Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, визначають норми п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України та п. 2 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі — Положення).
Нагадаємо: Положення затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.04 р. № 637.
Фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі (п. 2.12 глави 2 Положення).
Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі — Порядок).
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи (п. 6 Порядку).
Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту. Виняток становлять «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнює особа, яка надала такі кошти. А от графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).
У графі «Одержано (від кого, № та дата)» Звіту зазначають суму отриманого авансу, а також спосіб, у який такий аванс було отримано (видано з каси, перераховано на особистий картковий рахунок або знято за допомогою корпоративної платіжної картки).
Якщо грошові кошти:
— видано підзвітній особі з каси на підставі видаткового касового ордера, то у графі «Одержано (від кого, № та дата)» слід зазначити: «Із каси» та вказати дату і номер видаткового касового ордеру або видаткової відомості;
— перераховано на особистий картковий рахунок, то в наведеній графі зазначають: «З поточного рахунку» та вказують дату і номер платіжного доручення.
У разі ж якщо грошові кошти знято за допомогою корпоративної платіжної карти, то в наведеній графі слід зазначити «З корпоративного рахунку», номер рахунку та вказати дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанція/чек банкомата, касовий чек, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги), сліп тощо).
