Складові успішного проекту на прикладах

В обраному У обране
Друк
Михальська Валерія, юрисконсульт "Видавничого будинку "Фактор"
Місцеве самоврядування Червень, 2018/№ 6
Цей матеріал продовжує цикл статей, пов’язаних із проектним менеджментом та залученням грантових коштів на користь власної громади як органами місцевого самоврядування, так і партнерськими громадськими організаціями. У попередньому матеріалі ми надавали характеристику двом розділам проектної заявки, загальним для більшості форм проектних пропозицій, — опису діяльності організації та постановці проблеми, яку вирішує проект. Сьогодні ми наголосимо на важливих моментах, пов’язаних із двома наступними розділами, — мета та завдання проекту.

Мета проекту

Цей розділ є чи не найважливішим у складанні проектної пропозиції. Саме мету, визначену вашим проектом, донор оцінює на відповідність загальним цілям розвитку держави та на відповідність власним пріоритетам.

У розділі «Постановка проблеми» ви визначили, які проблеми об’єктивної реальності, на вашу думку, повинен вирішувати проект. Розділом «Мета» ви надаєте характеристику ситуації, яка настане внаслідок діяльності за вашим проектом. Отже, ці розділи мають змістовно доповнювати один одного. Мета є своєрідною декларацією результату, якого ви хочете досягти своїм проектом у сфері визначеної вами проблеми.

При співставленні проблем, визначених вами раніше, та мети проекту краще звертатися до конкретної досяжної цілі. Саме за індикатором, була чи не була досягнута вами мета проекту, будуть оцінювати результати вашого проекту.

Наприклад, ви створюєте проект, який сприятиме спонуканню молоді до того, аби вони не залишали сільську місцевість для пошуку «кращого життя» в містах. Молодь, що покидає сільські місцевості, — загальна проблема. У свою чергу, ваш проект фокусується на відсутності робочих місць для молодих спеціалістів, і саме цю проблему ви маєте на меті вирішити комплексом дій, які в цілому формують ваш проект. Тому замість мети

«створення умов для молодих людей, аби вони не залишали сільську місцевість...»

мета вашого проекту має бути визначена як

«створення в сільській місцевості робочих місць для молодих спеціалістів...».

На цьому прикладі можна побачити, що проект може досягати декількох цілей — конкретних та глобальних. Певні форми проектних пропозицій можуть розділяти цілі проекту на короткострокові (стосуються цільової аудиторії проекту), середньострокові (виходять за межі цільової аудиторії на більш широкий рівень) та довгострокові (стосуються усього суспільства). Утім, більшість заявок на фінансування виносять ці розділи в кінець проектної заявки. Короткострокові цілі в такому разі визначаються як «результати на виході» (англійською — outputs), середньострокові — як «наслідки» (англійською — outcomes). У свою чергу, для характеристики загальних тенденцій, яким сприятиме ваш проект, буде визначений розділ «довгостроковий вплив» (англійською — impact).

Також більшість грантодавців радять додавати до мети проекту конструкцію «яким способом». Тут мається на увазі, що ви визначаєте вирішення проблеми як таке, що настало шляхом сукупності дій, запропонованих вашим проектом. Ваш проект у будь-якому разі матиме специфічний фокус у своїй діяльності — експертну роботу, навчання, організацію масових подій; також проект матиме специфічну цільову групу, з якою ви працюватимете.

Отже, у випадку, наприклад організації вами проекту з навчання співробітників органів місцевого самоврядування роботи з інформацією, з конструкцією «яким способом» ваша мета виглядатиме таким чином: «покращити кваліфікацію представників органів місцевого самоврядування по роботі зі зверненнями громадян (яким способом?) шляхом організації навчальних заходів (кому?) працівникам таких органів».

Порада!

Не визначайте цілі через заперечення. Некоректно — «не допустити руйнування пам’ятки архітектури», краще — «сприяти відновленню пам’ятки архітектури».

Таким чином, визначаючи мету проекту, ви маєте бути готові до того, що мета є найкоротшим, утім, найбільш змістовним описом вашого проекту. Визначте мету, складіть ваш проект, а потім перечитайте його ще раз та оцініть, наскільки ваша мета описує все те, що ви пропонуєте. І будьте готові до того, що мета буде найпершим пунктом, який прочитає грантодавець, і від її якісного формулювання залежить, чи стане цей пункт останнім.

Завдання проекту

Завдання проекту — це індикатори, досягнувши яких можна стверджувати, що мети проекту досягнуто. Мета проекту носить узагальнюючий характер, тоді як завдання проекту є «розшифровкою» мети, її компонентами.

При постановці завдань проекту найпростіше знову звернутися до розділу «Постановка проблеми». Розглядаючи проблему, ви дивитеся на неї з різних сторін. Ви бачите ті її аспекти, які в сукупності формують негативну ситуацію, яку покликаний покращити ваш проект. Завданнями в такому разі можуть виступати ті практичні рішення, які пропонуються вами для вирішення таких аспектів.

Наведемо для прикладу можливу конструкцію кореляції проблем, завдань проекту та мети, дуже узагальнену та коротку:

Постановка проблеми

Мета та завдання

У рамках діяльності органів місцевого самоврядування новоствореної ОТГ відсутній налагоджений механізм співпраці з громадськими організаціями (загальна проблема)

Започаткувати співпрацю органів місцевого самоврядування новоствореної ОТГ та місцевих громадських організацій шляхом виявлення місцевих громадських організацій, дослідження сфер їх діяльності та навчання представників громадських організацій, які здійснюють свою діяльність на території відповідної ОТГ (мета)

Громадські організації, які працюють у межах ОТГ, не поширюють свою діяльність на всю територію ОТГ (компонент проблеми 1)

Створити можливості для локальних громадських організацій, які діють на рівні підпорядкованих ОТГ сіл та селищ, поширювати свою діяльність на територію всієї ОТГ (спрямоване на вирішення компоненту проблеми 1)

Поодинокі проекти, запропоновані для реалізації органам місцевого самоврядування, є неякісними (компонент проблеми 2)

Підвищити спроможність громадських організацій працювати з проектами місцевого розвитку (спрямоване на вирішення компоненту проблеми 2)

Орган місцевого самоврядування не може залучати громадськість до партнерства, адже не знає, до яких організацій звертатися щодо вирішення тих чи інших проблем (компонент проблеми 3)

Сформувати навколо органу місцевого самоврядування новоствореної ОТГ пул громадських організацій, здатних працювати в різних сферах діяльності (спрямоване на вирішення компоненту проблеми 3)

Зверніть увагу на те, що завдання, так само як і мета, не є описом діяльності за проектом.

Для цього більшість проектних заявок містять окремі розділи, як-от етапи проекту, діяльність проекту тощо.

Завдання виступають описом окремих змістовних модулів і так само в ідеалі мають описувати бажані ситуації, які настануть унаслідок реалізації проекту за окремими компонентами проблеми.

Для формулювання завдань проекту знавці проектного менеджменту радять застосовувати методику SMART-оцінки.

Не думайте, що це пропонується для того, щоб ускладнити завдання розробника проекту латинізмами.

Насправді, критерії SMART давно розроблені як такі, за допомогою яких ви зможете коректно поставити завдання та, за потреби — конкретизувати їх індикаторами, потрібними донору для оцінки вашого проекту. Це варто застосовувати.

SMART — це мнемонічна абревіатура. Ця абревіатура утворена з англійських слів specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, які виступають критеріями оцінки завдань. Вважається, що відповідність завдань наведеним критеріям значно збільшує ймовірність їх виконання та досягнення загальної мети.

S — specific (конкретність)цей критерій означає, що завдання має бути зрозумілим та трактуватися однозначно. За критерієм конкретності ваше завдання має відповідати на такі питання — Що саме необхідно зробити? Навіщо я це буду робити?

