На перший погляд, при визначенні результатів проекту немає нічого складного. Однак у більшості проектних заявок є різні види результатів, які аналізуються з різних сторін.
Так, у світових підходах до проектного менеджменту виділяють три окремі категорії:
1) outputs, недослівний переклад — короткострокові результати, результати на виході або конкретні результати вашого проекту, набуті власне вашою діяльністю за проектом;
2) outcomes, недослівний переклад — довгострокові результати, наслідки або результати, які суспільство отримає та зможе далі використовувати після реалізації вами проекту;
3) impact, або вплив — зміни у суспільному полі, які викликатиме ваш проект. Із категорією впливу також тісно пов’язана категорія стійкості або життєздатності проекту.
Проект має «жити» після завершення вашої діяльності, цільова аудиторія проекту має відчувати його вплив у короткостроковій та довгостроковій перспективі.
Якщо ви не можете довести, що діяльністю в рамках проекту ви створюєте передумови для системного подолання виявлених вами проблем в майбутньому — ваш проект не буде ефективним.
Така градація результатів має показати потенційному донору, що ви чітко розумієте усі потенційні наслідки вашої діяльності за проектом.
Для демонстрації того, як це працює, пропонуємо вам розглянути ці розділи проектної заявки на простому прикладі.
Отже, вами виявлена проблема — співробітники органів місцевого самоврядування та активісти громадських організацій, які працюють у вашій громаді, не володіють достатнім рівнем знань з англійської мови, особливо — специфічною термінологією, необхідною для подання проектних пропозицій на грантові конкурси.
Для вирішення поставленої проблеми вами пропонується проект, який має на меті підвищення рівня знань професійної англійської мови для співробітників місцевого самоврядування та активістів громадських організації, які працюють у вашій громаді.
В рамках цього проекту вами пропонується наступна діяльність:
1) скласти програму професійного навчання з англійської для проектного менеджменту та подання заявок на гранти;
2) проведення професійного навчання з англійської мови для 30 співробітників місцевого самоврядування та місцевих активістів протягом 3 місяців (4 заняття на місяць, усього — 12 занять).
За результатами проекту особи, що навчаються, складатимуть кваліфікаційні тести;
3) після проходження навчання учасникам, які вдало пройшли тест, надається можливість з допомогою ментора скласти проектну пропозицію англійською мовою.
Як же розділити результати у цьому випадку?
| Короткостроковими результатами проекту виступатимуть: 1) складена програма професійного навчання з англійської мови, яка складається з 12 навальних занять; 2) 30 осіб з числа співробітників органів місцевого самоврядування та місцевих громадських активістів відібрані для участі у програмі професійного навчання англійської мови; 3) протягом 3 місяців було проведено 12 занять з англійської мови професійного спрямування; 4) 30 осіб із числа співробітників органів місцевого самоврядування та місцевих громадських активістів здали кваліфікаційні тести; 5) підготовлено 102 проектних пропозицій для подання на гранти на англійській мові | Довгострокові результати проекту: 1) щонайменше 1 проектна пропозиція з 10 поданих в рамках проекту проектних пропозицій англійською мовою отримає донорське фінансування1; 2) внаслідок діяльності за проектом буде підвищено загальний кваліфікаційний рівень співробітників органів місцевого самоврядування за рахунок знання англійської мови; 3) учасники навчальної програми зможуть подавати свої проектні пропозиції на конкурси, для яких потрібне створення проектних пропозицій англійською мовою; 4) складена програма курсу з англійської мови зможе використовуватися для підвищення кваліфікації інших цільових аудиторій після проекту | Вплив проекту виглядатиме приблизно наступним чином: За рахунок збільшення кількості англомовних проектів, що подаються від громади на різні грантові конкурси, учасники навчальної програми зможуть долучати на користь громади кошти з нових джерел, що сприятиме збільшенню кількості та якості проектів, реалізованих на користь громади |
1 Цей варіант запропонований як оптимістичний. При визначенні такого довгострокового результату будьте переконані, що до участі в навчанні відібрані особи, які мають необхідний досвід у проектному менеджменті та зможуть отримати грантове фінансування.
2 Показник у 10 проектних пропозицій визначається з урахуванням того, що не всі учасники навального циклу будуть готові в рамках реалізації проекту вже подати проектні пропозиції на грантові конкурси. Втім, 10 проектних пропозицій достатньо для загальної репрезентативності результатів проекту
Пропонуємо на наведеному прикладі розглянути далі, чому саме такі результати вказані і як працювати з іншими формами проектів.
Перш за все зверніть увагу, що всі результати складені відповідно до проектної діяльності. Кожен етап діяльності має відповідати результату, який цією діяльністю досягається.
Будь-яка дія, яку ви вказуєте, має якимось чином вимірюватися. У проектному менеджменті виділяють кількісні та якісні показники. Це ті індикатори, за якими може бути оцінено, чи досягли ви поставленого результату.
