Мінфін наказом від 28.07.17 р. № 669 (далі — наказ № 669) затвердив зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (далі — Інструкція № 59). Наказ № 669 набрав чинності з дня опублікування («Урядовий кур’єр», № 72 (15.09.17 р.), ст. 2224). Нагадаємо: Інструкція № 59 затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Треба сказати, що наказ № 669 суттєво вдосконалив норми Інструкції № 59, зокрема її доповнено новими нормами. Якими?
По-перше. Якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовують збір за переказ грошових коштів електронними засобами (згідно з правилами платіжної системи) за наявності документального підтвердження його сплати (виписки з карткового рахунку або іншого документа на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору). Дуже важливе уточнення, але в Інструкції № 59 не вказано, яка саме це може бути платіжна картка. Ймовірно, мається на увазі як корпоративна, так і особиста платіжна картка відрядженого працівника.
По-друге. Відтепер керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, та витрат не лише на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні, але й на інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби). Раніше це не передбачалось. І, на нашу думку, таке уточнення дійсно має сенс. Оскільки, можливо, дешевше буде придбати, наприклад, квиток у касі, аніж через мережу Інтернет.
По-третє. При здійсненні інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка буде роздрукований на паперовому носії проїзний документ. Таке доповнення вкрай важливе, бо Інструкція № 59 взагалі не містила жодної згадки про можливість придбання квитків на автобус через інтернет-сервіси.
Крім того, у разі повернення проїзного документа на автобусні пасажирські перевезення до звіту треба додати роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідку) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем. До речі, у листі (акті, довідці) мають бути зазначені сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.
По-четверте. Для відряджень в межах України за допомогою авіаліній значно ширше викладені вимоги, що стосуються використання електронного авіаквитка.
Зокрема:
— підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс;
— у випадку втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона пасажира відрядженому працівникові з дозволу керівника (або особи, з якою відрядження було погоджено) можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.
По-п’яте. Доповнення не оминули й випадки відрядження за кордон. Відтепер витрати, які зазначені у п. 7 розділу III Інструкції № 59, відшкодовуються також й супроводжуючому (не більше ніж одному) відрядженого працівника у разі, коли він має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору.
Нагадаємо: це такі витрати, як, наприклад, витрати на:
— проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах затверджених постановою КМУ від 02.02.11 р. № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, (з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат). Виключення становлять витрати на побутові послуги та витрат на оплату податку на додану вартість;
— на побутові послуги тощо.
