Наголосимо: усі відповіді на запитання, що виникають при відрядженнях, треба шукати в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (далі — Інструкція № 59). Цей документ затверджено наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Тільки за наявності підтвердних документів (в оригіналі) бюджетна установа має право відшкодувати витрати на проїзд та проживання відрядженому працівнику.
Спочатку поговоримо про відшкодування витрат на проживання.
Нагадаємо: граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу затверджені постановою КМУ від 02.02.11 р. № 98 (далі — Постанова № 98). Зокрема, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення становлять 250 грн. з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.
На щастя, Інструкція № 59 не визначає перелік житлових приміщень, в яких має перебувати відряджений працівник. Тож своє місце проживання він має погодити із керівником установи ще до того, як виїде у відрядження (якщо це можливо), та краще прописати це в наказі (розпорядженні) про відрядження.
Якщо керівник надає працівнику право самостійно обирати своє місце проживання, останньому треба враховувати граничні норми на проживання в готелі чи іншому житловому приміщенні.
Готель — підприємство будь-якої організаційно-правової форми та форми власності, що складається із шести і більше номерів та надає готельні послуги з тимчасового проживання з обов’язковим обслуговуванням. Саме таке визначення містять «Правила користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг». Документ затверджено наказом Державної туристичної адміністрації від 16.03.04 р. № 19 (ср. ).
Відповідно до п. 1.3 Правил номер — окреме вмебльоване приміщення, що складається з однієї або декількох кімнат, обладнаних для тимчасового проживання.
Готель самостійно вирішує, які номера мають ступінь підвищеної комфортності, та встановлює їх вартість залежно від їх облаштування.
На нашу думку, якщо вартість номеру напівлюкс, в якому зупинився відряджений працівник, не перевищує 250 грн., то установа має право відшкодувати працівнику такі витрати за наявності підтвердних документів. Судячи із запитання, працівник разом з авансовим звітом надав рахунок з готелю. Тобто витрати на найм житлового приміщення він підтверджує, тож бухгалтеру треба подивитись на вартість такого номеру.
Якщо вартість номеру перевищує 250 грн., то саме керівник установи вирішує питання про відшкодування надлишку із суми перевищення, прописаної у рахунку з готелю.
Тепер про відшкодування витрат на проїзд.
Коли відряджена особа не надає роздрукований посадочний документ, їй не відшкодовують витрати на проїзд, оскільки немає підтвердження їх здійснення (оригіналу підтвердного документа). Підставою є вимоги Інструкції № 59, зокрема п. 12 розділу II.
Нагадаємо: у разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ.
До речі, якщо відряджений працівник оплачував електронний квиток через Інтернет, зазвичай посадковий документ надсилається на електронну адресу. Також за зверненням працівника до сервісу, де він купував такий квиток, йому нададуть його ще раз, у паперовому вигляді, який і буде слугувати підтвердженням його витрат на проїзд.
