1 Див. «Місцеве самоврядування» № 1, 2 та 3 за січень, лютий та березнь 2016 р. відповідно.
2 Далі за текстом — Інструкція за зверненнями громадян.
3 Далі за текстом — Типова інструкція.
4 Далі за текстом — ОМС.
Інструкція за зверненнями громадян
Як і раніше, відповідно до п. 1 Інструкції за зверненнями громадян діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян має вестися окремо від інших видів діловодства і покладатися на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату, а особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій. У нашому випадку — керівники ОМС, тобто сільські, селищні, міські голови, голови районних та обласних рад. Цей пункт документа змін не зазнав.
Так, основні зміни дісталися п. 2 Інструкції за зверненнями громадян.
По-перше, відповідно до оновленої редакції абз. 1 п. 2 Інструкції за зверненнями громадян усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, — наступного після нього робочого дня на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (додаток № 1), або в журналах (додаток № 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток № 3) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.
Як і раніше, журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається, якщо річний обсяг надходження становить до 600 пропозицій, заяв та скарг і таку ж кількість звернень громадян на особистому прийомі.
По-друге, п. 2 Інструкції за зверненнями громадян доповнено новим абз. 3, згідно з яким електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті організації.
По-третє, п. 2 Інструкції за зверненнями громадян доповнено новим абз. 4, відповідно до якого датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
По-четверте, п. 2 Інструкції за зверненнями громадян доповнено новим абз. 5, за яким розміщена на офіційному веб-сайті організації електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.
По-п’яте, п. 2 Інструкції за зверненнями громадян доповнено новим абз. 6, який передбачає, що у разі, коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.
По-шосте, письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами, або в журналах (додатки № 1 і 2). Отже, усні пропозиції, заяви та скарги також мають реєструватися на реєстраційно-контрольних картках.
І, нарешті, остання, сьома зміна до Інструкції за зверненнями громадян, є суто технічною, адже полягає у тому, що після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому Мін’юстом (до внесених змін ця функція належала Головному архівному управлінню при КМУ).
Як наслідок зазначених вище змін до Інструкції за зверненнями громадян оновлено форму реєстраційно-контрольної картки (додаток № 1) та Журналу реєстрації звернень громадян (додаток № 2).
Решта положень Інструкції за зверненнями громадян лишилася без змін.
Типова інструкція
Типова інструкція також зазнала змін, які здебільшого пов’язані із запровадженням електронного документообігу та використанням електронного цифрового підпису. Розглянемо їх.
По-перше, викладено у новій редакції п. 2 Типової інструкції наступного змісту:
2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та документування управлінської діяльності в електронній формі, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.
(п. 2 Типової інструкції)
По-друге, викладено у новій редакції п. 3 Типової інструкції:
3. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі — інструкції установ), що розробляються на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі — регламенти та національні стандарти).
Перелік документів, проходження в установі яких переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується наказом (розпорядженням) керівника.
Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.
(п. 3 Типової інструкції)
По-третє, викладено у новій редакції п. 23 Типової інструкції:
23. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
Під час створення (проходження) в установі документів в електронній формі бланки можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.
(п. 23 Типової інструкції)
По-четверте, оновлено редакцію абз. 2 п. 24 Типової інструкції щодо обліку бланків. Так, після внесених змін уточнено, що обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки в паперовій формі. Нагадаємо, що попередня редакція цього абзацу передбачала обов’язковий облік пронумерованих бланків.
По-п’яте, викладено у новій редакції п. 161 Типової інструкції, що визначає порядок здійснення реєстрації документів:
161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Установи, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструють документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
Установи, які є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструють документи тимчасового зберігання виключно в електронній формі згідно з інструкціями установ.
(п. 161 Типової інструкції)
Фактично змін зазнав абз. 2 п. 161 Типової інструкції та з’явився новий абз. 3, у той же час абз. 1 цього пункту Типової інструкції залишився незмінним.
Отже, це наразі всі зміни, що відбулися у сфері організації діловодства та, зокрема, діловодства за зверненнями громадян.
Сподіваємося, всі ОМС вже оновили свої Інструкції з діловодства та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і привели їх у відповідність до змін, про які йшлося у статті.
