Чугуївська міська рада створена у 1994 році. Міський голова — Мінаєва Галина Миколаївна очолює територіальну громаду з 2002 року. Протягом цих років наше місто має великі досягнення стосовно залучення інвестицій, а саме з написання проектів та їх реалізації, і це все тільки завдяки великій і всебічній постійній роботі нашого міського голови за підтримки територіальної громади.
Організація роботи ради як запорука результативності її діяльності
У 2012 році Чугуївська міська рада взяла участь у конкурсі з відбору органів місцевого самоврядування для участі у проекті «Школа демократичних правил та процедур для органів місцевого самоврядування України», який реалізовувався за фінансової підтримки UNDEF (Фонд Демократії ООН). У Чугуївській міській раді за результатами участі у цьому конкурсі була налагоджена он-лайн трансляція засідань сесій міської ради.
Щороку розроблялася відповідна програма забезпечення діяльності Чугуївської міської ради, а з 2017 року розроблена Програма забезпечення організаційної діяльності депутатів Чугуївської міської ради VІІ скликання на 2017 — 2019 роки. Так, у 2017 році було придбано систему поіменного голосування «Рада Голос» для забезпечення публічності та оперативності роботи міської ради та для збільшення швидкості та об’єктивності при виконанні: реєстрації, запису та обговорення, при поіменному голосуванні та підбитті підсумків для розміщення на офіційному сайті Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету у день сесії, згідно з чинним законодавством.
Завдяки вищезазначеній Програмі депутати міської ради мають можливість брати участь у вивченні вдалого досвіду у сфері місцевого самоврядування та запрошувати до нашого міста депутатів інших міст з метою обміну досвідом. Зокрема, в рамках Програми 8 червня 2018 року була організована поїздка до сіл: Шаровки, Натальївки, Пархомовки.
30 вересня 2018 року до міста Чугуїв приїжджали міський голова, секретар міської ради та депутати міської ради м. Миргород з вивчення вдалого досвіду у сфері місцевого самоврядування у Чугуївській міській ради.
Спочатку — планування, потім — дії
Відповідно до статті 4 (Планування роботи міської ради) Регламенту Чугуївської міської ради VІІ скликання (зі змінами) щорічно, до 1 листопада депутатами міської ради, службами, відділами та управліннями Чугуївської міської ради надаються пропозиції до плану роботи міської ради на наступний рік.
На підставі наданих пропозицій формується план роботи Чугуївської міської ради на наступний рік, який затверджується на пленарному засіданні міської ради у грудні поточного року.
У разі виникнення необхідності розгляду термінових (незапланованих) питань служби, відділи та управління Чугуївської міської ради службовою запискою, яка погоджується з секретарем міської ради, пропонують міському голові внесення їх до порядку денного відповідно до Регламенту Чугуївської міської ради VІІ скликання.
Процес підготовки проектів рішень ради
Етап перший. Підготовка проекту рішення — це завдання для розробників.
Почати слід із того, що проекти рішень підлягають візуванню.
Отже, проекти рішень візуються на зворотній стороні останнього аркушу проекту рішення:
— розробником проекту;
— начальником організаційного відділу ради;
— начальником служби юридичного супроводу;
— начальником фінансового управління (у разі необхідності та наявності фінансових питань);
— начальником відділу економічного розвитку і підприємництва (обов’язково для проектів рішень регуляторних актів);
— відповідним керівником Чугуївської міської ради та її виконавчих органів згідно із затвердженим розподілом обов’язків;
— секретарем міської ради.
Якщо проект рішення стосується питань, які відносяться до компетенції декількох виконавчих органів Чугуївської міської ради, комунальних підприємств, установ та організацій, то він візується кожним з них.
У разі відмови від візування проекту рішення посадова особа (керівник комунального підприємства, установи, організації) зобов’язана висловити свої зауваження у письмовому вигляді.
Увага! Відповідальність за розміщені проекти рішень на офіційному сайті Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету покладається на розробника.
Етап другий. Перевірка проектів рішень.
Перевірку здійснює організаційний відділ ради. Перевіряються:
— правильність оформлення проектів рішень та додатків до них, які подаються для розгляду на наступній сесії Чугуївської міської ради;
— повнота віз на зворотному боці аркуша проекту рішення сесії;
— наявність правового висновку, пояснювальної записки;
— повнота документів, на підставі яких розроблено проект рішення в оригіналі або засвідчені в установленому законом порядку копії;
— наявність листа розсилки.
Увага! Також до організаційного відділу ради надається електронна версія проекту рішення та додаток до нього (у разі необхідності), із пояснювальною запискою (у разі необхідності).
У разі невідповідності проекту рішення вимогам такий проект рішення повертається розробнику на доопрацювання.
Етап третій. Розміщення на офіційному сайті проекту рішення.
Проекти рішень, які оформлені належним чином, для розміщення на офіційному сайті обов’язково погоджуються відповідним керівником Чугуївської міської ради та її виконавчих органів згідно із затвердженим розподілом обов’язків або секретарем міської ради та службою юридичного супроводу апарату виконавчого комітету Чугуївської міської ради.
Після погодження проекти рішень:
— надаються до організаційного відділу ради у паперовому вигляді (у разі наявності з усіма додатками), візами;
— реєструються розробником у «Журналі реєстрації проектів рішень для обговорення на офіційному сайті Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету» із зазначенням особистого підпису розробника та дати реєстрації.
Увага! До організаційного відділу ради також надається електронна версія проекту рішення.
Проекту рішення присвоюється порядковий номер, після чого в електронному вигляді з відповідним номером проект передається службі комп’ютерного забезпечення та інформаційних систем апарату виконавчого комітету Чугуївської міської ради для розміщення на офіційному сайті не пізніше 20 робочих днів до чергового пленарного засідання Чугуївської міської ради.
На розгляд засідання сесії міської ради розробником виносяться планові питання згідно із затвердженим Планом роботи Чугуївської міської ради.
На всі позапланові питання (одночасно з розміщенням проекту рішення на офіційному сайті розробником) надається службова записка на ім’я міського голови, яка погоджена секретарем міської ради або відповідним керівником Чугуївської міської ради та її виконавчих органів згідно із затвердженим розподілом обов’язків, в тексті якої повинно бути зазначено, у зв’язку з чим дане питання необхідно винести на розгляд сесії, обґрунтування змін та доповнень до проектів, розклад фінансової складової додатків до них.
Розміщення будь-яких змін до проектів рішень міської ради, додатків до них, у разі наявності, на офіційному сайті відбуваються тільки після погодження відповідним керівником Чугуївської міської ради та її виконавчих органів згідно із затвердженим розподілом обов’язків або секретарем міської ради та службою юридичного супроводу апарату виконавчого комітету Чугуївської міської ради.
Погоджений проект рішення із змінами разом з електронною версією розробник надає до організаційного відділу ради, і знову робиться необхідний запис у «Журналі реєстрації проектів рішень для обговорення на офіційному сайті Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету». Після чого проекти рішень передаються службі комп’ютерного забезпечення та інформаційних систем апарату виконавчого комітету Чугуївської міської ради для розміщення на офіційному сайті. Причому запис про зміни у «Журналі реєстрації проектів рішень для обговорення на офіційному сайті Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету» розробник повинен зробити особисто.
Етап четвертий. Обговорення проекту рішення.
У разі надходження зауважень або пропозицій під час обговорення проекту рішення, який розміщено на офіційному сайті, розробник аналізує та узагальнює їх і відповідно до законодавства вживає відповідних заходів.
Етап п’ятий. Підготовка питань для розгляду на сесії ради.
Секретар міської ради за 12 днів до пленарного засідання міської ради надає міському голові перелік питань, які пропонуються для розгляду міською радою, для остаточного узгодження. Міський голова визначається щодо включення наданих проектів рішень до порядку денного чергової сесії згідно з діючим законодавством.
Проекти рішень міської ради у повному комплекті за 11 днів до засідання сесії передаються до організаційного відділу ради для підготовки розпорядження міського голови про скликання сесії міської ради та формування порядку денного.
Після підписання міським головою (у разі відсутності — секретарем міської ради) розпорядження міського голови про скликання сесії міської ради, за 10 днів до початку засідання організаційний відділ ради розсилає матеріали сесії електронною поштою усім депутатам міської ради.
Після підписання розпорядження міського голови секретар міської ради або начальник організаційного відділу ради погоджує з головами постійних комісій графік засідань постійних депутатських комісій.
Організаційний відділ ради після узгодження графіку проведення депутатських комісій:
| 1 | надає службі комп’ютерного забезпечення та інформаційних систем апарату виконавчого комітету Чугуївської міської ради в електронному вигляді оголошення про скликання сесії Чугуївської міської ради, узгоджений графік проведення постійних депутатських комісій, порядок денний засідання міської ради для розміщення на офіційному сайті |
| 2 | надає міській газеті «Новости Чугуева» порядок денний засідання міської ради для розміщення на шпальтах газети |
| 3 | розміщує оголошення про скликання сесії Чугуївської міської ради на інформаційному стенді Чугуївської міської ради |
Електронна версія проектів рішень із додатками до них, інформаціями, порівняльними таблицями (у разі наявності), порядок денний сесії міської ради та графік засідання постійних комісій надаються кожному депутату за наявності наданих електронних адрес (технічних умов отримання кореспонденції).
Графік засідань постійних комісій затверджується секретарем міської ради (у разі його відсутності — міським головою), розміщується на офіційному сайті, на інформаційному стенді міської ради та надається міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови — керуючому справами виконавчого комітету, начальнику служби юридичного супроводу та всім розробникам проектів рішень, які винесені на розгляд сесії міської ради.
Депутатам Чугуївської міської ради:
— передаються телефонограми — запрошення на засідання постійних депутатських комісій, засідання міської ради;
— надається інформація про дату та час проведення комісії, пленарного засідання міської ради та можливість отримання копії затвердженого порядку денного і матеріалів сесії міської ради.
Проекти рішень попередньо обговорюються у постійних комісіях Чугуївської міської ради за участю секретаря міської ради та начальника організаційного відділу ради (у разі відсутності начальника відділу — головного спеціаліста організаційного відділу ради), заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету та керівників структурних підрозділів Чугуївської міської ради та її виконавчих органів (у разі технічної можливості — у режимі он-лайн трансляції). У постійних комісіях розглядаються всі питання порядку денного і у разі наявності надаються зміни та пропозиції депутатами або розробниками проектів рішень.
Питання, які виносяться на розгляд постійних депутатських комісій, можуть розглядатися на об’єднаних (спільних) засіданнях кількох постійних депутатських комісій.
Якщо за результатами розгляду у постійних комісіях до проектів рішень міської ради були внесені зміни та доповнення як розробниками проектів рішень, так і депутатами, зазначені питання розглядаються на погоджувальній раді голів постійних комісій, голів фракцій та депутатських груп або на розширеному засіданні постійних комісій.
Якщо питання потребують додаткового розгляду, проводяться відкриті спільні засідання профільних комісій, які протоколюються секретарем будь-якої постійної комісії за попереднім узгодженням голів комісій або членів цих комісій. На засідання погоджувальної ради організаційний відділ ради готує депутатам міської ради зміни до порядку денного, зміни, які пропонується внести до проектів рішень (додатків до них), а також обговорюються питання, які були озвучені та внесені до протоколів постійних депутатських комісій.
Протокол засідання постійної комісії оформлюється не пізніше наступного робочого дня після проведення засідання. Того ж дня секретар постійної комісії надає до організаційного відділу ради протокол засідання постійної комісії у паперовому вигляді (у разі можливості — в електронному вигляді) з підписами голови та секретаря постійної комісії для розміщення на офіційному сайті.
Протокол засідання погоджувальної ради голів постійних комісій, депутатських фракцій та груп оформляється спеціалістами організаційного відділу ради, в якому також зазначаються всі зміни, які були розглянуті на засіданні, протягом 5 робочих днів після проведення засідання та розміщується на офіційному сайті.
Протокол погоджувальної ради голів постійних комісій, депутатських фракцій та груп підписують усі присутні на відповідному засіданні голови постійних комісій, депутатських фракцій та груп.
Організаційний відділ ради готує порядок ведення сесії Чугуївської міської ради для головуючого, до якого вносяться всі зміни, доповнення та пропозиції, які були розглянуті в постійних комісіях та на погоджувальній раді голів постійних комісій, депутатських фракцій та груп.
Етап шостий. Підготовка до пленарного засідання сесії ради.
За 30 хвилин до початку засідання сесії Чугуївської міської ради починаються письмова реєстрація депутатів міської ради та видача, під їх особистий підпис, пульту для електронного голосування, а також письмова реєстрація присутніх.
За 10 хвилин до початку засідання сесії Чугуївської міської ради починається електронна реєстрація депутатів міської ради з метою проведення поіменного голосування.
Під час засідання Чугуївської міської ради всі назви проектів рішень, які внесені до порядку денного сесії, транслюються на екрані у залі засідань, тому головуючий, за погодженням із присутніми депутатами міської ради, називає тільки номер проекту рішення порядку денного сесії.
Депутати на засіданні сесії міської ради практично тільки голосують за проекти рішень разом зі змінами та пропозиціями, якщо такі є, бо вони обговорені на засіданні погоджувальної ради голів постійних депутатських комісій, депутатських фракцій та груп, яке проводиться перед засіданням сесії міської ради, де кожному депутату міської ради надаються у друкованому вигляді зведені організаційним відділом ради зміни та пропозиції, які були надані як розробниками проектів рішень, так і депутатами.
Етап сьомий. Дії після засідання сесії ради.
За підсумками засідання сесії міської ради організаційний відділ ради здійснює доопрацювання проектів рішень та додатків до них та присвоєння реквізитів (дата, номер сесії та номери прийнятих рішень) для остаточного оформлення рішень (зміни, виправлення згідно з прийнятими доповненнями на пленарному засіданні міської ради) та подальшого підписання їх міським головою (або, у визначеному чинним законодавством випадку, секретарем міської ради) не пізніше 5 робочих днів із дня проведення сесії.
Номерні рішення в електронному вигляді оприлюднюються на офіційному сайті не пізніше 5 робочих днів із дня проведення сесії начальником або спеціалістом організаційного відділу ради.
Протягом 10 робочих днів після пленарного засідання міської ради оформлюється протокол чергової (позачергової) сесії Чугуївської міської ради у друкованому вигляді та надається на підпис головуючому на сесії міському голові (у разі відсутності — секретарю міської ради) відповідно до чинного в Україні законодавства.
Після оформлення та підписання протокол чергової (позачергової) сесії Чугуївської міської ради в електронному вигляді розміщується на офіційному сайті.
Питання порядку денного «Різне» опрацьовується організаційним відділом ради, оформлюються протокольні доручення депутатів Чугуївської міської ради (у разі наявності), які реєструються в електронному документообігу та у «Журналі реєстрації протокольних доручень депутатів міської ради» (у разі необхідності) та не пізніше ніж через 2 робочих дні після проведення пленарного засідання сесії міської ради направляються відповідальним виконавцям. Організаційний відділ ради оформлює та реєструє прийняті рішення сесії в «Журналі реєстрації рішень Чугуївської міської ради», роздруковує примірники рішень міської ради (підпис, дата, номер) у кількості згідно з раніше наданими листами розсилок.
Примірники рішень видаються організаційним відділом ради розробнику, про що робиться відповідний запис (особистий підпис у журналі).
Оригінали зберігаються в організаційному відділі ради протягом 5 років, після чого передаються до архівного відділу апарату виконавчого комітету Чугуївської міської ради.
У разі виникнення конфлікту інтересів із будь-якого питання порядку денного головні спеціалісти організаційного відділу ради реєструють у «Журналі реєстрації заяв про наявність конфлікту інтересів у зв’язку з діяльністю у Чугуївській міській раді» заяви про наявність конфлікту інтересів: міського голови, секретаря міської ради, депутатів міської ради.
Вищезазначені заяви зберігаються в документах (проекти рішень, довідки, висновки, листи тощо) до протоколів сесій Чугуївської міської ради (згідно із номенклатурою).
Наостанок...
Вище ви мали можливість ознайомитися з аспектами практичної реалізації процедури підготовки проектів рішень Чугуївської міської ради. Сподіваємося, шановні колеги, що наш досвід стане вам в нагоді. Можемо сказати, що, втіливши в життя певний механізм підготовки питань на розгляд сесії, ми скоротили час їх обговорення на самій сесії, перенісши основну частину роботи над ними на засідання постійних комісій.