Кількісні показники — зафіксовані у числовому вигляді результати проекту. Загалом кількісні показники можуть рахувати кількість заходів, кількість учасників таких заходів, кількість надрукованих та виданих матеріалів тощо. В наведеному прикладі проекту всі короткострокові результати є кількісними (1 навчальна програма, 30 осіб, які навчаються, 12 навчальних занять, 30 осіб, які здають тести, 10 проектних пропозицій, підготовлених англійською мовою). Серед довгострокових результатів лише один показник є кількісним — щонайменше 1 проектна пропозиція, яка отримає донорське фінансування.
Якісні показники, натомість, відображають позитивні зміни, які відбудуться в суспільстві внаслідок реалізації проекту. Незважаючи на той факт, що ці зміни неможливо виразити у числовому значенні, ці зміни мають бути очевидними як такі, що сталися внаслідок проекту. В наведеному прикладі проекту саме довгострокові результати та вплив є якісними показниками — підвищення загального кваліфікаційного рівня співробітників органів місцевого самоврядування та їх можливість залучати у громаду додаткові ресурси.
Важливо відповідально ставитися до показників, які ви визначаєте у вашому проекті. Більшість донорів використовує ці показники як індикатори виконання вами проекту. Ці розділи стають невід’ємною частиною договору, і саме за ними у випадку отримання фінансування ви маєте прозвітуватися.
Із цим моментом також тісно пов’язаний етап моніторингу та оцінки, який ми раніше згадували в нашому циклі. Якщо ви вказуєте певний показник як результат вашого проекту — ви маєте розуміти, яким чином ви будете вимірювати його досягнення. Тож, вже на етапі складення проекту ви визначаєте, які дані будуть проаналізовані вами щодо кожного з індикаторів.
Пропонуємо знову звернутися до нашого проекту та визначити, яким чином (у тому числі за допомогою яких даних) за кожним із індикаторів ми вимірюватимемо досягнення результату.
| Результат | Дані, які оцінюються |
| Програма професійного навчання з англійської мови | Документ — зазначена програма |
| 30 осіб відібрані для участі у програмі професійного навчання англійської мови | Реєстраційні форми (офлайн чи онлайн, залежно від формату) із загальною кількістю осіб, які виявили бажання взяти участь в навчанні, у разі відбору — критерії відбору |
| 12 занять проведені протягом 3 місяців | 12 реєстраційних форм із зазначенням дати проведення заходу та його учасників, їх контактних даних |
| 30 осіб здали кваліфікаційні тести | Зведені результати тестування із зазначенням особи, яка здала тест, та її результату |
| 10 проектних пропозицій англійською мовою підготовлені для участі у конкурсі грантів | Власне документи — проектні пропозиції, або листи-підтвердження, отримані від донорів про отримання проектної пропозиції |
| Підвищення загального кваліфікаційного рівня працівників ОМС та громадських активістів за рахунок знання англійської мови | Зважаючи на той факт, що цей критерій — якісний, його досягнення може бути доведене певними прикладами із суспільного життя про те, як працівники ОМС та громадські активісти тепер можуть використовувати знання англійської мови для роботи в громаді. Наприклад, ви можете визначити, що один із учасників проекту подав заявку на стажування в іншій країні, де необхідним є знання англійської мови. Або учасник проекту мав змогу знайти на англомовних ресурсах в Інтернеті певні нові практики, які ви тепер впроваджуєте в своїй громаді |
| Учасники навчальної програми зможуть подавати свої проектні пропозиції на конкурси, для яких потрібне створення проектних пропозицій англійською мовою | Тут ви можете показати донору, що після реалізації проекту учасники склали перелік грантових конкурсів, на які тепер може подаватися громада і для яких потрібне знання англійської мови |
| Складена програма курсу з англійської мови зможе використовуватися для підвищення кваліфікації інших цільових аудиторій після проекту | Визначте, якими можуть бути ці цільові аудиторії, та як ви плануєте їх залучати. Ви також можете вказати, що ви плануєте передати напрацювання за курсом в інші громади. Тоді бажано вказати, які це громади |
Ми з вами розглянули дуже простий приклад проекту, який не має різнопланових етапів діяльності. Ситуація ускладнюється, якщо ваш проект місткий та тривалий. Але на цьому прикладі ви мали змогу побачити, що зрозумілі індикатори за результатами проекту дають повноцінну картину вашій діяльності. Якщо ви грамотно визначите результати проекту — донор розумітиме, у які суспільні цінності він інвестує.
Ця стаття буде останньою у циклі «Складові успішного проекту». Сподіваємось, ці матеріали змогли навчити вас чомусь новому, і вже скоро ви будете готові поділитися вашими історіями успіху на сторінках нашої газети.
