Теми статей
Обрати теми

Оновлені правила діловодства: що змінилось?

Мороз Оксана, юрист-аналітик «Видавничого будинку Фактор»
Поштовхом для написання статті стало внесення змін 27.07.2018 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/51. Тому в нашому матеріалі пропонуємо розглянути ці Правила та проаналізувати нововведення до них.

1 Далі за текстом — Правила.

Коротко про загальне

Нагадаємо, що відповідно до п. 1 розд. 1 Правил вони встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Ніхто не буде заперечувати той факт, що у реалізації політики держави чільне місце належить ОМС, які знаходяться найближче до громадян і місцевих громад. Їх діяльність нерозривно пов’язана з аналізом і узагальненням практики як власної роботи, так і роботи підприємств, установ та організацій, стану соціального і культурного розвитку міст, селищ і сіл. Свою діяльність та управлінські дії вони фіксують у відповідних документах, які оформлюють за встановленими правилами. Саме такими є Правила, про які ми з вами і будемо говорити.

Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами ( п. 2 розд. 1 Правил).

Хочемо зауважити, що на перший погляд робота із документами — це технічна справа. Але насправді це не так. Робота із документами — це невід’ємна складова частина всієї управлінської діяльності, її важливий елемент, що характеризує роботу органу управління та його керівника.

Ви самі добре знаєте, що в діловодстві дрібниць немає. Тому важливо тримати «руку на пульсі» всіх змін, які вносяться до нормативно-правових актів.

Ураховуємо зміни

Отже, відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 04.07.2018 № 2277/5 відбулись такі зміни у Правилах:

1. Положення про службу діловодства та архів.

Служба діловодства та архів, якщо вони є структурними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством.

(п. 9 розд. 1 Правил)

Отже, тепер положення про службу діловодства та архів слід розробляти, навіть якщо вони не є самостійними (як було раніше). Вони працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством.

Архів установи — структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

При цьому архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства установи.

Служба діловодства — структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи.

Структурний підрозділ може бути як самостійним, так і входити до складу іншого структурного підрозділу, проте положення має бути в будь-якому випадку.

2. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи.

Нагадаємо, що в попередній редакції Правил положення щодо вилучення документів не містило конкретних підстав. Було зазначено лише: «...у випадках, передбачених законом». Нова ж редакція Правил встановлює конкретні підстави для такого вилучення. Так, тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі:

1) ухвали слідчого судді;

2) ухвали суду, —

в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України2.

2 Далі за текстом — КПК.

Так, відповідно до ст. 159 КПК тимчасовий доступ до речей і документів полягає у наданні стороні кримінального провадження особою, у володінні якої знаходяться такі речі і документи, можливості ознайомитися з ними, зробити їх копії та вилучити їх (здійснити їх виїмку).

Слід зауважити, що відповідно до ч. 1 ст. 160 КПК сторони кримінального провадження мають право звернутися до слідчого судді під час досудового розслідування чи суду під час судового провадження із клопотанням про тимчасовий доступ до речей і документів.

Після отримання клопотання про тимчасовий доступ до речей і документів слідчий суддя, суд здійснює судовий виклик особи, у володінні якої знаходяться такі речі і документи.

Згідно із ч. 2 ст. 163 КПК якщо сторона кримінального провадження, яка звернулася з клопотанням, доведе наявність достатніх підстав вважати, що існує реальна загроза зміни або знищення речей чи документів, клопотання може бути розглянуто слідчим суддею, судом без виклику особи, у володінні якої вони знаходяться.

Таким чином, після розгляду клопотання слідчий суддя, суд постановляє ухвалу про надання тимчасового доступу до речей і документів, якщо сторона кримінального провадження у своєму клопотанні доведе наявність достатніх підстав вважати, що ці речі або документи:

1) перебувають або можуть перебувати у володінні відповідної фізичної або юридичної особи;

2) самі по собі або в сукупності з іншими речами і документами кримінального провадження, у зв’язку з яким подається клопотання, мають суттєве значення для встановлення важливих обставин у кримінальному провадженні;

3) не становлять собою або не включають речей і документів, які містять охоронювану законом таємницю.

Крім того, документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

3. Підпис «виконуючого обов’язки».

Відповідно до нової редакції Положення у підписах слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів. Звертаємо вашу увагу, що це можливо лише у разі наявності розпорядчого документа.

4. Особові справи.

Слід звернути вашу увагу на те, що відповідно до п. 12 гл. 2 розд. 4 Правил перелік обов’язкових документів особової справи значно збільшився. Крім вже відомих документів (внутрішній опис документів справи, заява про прийняття на роботу (контракт), направлення або подання, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, документи про освіту (копії), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо, доповнення до особового листка з обліку кадрів, довідки та інші документи), ще додаються такі:

1

письмовий трудовий договір (контракт)

2

копія паспорта

3

копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті)

4

копія військового квитка (у разі наявності)

5

копії документів про науковий ступінь, вчене звання

6

заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних

7

копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності)

8

копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)

9

характеристики

10

копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання)

11

документи з атестації

12

заява про звільнення з роботи

5. Знищення документів.

Нагадаємо, що на підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів.

До цієї норми нова редакція Правил уточнює, що акт структурного підрозділу оформлюється у вигляді таблиці, що містить графи, передбачені зведеним актом про вилучення для знищення документів.

Крім того, якщо акт про знищення містить первинну фінансову та бухгалтерську документацію, то установа повинна додати довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту.

Нові правила визначають, що у довідці повинні зазначатись відомості про наявність або відсутність:

1

фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки

2

спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах

Увага! Тепер довідку підписує лише керівник установи. Раніше це мав робити також і головний бухгалтер.

Слід зауважити, що відтепер документи із грифом обмеження доступу можна знищувати не лише шляхом подрібнення, а й спалюванням чи іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.

6. Печатки.

Нові Правила містять ремарку щодо печатки, якщо про неї йдеться. Так, у Правилах неодноразово зазначається, що «документ скріплюються печаткою установи (за наявності)».

7. Передача документів при реорганізації.

В абз. 2 п. 3 гл. 3 розд. 15 Правил міститься нове положення: якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної територіальної громади, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування.

Крім того, у разі реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення) установа передає свої справи іншій установі, що оформлюється актом приймання-передавання.

Звертаємо увагу, що форма акта наведена у додатку 51 до Правил та складається у двох примірниках.

Звертаємо також вашу увагу на те, що для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначаються:

— найменування установи;

— кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати;

— кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати;

— кількість справ за описом із кадрових питань (особового складу), крайні дати;

— дата і номер акта приймання-передавання документів.

Таким чином, ми розглянули зміни, які були внесені до Правил та які стосуються діяльності ОМС. Як бачите, їх не так вже й багато. Деякі з них полегшують роботу з документами, такі як: знищення документів будь-яким способом, а не лише подрібненням; проставлення печатки за наявності; вилучення документів лише з двох підстав: ухвала слідчого судді та ухвала суду. Проте деякі зміни, на жаль, ускладнюють роботу, наприклад, перелік обов’язкових документів особової справи збільшився вдвічі.

Наостанок...

Як і будь-яка галузь чи сфера діяльності, діловодство постійно розвивається і вдосконалюється, реагуючи на новітні процеси. Впроваджувати схвалені зміни, підвищувати його культуру — важливе завдання працівників служб діловодства та архіву. 
Культура діловодства — це яскравий показник культури управління ОМС.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі