перевірці може привести до питання правомірності здійснення подвійної оплати — тому, хто отримує виплати за сумісництво чи на підставі строкового договору та тому, хто проходить стажування.

Вважаємо, що виплата заробітної плати працівнику, що проходить стажування за кордоном, на весь період стажування (якщо його строк більше одного місяця) — однозначно прирівнюється до порушення вимог постанови № 287.

Водночас, на нашу думку, стажування більше одного місяця все ж таки має умовні формальні ознаки працевлаштування, якщо так можна сказати. А відтак, логічно, що такому працівнику має бути оплачений весь строк стажування та, на жаль, це не передбачено чинним законодавством.

На наш погляд, постанова № 287 зберігає місячну заробітну плату виходячи з того, що один місяць — начебто достатній час для оволодіння працівником достатнім рівнем теоретичних та практичних навичок (тобто для того, щоб виконати програму стажування).

На думку редакції, найкращим виходом із цієї ситуації може бути варіант із програмою підвищення кваліфікації. Зупинимось на цьому більш детально.

В теорії за програмою підвищення кваліфікації посадових осіб (та/або депутатів) ОМС можливо закласти заробітну плату працівнику, що виїжджає на стажування за кордон, на час, який не оплачується за постановою № 287. Зробити це можна за аналогією зі стипендіями для обдарованих та талановитих учнів загальноосвітніх навчальних закладів, які:

1

затверджуються у відповідних програмах

2

виплачуються в обсягах, чітко визначених в тексті цих програм

Примітка. Наразі щодо виплат стипендій чинне законодавство не встановлює обмежень. Розмір стипендій кожна рада затверджує на власний розсуд, виходячи з власних фінансових можливостей місцевого бюджету. Але, звичайно, розмір таких виплат має бути обґрунтованим.

На наш погляд, це єдиний варіант того, як дійсно працівнику можна оплатити ще три місяці стажування. Адже під час стажування працівник ходить до органу, в якому відбувається стажування, фактично як на роботу. І при цьому він, напевно, може виконувати (або виконує) певні обов’язки, які на нього може покласти (покладає) керівник стажування для закріплення певного досвіду (навичок, умінь тощо).

Увага! Використовувати такий варіант можна лише для стажування за кордоном з питань, що мають особливу важливість для громади. Тобто не будь-яке стажування за кордоном можна підводити до цього варіанту. Мають бути вагомі обґрунтування виплати такої стипендії працівнику, який проходить стажування за кордоном.

Як свідчить практика, наразі в бюджетних установах оплата довгострокових стажувань за кордоном тривалістю більше чотирьох тижнів не проводиться. Але якщо в цьому дійсно є потреба, працівнику, який проходить стажування за кордоном, може бути надана стипендія відповідно до умов програми підвищення кваліфікації. На нашу думку, у цьому випадку у контролюючих органів не повинно виникати зайвих запитань щодо правомірності здійснення цих виплат такому працівнику. Оскільки є відповідна програма й підтверджена особлива важливість такого стажування за кордоном.

Редакція висловлює вдячність за допомогу у підготовці статті начальнику фінансового управління Чугуївської міської ради Харківської області Олені Бутовій.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі