Перш за все слід нагадати, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.
Стаття 47 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) визначає обов’язком власника або уповноваженого ним органу в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок у строки, зазначені в ст.116 КЗпП.
Зверніть увагу: у разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу він зобов’язаний також у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.
Документом, який регламентує порядок ведення трудових книжок працівників, є Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Пунктом 4 цієї Інструкції передбачені норми щодо видачі трудової книжки у разі звільнення.
Підпункт 4.1 визначає, що у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи, засвідчуються підписом керівника та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів. Для осіб працездатного віку Інструкція визначає необхідність вказати час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.
Цей же підпункт також визначає, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
А що ж робити, якщо працівник з якихось особистих причин не отримав трудову книжку в день звільнення? З урахуванням наслідків затримання видачі трудової роботодавець, на нашу думку, має потурбуватися про документальне оформлення цього факту!
Увага! Частиною 6 ст. 235 КЗпП передбачено, що у разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Інструкція № 58 також визначає, що при затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Більше того, п.п. 4.1 цієї Інструкції говорить про те, що «днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 цієї Інструкції».
Оскільки ст. 24 КЗпП передбачено що при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати серед інших документів й трудову книжку, отже, у разі ненадання її він порушить пряму норму трудового законодавства і трудовий договір з таким громадянином може бути не укладений. Без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, працівник не може бути допущений до роботи!
Затримка видачі трудової книжки з вини роботодавця фактично перешкоджає належному працевлаштуванню громадянина. У такому разі працівник має право звернутися до суду. І якщо суд доведе вину роботодавця і винесе рішення на користь працівника, то установа чи орган, які вчасно не видали трудову, зобов’язані будуть виплатити такому працівникові середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Крім того, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця передбачені й інші фінансові санкції у вигляді штрафу. Стаття 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, зокрема, визначає, що порушення терміну надання посадовими особами підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та фізичними особами — підприємцями працівникам, у тому числі колишнім, на їхню вимогу документів стосовно їх трудової діяльності на цьому підприємстві, в установі, організації, «тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян».
Але запобігти негативним наслідкам при звільненні працівника, який не отримав трудову книжку, можна. Наприклад, по-перше, якщо працівник в останній робочий день знаходиться на робочому місці, нагадайте йому про необхідність отримання трудової книжки. По-друге, якщо працівник не з’явився, задокументуйте цей факт складанням акту в довільній формі і повідомленням керівника організації.
У разі якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі і цей факт зафіксовано відповідним документом (наказом про відпустку, наприклад), надішліть такому працівникові рекомендований лист із повідомленням про вручення. У цьому листі повідомте працівника, що йому необхідно отримати трудову книжку в установі. Такі дії передбачає п. 4.2 Інструкції № 58.
Текст листа може бути таким: «Шановний Олександре Івановичу, просимо Вас з’явитися до відділу кадрів «___» __________ 2018 р. з 9:00 до 18:00 для отримання трудової книжки. У разі неможливості отримання трудової книжки у визначену дату Ви можете отримати її у будь-який зручний для Вас час з 9:00 до 18:00, з понеділка по п’ятницю».
Увага! Надіслати трудову книжку звільненому працівникові поштою установа має право виключно з письмового дозволу такого працівника (п. 4.2 Інструкції № 58).
Якщо у вас зазначеного дозволу немає, то не отриману звільненим працівником трудову книжку можна зберігати протягом 2 років у відділі кадрів, окремо від інших трудових книжок працівників. Після цього строку, визначає п. 6.2 Інструкції № 58, «не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку».