M — measurable (вимірюваність) цей критерій має довести, що є певні вимірювані показники, за якими ви зможете оцінити, чи виконане завдання проекту. За критерієм вимірюваності ваше завдання має відповідати на такі питання — Скільки змін необхідно зробити для досягнення мети проекту? Як визначити, що завдання проекту виконане?

A — achievable (досяжність)цей критерій наголошує на важливості амбіційності, утім — реалістичності поставленого завдання. За критерієм досяжності ви маєте відповісти на питання — Як може бути виконане завдання? Чи вистачає в мене ресурсів за проектом, аби виконати завдання?

R — relevant (доцільність) критерій доцільності відповідає за те, аби завдання були варті того, щоб їх виконувати, зважаючи на загальну ситуацію, що склалася навколо проблеми, ресурси команди проекту та інші індикатори, які можуть вплинути на середовище внаслідок реалізації та досягнення мети проекту. За критерієм доцільності ви маєте відповісти на питання — Чи слушним є виконання завдання? Чи застосовними є результати виконання завдання в навколишньому середовищі?

T — (time-bound, або timed) — цей критерій призначений для обмеження вашого проекту в часі. Часові рамки — дуже важлива ознака проекту, адже без них діяльність за проектом не носитиме цілеспрямований характер, а проект неможливо буде оцінити на його ефективність чи неефективність. Тому головне питання, на яке відповідають завдання за цим критерієм, це питання — Через який проміжок часу буде виконане завдання?

Застосування критеріїв SMART в жодному разі не покликане ускладнити для вас процес підготовки проекту. Ця методологія є важливою, адже вона дасть змогу поглянути на ваш проект з іншого боку.

Чесні та відверті відповіді на запитання, поставлені в рамках цієї методології, можуть не тільки вплинути на ваші переконання щодо ходу реалізації проекту, а й взагалі допоможуть вам критично оцінити, чи потрібна реалізація цього проекту як цільовій аудиторії вашого проекту, так і вам особисто.

Увага! Критерії SMART так само можуть застосовуватися для оцінки мети проекту.

Ви можете послідовно оцінювати спочатку завдання, а потім мету проекту, що сприятиме формуванню цілісної картини вашого проекту.

Отже, розділи про мету та завдання проекту — логічно взаємопов’язані компоненти, які мають точно корелюватися між собою.

При визначенні мети та завдань проекту постійно тримайте у себе в голові, що найважливіші елементи оцінки цих розділів при поданні грантової заявки — це:

1) відповідність цілям діяльності організації;

2) відповідність пріоритетам донора;

3) сукупність виконаних завдань має досягати мети;

4) завдання мають бути конкретними, вимірюваними, досяжними, доцільними, а їх виконання має бути обмежене в часі.

Наведені методики і підходи при визначенні мети та завдань проекту є поки що теоретичною основою, на яку ви маєте накладати власний досвід.

Ви можете застосовувати інші моделі формулювання та оцінки мети і завдань, можете навіть створити авторську методику.

Утім, якщо допоки ви не писали проектів та не вигравали грантові конкурси, скористуйтеся напрацюваннями, які роками створювалися спеціалістами.

Нехай це, на перший погляд, потребує постановки зайвих питань, ми все одно радимо створювати свої перші проекти «за підручником», а згодом, сподіваємося, ваші навички будуть доведені до автоматизму.

До вашої уваги!

Ми продовжуватимемо знайомити вас із методиками написання проектної пропозиції. Але хочемо також звернутися до тих, хто «собаку з’їв» на написанні грантів та отримував грантову підтримку.

Якщо у вас є приклад грантової заявки, яка отримала схвалення в донора — надсилайте її на електронну пошту редакції ms@id.factor.ua, і ми опублікуємо її на сторінках нашого журналу як наочну історію успіху. Це буде корисним зразком для інших рад.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити