Розпочати характеристику проектного менеджменту в цьому матеріалі я пропоную з визначення поняття «проект». Простими словами, проект — це сукупність дій, які разом спрямовані на досягнення певної мети.
З чого розпочинається проект?
Будь-який проект спрямований на вирішення певних проблем об’єктивної реальності. Тож у будь-якому випадку розпочинати розробляти проект необхідно з постановки проблеми. Саме проблема, яка існує в суспільстві та потребує вирішення, є ключовим елементом будь-якого проекту. Проблема має об’єктивно існувати та впливати на суспільне життя. Існування проблеми може бути підтверджене аналітичними та статистичними даними, фото- та відеоматеріалами. При чіткому наведенні таких даних, прикладів, які підтверджують існування поставленої проблеми, особливо у проектних пропозиціях на гранти, ваш проект не буде виглядати «голослівно».
Чим масштабніше ви описуєте проблему — тим більшим має бути охоплення людей, які від цієї проблеми потерпають.
Коли ви точно зрозуміли, яка проблема суспільного життя потребує вашого втручання — ви визначаєте мету, якої ви б хотіли досягти, реалізувавши свій проект.
| Мета проекту — лаконічне та узагальнююче визначення впливу проекту, якого планується досягти. Ключові ознаки мети, як вже було сказано, — лаконічність і узагальнюючий характер. |
Немає потреби характеризувати мету проекту кількома складними реченнями. Якщо мета задовга та складна — це означає, що ви не до кінця розумієте свою мету.
Так само немає потреби давати кількісні та якісні показники, які очікується досягти за допомогою активностей проекту, в його меті.
Для цього проектні пропозиції часто містять інші розділи (див. «Очікувані результати»).
Приклад визначення мети проекту:
| «Розвиток креативної економіки Богодухівського району Харківської області через кампанію на підтримку малого та середнього бізнесу, який працює в сфері креативних індустрій». |
Важлива ознака проекту — його географія. Ви маєте чітко усвідомлювати, яке регіональне охоплення передбачає ваш проект. Певні форми проектних пропозицій містять окрему графу щодо географії проекту. В іншому випадку — географія проекту має бути чітко зрозуміла або з мети проекту, або з опису його активностей.
Описавши проблему та мету проекту, ви також маєте чітко визначити його цільову аудиторію.
| Цільова аудиторія — це соціальні групи, які отримають користь від досягнення проектом його мети. |
При визначенні цільової аудиторії важливо звертати увагу на соціально-демографічні ознаки таких груп (вік, стать, соціальний статус), а також встановити приблизну кількість осіб, які включені в таку цільову аудиторію, в тому числі в залежності від географії проекту.
Ключова частина проекту — це опис діяльності в рамках проекту. Ви вже розумієте, яка є проблема, знаєте, який найкращий результат цю проблему повністю або частково вирішить. Тепер важливо запропонувати конкретні дії, які до цього приведуть.
Діяльність за проектом має чітко відповідати меті в цілому та очікуваним результатам проекту зокрема. Презентуючи ваш проект, особливо — подаючи його на грант, при його оцінці будуть звертати увагу, перш за все, на наступні ознаки:
1) чи відповідає заявлена мета проекту пріоритетам проектної пропозиції?
2) чи буде мета проекту досягнута в результаті запропонованих активностей проекту?
Активності проекту мають складати сукупність послідовних та логічно пов’язаних дій, які разом призводять до конкретного результату. В залежності від форми проектної пропозиції вам також можуть запропонувати поділити ваш проект на певні чіткі етапи, які окремо один від одного так само досягають певних результатів, а в сукупності виконують завдання та досягають мети проекту.
При описі активностей проекту або в окремому розділі проектної пропозиції важливо оцінити свої сили, а у випадку написання грантової заявки — довести донору, що ви спроможні реалізувати проект. Оцініть свої активи, найважливіше — кадрові. Детально проаналізуйте, скільки людей має забезпечувати виконання тієї чи іншої активності проекту, які їм для цього потрібні кваліфікація та досвід. Будьте готові вже на етапі написання проектної пропозиції розуміти конкретних осіб та їх потенційну роль в проекті. Бажано навіть попросити таких осіб підготувати свої резюме з описанням власної освіти та кваліфікації. Якщо є можливість і це передбачено формою проектної пропозиції — долучайте ці резюме та органіграми (схеми розподілу функцій в проекті) до проектної пропозиції. Ефективна та досвідчена команда — ваш найважливіший «козир» перед донором.
Наступний розділ, в більшості випадків загальний для форм проектних пропозицій — очікувані результати проекту. Це конкретні зміни в середовищі, які потенційно викликає ваш проект. Очікувані результати мають:
1) вирішувати проблему (частково або повністю), заявлену в розділі «опис проблеми»;
2) в сукупності досягати мети, заявленої в розділі «мета проекту».
Очікувані результати, бажано, мають складати певні величини, які можна виміряти, як-от «до 1000 осіб будуть обізнані про нове законодавство у сфері реформування медицини в Україні».
Важливим компонентом будь-якого проекту має виступати стійкість його результатів. Проект має «жити» після завершення вашої діяльності, цільова аудиторія проекту має відчувати його вплив у короткостроковій та довгостроковій перспективі. Якщо ви не можете довести, що діяльністю в рамках проекту ви створюєте передумови для системного подолання виявлених вами проблем в майбутньому — ваш проект не буде ефективним. І тільки зараз я пропоную вам повернутися на початок проектної пропозиції — до назви проекту. На цьому етапі у вас вже є повне розуміння того, як виглядає ваш проект, і тільки зараз, на моє переконання, ви готові розробити його бренд.
Назва — це найкоротша характеристика вашої діяльності за проектом, втім, його найгучніша характеристика. Як і для будь-якого бренду, для назви бажано, щоб вона була короткою.
Найкраще — до 3-х слів (в тому числі допускаються акроніми, які ви зможете розшифрувати в тексті пропозиції).
При роботі над назвою проекту майте на увазі, що будь-який більш-менш масштабний проект матиме свій візуальний стиль, в тому числі й логотип, тож назва і логотип мають корелювати між собою. Вже при поданні, якщо це допускається у формі проектної пропозиції, ви можете запропонувати донору варіанти розробленого вами візуального стилю — це, в тому числі, запевнить донора, що ви серйозно ставитеся до проекту та вже виконали певні роботи в напрямку його реалізації.
У статті наведена лише частина позицій проектної пропозиції, які зустрічаються в формах різних донорів. Я акцентую на них увагу, адже, на моє переконання, підготовка проекту в такому форматі допоможе вам потім адаптувати свій проект під будь-які форми.
Декілька слів про бюджет
Бюджет — чи не найголовніший етап при розробці проекту. Втім, як самі проекти, так і їх бюджети можуть кардинально відрізнятися один від одного. Тут я можу тільки навести коротку характеристику основних статей бюджету, які можуть виникати в проекті, та звернути увагу на певні особливості у їх прорахунку:
| Оплата праці | Ваш проект має забезпечуватися за рахунок найманих працівників, це звичайна практика. У випадку, якщо заявником у проекті виступатиме громадське об’єднання — ви можете повністю покрити витрати на оплату праці за рахунок проекту (в тому числі на умовах строкового трудового договору). Якщо ж заявник у проекті — ОМС, будьте обережні і звертайте увагу на умови, вказані у запиті на надання проектних пропозицій. Донори можуть встановлювати різні обмеження на рівень заробітної плати пропорційно до усієї вартості проекту. У будь-якому випадку намагайтеся, щоб оплата праці не перевищувала 15 відсотків усієї вартості проекту |
| Закупівля обладнання та матеріальних ресурсів | При визначенні активностей проекту для його розробників є цілком зрозумілим, які закупівлі передбачатиме проект. Тож при складанні бюджету здійсніть первісний моніторинг вартості об’єктів, передбачених вашим бюджетом, в тому числі — за допомогою Інтернету. Не намагайтеся поставити найвищу вартість об’єкту, втім, так само, не обирайте найнижчу ціну |
| Витратні матеріали та інші адміністративні витрати | Ці розділи найчастіше включають оренду приміщення, необхідного для роботи команди проекту, канцелярське приладдя, витрати на зв’язок, банківські послуги, витрати на транспорт штатних працівників проекту. Втім, транспортні витрати можуть бути окремою та досить великою статтею бюджету, якщо переїзди у різні населені пункти як штату проекту, так і потенційної цільової аудиторії виступають невід’ємною та важливою частиною проекту |
| Закупівля послуг | Тут маються на увазі всі ті роботи та послуги, необхідні для виконання проекту, починаючи від послуг лекторів для певних заходів, закінчуючи послугами зі встановлення та використання обладнання проекту (наприклад, встановлення дитячого майданчика або налаштування звуку на масовому заході) |
Увага! Поданий вами бюджет не є остаточною сумою, яку ви отримаєте у разі перемоги у грантовому конкурсі — на етапі подання заявки ваш бюджет є лише ціновою пропозицією. Сума може корегуватися як у ваш бік, так і навпаки.
Читаємо оголошення про грантовий конкурс
У цьому розділі я хочу більш детально звернути увагу на оголошення про проведення конкурсу проектів (грантові конкурси). Такі оголошення містять найважливіші істотні умови щодо участі у грантових конкурсах, а їх недотримання може призвести до відхилення вашої грантової заявки, яким би добре розробленим та потенційно ефективним не був ваш проект.
| Донор (грантодавець) конкурсу | Такими донорами можуть виступати міжнародні фінансові структури, міжнародні організації, національні благодійні фонди та донори, а також будь-які інші меценати. Необхідно знати донора, якому ви подаєте проект — його пріоритети, його грантерів (осіб, які цим донором фінансуються), його принципи організації діяльності |
| Пріоритети грантового конкурсу | Тут мається на увазі сфера суспільного життя, проблеми якої мають вирішувати проекти, що подаються на грантовий конкурс. Якщо ваш проект не відповідає вказаним пріоритетам — він буде відхилений вже на першому етапі його розгляду |
| Належні заявники (апліканти) | Цей розділ містить інформацію про те, які категорії осіб (в тому числі юридичні особи) можуть подавати форми проектних пропозицій. Цей розділ може містити додаткові умови щодо досвіду таких осіб, їх статусу. Невідповідність вказаним умовам так само веде до відхилення проекту конкурсною комісією |
| Очікуваний обсяг фінансування | Зазвичай оголошення про грантовий конкурс містять найвищу граничну суму, яка може запитуватися в рамках вашої проектної пропозиції. Так само, звертайте увагу на валюту, в якій вказаний обсяг фінансування |
| Дедлайн (кінцевий термін) подання проекту | Тут, у випадку наявності такого дедлайну, може бути додатковий кінцевий час подання проектних пропозицій, в тому числі не за українським часом |
| Адресат проектних пропозицій | Проектні пропозиції можуть подаватися в тому числі шляхом: 1) надсилання форми проектної пропозиції на адресу електронної пошти, вказаної у проектній пропозиції; 2) заповнення форм проектної пропозиції онлайн на ресурсах донора; 3) надсилання проекту звичайним поштовим відправленням. Формат подання проектних пропозицій дуже важливий, якщо визначений дедлайн проекту — в тому числі, якщо ви надсилаєте проект поштовим відправленням (враховуйте строк доставки) або заповнюєте онлайн-форми (в останній момент подання пропозицій система може працювати некоректно внаслідок великого обсягу інформації) |
Оголошення про конкурс можуть також містити рекомендації до заповнення форм проектних пропозицій, перелік питань, що часто виникають при написанні та поданні проекту, а також іншу інформацію, необхідну для дотримання усіх умов подання проекту, передбачених донором. Перш ніж подавати грант — проаналізуйте усі додані до оголошення документи, адже незначні, на вашу думку, технічні моменти можуть нівелювати усю роботу над проектом.
Впроваджувати у свою діяльність підхід, орієнтований на проектному менеджменті, та подавати заявки на гранти — зовсім не страшно. Якщо ви вірите у свою ідею, знаєте, як досягти поставленої мети, та можете реалізувати запропонований вами план дій, то все, що вам залишається — «привести до ладу» ваші думки та сформувати їх у повноцінний проект. І хтось неодмінно повірить у нього разом з вами.
