1 Виконується Академією Фольке Бернадотта за фінансової підтримки Уряду Швеції.
Розробка та впровадження систем (процедур) управління якістю та її процесами є предметом особливої уваги в ході децентралізації, у тому числі й щодо питання преміювання працівників апарату ради та її виконавчих органів.
Наголосимо, що саме в інтересах кожної ради начільне місце має ставитися обов’язковість розробки, запровадження, підтримки та постійне поліпшення системи управління якістю. Саме вона допоможе поліпшити загальну дієздатність організації, підприємства, установи та забезпечити міцну основу для ініціатив щодо сталого розвитку з використанням процесного підходу та ризикорієнтованого мислення, а також охопити потрібні процеси та їхні взаємодії відповідно до вимог стандартів ДСТУ ISO 9000:2007 «Системи управління якістю. Основні положення і словник термінів», ДСТУ ISO 9001-2015 «Системи управління якістю. Вимоги» та ДСТУ ISO 9004-2012 «Системи управління якістю. Настанови щодо поліпшення діяльності». Звичайно, така робота потребує значних зусиль з боку ради, але це найкращий варіант для того аби оптимізувати її діяльність на рівні процесів, зокрема вплинути на процес преміювання за дійсно виконану або невиконану роботу.
Управління ризиками
Перш ніж перейти до показників преміювання, слід зупинитись на процесах управління ризиками та механізмах їх усунення в питанні, що стосується преміювання.
Нагадаємо, що ризикорієнтоване мислення дає змогу організації визначати чинники, які є невід’ємною частиною ефективного управління підприємством, організацією або установою. Такі чинники можуть спричиняти відхилення від запланованих результатів, установлювати запобіжні заходи контролю для мінімізації негативних впливів на процеси управління та саму систему управління, а також допомагати знаходити оптимальні шляхи використання нових можливостей у міру їх виникнення.
Зауважимо, що управління ризиком і механізми контролю обов’язково мають включати:
| 1 | застосовувані методики управління ризиком |
| 2 | рівень надійності існуючої програми контролю над ризиком |
| 3 | наявність протоколів обліку та аналізу контролю над ризиком |
Увага! У процесі преміювання працівників необхідно оцінити усі можливі ризики, хоча, на перший погляд, це й не є першочерговою задачею.
У розвинених країнах діє низка стандартів з управління ризиками, які успішно працюють у будь-якій сфері та галузі. Зокрема, у 2002 році ISO тa IEС опублікували Настанову ISO/IEС 73 «Управління ризиком. Словник. Настанови з використання у стандартах». У 2009 року ISO видала стандарт ISO 31000:2009 «Управління ризиками. Принципи та настанови», щоб допомогти підприємствам, організаціям та установам управляти ризиками. Цей стандарт відрізняється від багатьох існуючих саме тим, що у ньому головним елементом є ефект невизначеності цілей. Він встановлює принципи, структуру та процес управління ризиками, які є придатними та актуальними для будь-якого типу підприємств, організацій та установ.
Оцінювання ризику — це так звана наукова діяльність, яка пов’язана з визначенням імовірності шкоди та розмірів ушкоджень, що є її наслідком, через ідентифікацію характеристик і ймовірних умов використання, які мають відношення до безпеки, та засобів їх кількісного оцінювання.
У світі прийнято виділяти основні ознаки ризику:
| 1 | можливість відхилення від передбачуваної мети, заради якої здійснюється вибрана альтернатива |
| 2 | імовірність досягнення бажаного результату |
| 3 | відсутність упевненості у досягненні поставленої мети |
| 4 | можливість моральних, матеріальних та інших втрат, пов’язаних із обраною в умовах невизначеності альтернативою |
Увага! Основними функціями ризику визнають інноваційну, регулятивну (управлінську), захисну та аналітичну, а основними рисами ризику — суперечливість, невизначеність та альтернативність.
Зверніть увагу, що ризик присутній завжди на всіх етапах діяльності незалежно від сфери функціонування, при цьому відмінність може полягати тільки у його ступені. Відтак розглядати дію або ситуацію як ризиковану можна лише за певних умов: можливість втрат, невизначеність, можливість вибору рішень тощо.
Повне усунення ризику неможливе через ряд причин об’єктивного та суб’єктивного характеру.
Зауважимо, що управління ризиком є безперервним процесом, який складається з чотирьох етапів:
| 1 | ідентифікування ризиків |
| 2 | аналізування ризиків |
| 3 | обробка ризиків (реагування на ризики) |
| 4 | моніторинг та перегляд ризиків |
Ідентифікування ризиків призначено для виявлення ситуацій, які створюють підґрунтя для неякісного надання послуг та/або виконання функцій та зменшення вірогідності досягнення цілей, для визначення причин і джерел ризику, подій, ситуацій або обставин, які можуть чинити матеріальний або нематеріальний вплив на досягнення цілей, а також визначення характеру цього впливу.
Ризик аналізують для того, щоб поглибити його розуміння. Це дає змогу отримувати вхідні дані для загального оцінювання ризику і прийняття рішень щодо потреби оброблення ризику.
Аналізування ризиків полягає у визначанні наслідків і їхньої правдоподібності стосовно ідентифікованих ризикових подій, ураховуючи наявність (чи відсутність) і результативність будь-яких наявних засобів контролювання.
Аналізування ризиків проводять за допомогою якісного опису діапазону ризиків із застосуванням формули оцінки ризику:
| R = P x S, |
| де R — ризик P — правдоподібність виникнення події S — рівень наслідків |
Розглянемо правдоподібність виникнення події:
| Категорія події | Опис події |
| Часта | Відбувається постійно, відчутний вплив на якість надання послуг та/або виконання функцій та ефективність досягнення цілей |
| Можлива | Відбувається декілька раз |
| Несистематична | Подія відбувається час від часу |
| Відбувається рідко | Може колись відбутись |
| Маловірогідна | Можливо, не відбудеться, але ймовірна подія |
Розглянемо рівень наслідків:
| Категорія наслідку | Опис наслідку |
| Катастрофічний | Втрата можливості надати якісну послугу та/або виконати функцію, досягти бажаного результату та/або наявні матеріальні збитки |
| Критичний | Значно погіршена здатність надання належних послуг мешканцям міста та досягнення поставлених цілей. Істотні побічні втрати |
| Мінімальний | Погіршена здатність надання належних послуг мешканцям міста та досягнення поставлених цілей. Зниження ефективності процесу |
| Значно малий | Незначний або трохи несприятливий вплив на здатність виконати процес та надати якісну послугу |
Співставлення правдоподібності виникнення події та її можливих наслідків визначає рівень ризику та відображається у вигляді матриці ризиків, де:
| дуже високий рівень ризику | ризик, який потребує усунення та перегляду всього процесу надання послуги або/та виконання функцій |
| високий рівень ризику | ризик, який потребує впровадження запобіжних дій та перегляду процесу на етапі появи цього ризику |
| помірний рівень ризику | ризик, який призводить до впровадження дій за його контролем |
| низький рівень ризику | ризик, який не потребує значної уваги |
Увага! Визначення рівня ризику дозволяє проводити оцінювання ризику для прийняття рішення щодо його обробляння. Можливостями для поліпшення ризику є рекомендації щодо зниження ризику, які необхідно розробити.
Отже, як пов’язати ризик до преміювання працівників в ОМС?
На прикладі Чугуївської міської ради Харківської області розглянемо, як саме врахувати ризики в питанні преміювання працівників.
Отож:
| по-перше | ризики треба закріпити у Положенні про преміювання |
| по-друге | треба чітко визначити види ризиків, їх наслідки, правдоподобність виникнення, а також механізми усунення або мінімізації ризиків |
Розповімо на прикладі, як із цими завданнями впоралась Чугуївська міська рада:
| Опис ризику | Наслідки від здійснення ризику | Правдо- подібність виник- нення | Рівень наслід- ків | Рівень ризику | Механізми усунення або мінімізації ризику |
| Присутність на засіданні комісії по преміюванню менше 2/3 її складу | Невиплата премії | Подія відбувається рідко | Критичний | Помірний | Попереджувати за тиждень членів комісії по преміюванню про точну дату проведення засідання |
| Несвоєчасне подання на розгляд комісії по преміюванню пропозицій щодо визначення конкретного розміру преміювання працівників | Невиплата премії та зниження мотивації працівників | Подія відбувається рідко | Критичний | Помірний | Попереджувати відповідальних осіб про необхідність підготовки пропозицій у встановлені терміни |
| Порушення термінів встановлення надбавки за вислугу років посадовим особам місцевого самоврядування та службовцям | Порушення вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та постанови КМУ від 09.03.2006 № 268 «Про упорядкування структури та умови оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» | Подія відбувається рідко | Критичний | Помірний | Здійснення заходів щодо своєчасного підрахунку стажу, який дає право на встановлення та виплату надбавки за вислугу років |
| Несвоєчасне присвоєння чергового рангу посадової особи місцевого самоврядування | Порушення вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та несвоєчасна виплата надбавки за ранг посадової особи місцевого самоврядування | Подія відбувається рідко | Критичний | Помірний | Повідомляти безпосереднього керівника посадової особи місцевого самоврядування за місяць до дати присвоєння рангу про необхідність підготовки подання про присвоєння чергового рангу посадової особи місцевого самоврядування |
Показники преміювання працівників
Отже, враховуючи зобов’язання в рамках системи управління якості вищого керівництва Чугуївської міської ради, заохочення персоналу з метою підвищення рівня його внеску у загальну діяльність та результативність організації, рекомендацій з проведеного відповідного ризик-менеджменту, вимог внутрішніх клієнтів — посадовців Чугуївської міської ради за результатами проведеного опитування соціологічного дослідження Соціологічною агенцією «ФАМА» в рамках проекту «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні» на основі факторно-критеріального аналізу, радою розроблено Показники преміювання посадових осіб, службовців та робітників Чугуївської міської ради та її виконавчих органів:
| № з/п | Найменування складової преміювання | Порядок визначення | Категорія працівників | Розмір преміювання, % від фонду оплати праці | Період преміювання | Встановлюється | Рішення про преміювання приймається | Примітка | |
| за поданням | за погодженням | ||||||||
| Посадові особи | |||||||||
| 1 | Основна складова | за відсутності порушень, передбачених п. n цієї ПЯ1 | заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови — керуючий справами виконавчого комітету, секретар міської ради | до 30 % | щомісяця | – | – | міським головою | Основна складова закріпляє позицію, що міський голова апріорі вважає всіх посадових осіб компетентними і добросовісними та очікує від них відповідного результату у діяльності |
| радник міського голови | до 20 % | щомісяця | – | – | міським головою | ||||
| керівники та заступники керівників відокремлених структурних підрозділів | до 30 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | – | міським головою | ||||
| керівники структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | до 30 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | – | міським головою | ||||
| заступники керівників, державні реєстратори, адміністратори, спеціалісти структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | до 30 % | щомісяця | керівників структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | міським головою | ||||
| 2 | Додаткова складова | за якісні та кількісні показники виконання планових завдань; за окремі досягнення чи додаткові види робіт; за понадурочну роботу тощо | всі посадові особи | до 80 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради керівників структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | міським головою | Додаткова складова надає можливість диференціювати умови оплати праці посадових осіб, які займають рівнозначні посади, але мають різний кваліфікаційний рівень, володіють різними навиками, мають різне ставлення до роботи |
| за використання в роботі іноземної мови | всі посадові особи | 10 % | щомісячно | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради керівників структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | міським головою | cтимулює працівників використовувати додаткові знання в роботі | ||
| за участь у внутрішніх аудитах | посадові особи — внутрішні аудитори | до 10 % | в останній місяць кварталу, в якому проводились аудити | представника керівництва з якості | – | міським головою | стимулює посадових осіб брати активну участь у внутрішніх аудитах паралельно з виконанням основних обов’язків задля своєчасного інформування керівництва про ступінь відповідності діяльності встановленим вимогам | ||
| за проектну діяльність | всі посадові особи | до 10 % | в місяці, коли проект визнано переможцем | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | – | міським головою | стимулює посадових осіб до участі у проектній діяльності | ||
| до 5 % | в місяці, коли проект подано | ||||||||
| за впровадження інноваційних ідей | всі посадові особи | до 10 % | в місяці, коли впроваджено інновації | безпосереднього керівника | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | міським головою | стимулює посадових осіб до вивчення передового досвіду та впровадження в роботу органу нових ідей | ||
| за ефективність та результативність роботи підрозділу | керівники відокремлених структурних підрозділів | до 15 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | – | міським головою | стимулює керівників підрозділів до чіткого виконання планів роботи | ||
| керівники структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | до 10 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради керівників структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | – | міським головою | ||||
| за ефективне та раціональне використання бюджетних коштів, економію енергоресурсів (в натуральних показниках) | керівники відокремлених структурних підрозділів | до 10 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради | начальника фінансового управління | міським головою | стимулює керівників підрозділів до економічного використання бюджетних коштів | ||
| Cлужбовці | |||||||||
| 3 | Основна складова | за відсутності порушень, передбачених пунктом 6.1 цієї ПЯ | службовці структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | до 25 % | щомісяця | керівників структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | міським головою | Основна складова закріпляє позицію, що міський голова апріорі вважає всіх службовців добросовісними, компетентними і очікує від них відповідного результату діяльності |
| 4 | Додаткова складова | за якісні та кількісні показники виконання планових завдань; за окремі досягнення чи додаткові види робіт; за понадурочну роботу тощо | службовці структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | до 75 % | щомісяця | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради керівників структурних підрозділів апарату ради, виконавчого комітету, апарату виконавчого комітету | заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міської ради | міським головою | Додаткова складова надає можливість диференціювати умови оплати праці службовців, які займають рівнозначні посади, але мають різний кваліфікаційний рівень, володіють різними навиками, мають різне ставлення до роботи |
| Робітники | |||||||||
| 5 | Основна складова | за відсутності порушень, передбачених пунктом 6.1 цієї ПЯ | всі робітники | до 20 % | щомісяця | заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету | – | міським головою | Основна складова закріпляє позицію, що міський голова апріорі вважає всіх робітників добросовісними і очікує від них відповідного результату роботи |
| 6 | Додаткова складова | за якісні та кількісні показники виконання роботи ( з урахуванням задоволеності працівників міської ради); за інтенсивність; за додаткові види робіт тощо | всі робітники | до 80 % | щомісяця | заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету | - | міським головою | Додаткова складова надає можливість диференціювати умови оплати праці робітників з урахуванням наступних критеріїв: оперативність виконання доручень керівника; Повсякденне виконання правил санітарії та гігієни з утримання приміщень; правильне і вміле використання правил експлуатації санітарно-технічного устаткування та електрообладнання в щоденній роботі; якість виконання робіт при ліквідації аварійних ситуацій; оперативне вирішення питань, з якими звертаються співробітники міської ради, щодо прибирання службових приміщень; участь у чергуванні; чистота службових приміщень, сантехніки тощо. |
| за інтенсивність праці та кількість відряджень (виїздів), за роботу у вихідні та святкові дні | водії | до 100 % | щомісяця | заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету | - | міським головою | Дає можливість диференціювати умови оплати праці з урахуванням технічного та зовнішнього стану службового автомобіля, своєчасність заповнення дорожніх листів; кількість годин роботи поза робочим графіком; кількість відряджень, тощо. | ||
2 Протокол якості.
Впевнені, стаття допоможе ОМСу вирішенні питання преміювання працівників за справедливою системою. Якщо виникнуть запитання — звертайтесь до редакції.
