Чинне законодавство не забороняє бюджетним установам використовувати в разі потреби орендовані автомобілі, але тільки на підставі укладених договорів із власниками авто, у тому числі ними можуть бути й працівники установи. Тобто автомобіль працівника може використовуватись у службових цілях.
Й, по-перше, використання власного автомобіля працівника в установі може бути пов’язано, зокрема, з тим, що на її балансі немає автотранспорту чи є автотранспорт, але він несправний, тощо. Але у будь-якому випадку при використанні такого автомобіля за ініціативою як керівника, так і працівника має бути оформлений договір оренди.
У запитанні йдеться саме про оренду автомобіля. Правові основи укладення такого договору оренди (найму) транспортного засобу з фізичними особами викладено в Цивільному (гл. 58) та Господарському кодексах, зокрема:
— договір оренди транспортного засобу укладають у письмовій формі та він передбачає справляння плати з наймача за користування майном (орендної плати). При цьому такий договір за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню;
— форма орендної плати (грошова або натуральна) встановлюється в договорі за згодою сторін (ст. 762 Цивільного кодексу України);
— плата за користування майном вноситься щомісяця, якщо інше не передбачено договором;
— наймач (орендар) звільняється від сплати орендної плати за період, протягом якого майно не могло бути використане ним через обставини, за які він не несе відповідальності.
По-друге, такий автомобіль, що установа буде орендувати (немає різниці, в кого вона буде його орендувати: у працівника чи, наприклад, в іншої установи), буде призначений лише для виконання службових обов’язків. І, звичайно, для того, щоб закласти у кошторис кошти на придбання паливно-мастильних матеріалів, має бути укладений договір оренди транспортного засобу. Окрім цього, необхідно передбачити кошти й на витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням (у разі необхідності) службового автомобіля. Зауважимо: витрати на технічне обслуговування орендованого автомобіля під час його використання за призначенням є витратами саме орендаря (тобто установи). Але тільки за умови, що це обумовлено договором оренди.
По-третє, обслуговування легковими автомобілями посадових осіб установ та організацій, які повністю утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів, здійснюють у межах установлених лімітів та асигнувань, передбачених у їх кошторисах. Більше того, легкові автомобілі використовують тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, у подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування. Саме про це йдеться у постанові КМУ від 04.06.2003 № 848 «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» (ср. ). Наголосимо, що контроль за виконанням цієї постанови покладено на Мінфін та Державну аудиторську службу. А тому виконувати її вимоги треба обов`язково.
Тож питання, пов`язані з використанням такого автомобіля, мають бути врегульовані затвердженим керівником установи порядком використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Тобто має бути прийнято документ, у якому зазначають посадових осіб (керівників та/або його заступників), які будуть мати право визначати необхідність здійснення службових поїздок, а також коло посадових осіб, які будуть мати право на використання службового автомобіля у службових цілях із зазначенням дати чи терміну такого використання (місяць або рік тощо), та багато інших не менш важливих питань.
До речі, дії осіб, які використовують службовий автомобіль для поїздок, не пов’язаних із службовою діяльністю, можуть бути кваліфіковані як адміністративне правопорушення, передбачене Кодексом України про адміністративні правопорушення.
Більше матеріалу щодо оренди службового автомобіля можна знайти у № 5 за травень 2011 року на с. 32, № 3 за березень 2013 року на с. 32, № 11 газети за листопад 2014 року на с. 36, у № 5 за червень 2016 року на с. 17.
