Загальне про щорічні відпустки
Так, відповідно до ч. 1 ст. 4 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»1 щорічні відпустки поділяються на:
1 Далі за текстом – Закон про відпустки.
— основну відпустку;
— додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
— додаткову відпустку за особливий характер праці;
— інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Нагадаємо, що згідно зі ст. 6 Закону про відпустки щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.
Так, під відповідну норму Закону про відпустки підпадають працівники, які не є службовими особами.
Проте, як ви знаєте, питання відпусток саме посадових осіб ОМС регулює спеціальний Закон України від 07.06.2001 № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування»2 .
2 Далі за текстом – Закон про службу в ОМС.
Зазначимо, що право на додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці посадові особи ОМС не мають. Щодо додаткової відпустки за особливий характер праці, то виключенням відповідно до п. 2 ст. 8 Закону про відпустки для посадових осіб ОМС може бути ненормований робочий день — тривалістю до 7 календарних днів згідно із списками посад, робіт та професій, визначених колективним договором, угодою.
Так, відповідно до ст. 10 Закону № 2493 посадовим особам місцевого самоврядування надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законами України не передбачено тривалішої відпустки, з виплатою допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу.
Як бачимо, посадовим особам місцевого самоврядування передбачена щорічна відпустка подовженої тривалості.
Посадовим особам, які мають стаж служби в органах місцевого самоврядування понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів. Порядок і умови надання додаткових оплачуваних відпусток встановлюються КМУ.
Щорічні основна та додаткові відпустки надаються з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.
Право на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві (ст. 79 КЗпП).
Щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи за бажанням працівника відповідно до ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки надаються:
| 1 | жінкам — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю |
| 2 | особам з інвалідністю |
| 3 | особам віком до вісімнадцяти років |
| 4 | чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами |
| 5 | особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання |
| 6 | сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи |
| 7 | працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою |
| 8 | працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації |
| 9 | працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування |
| 10 | батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу |
| 11 | в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором |
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Забороняється:
— ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд;
— ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.
Про графік відпусток
Щодо питань порядку надання та графіка відпусток — вони урегульовані Законом про відпустки та КЗпП.
Графік відпусток — обов’язковий документ для будь-якої організації із найманими працівниками, в тому числі і для ОМС. Такий висновок можемо зробити із аналізу ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП (конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну).
Графік відпусток — це локальний нормативний акт для кожного підприємства, установи, організації, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Він має відображати розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів.
Хоча Закон про відпустки та КЗпП не містять приписів щодо граничного строку складання графіка відпусток, проте такий графік ми рекомендуємо розробляти щороку в листопаді-грудні на наступний календарний рік.
Графік відпусток — не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування.
За його допомогою вирішуються два важливих питання:
— забезпечується реалізація права працівника на відпочинок, причому з урахуванням його особистих інтересів;
— ураховуються інтереси роботодавця, який має можливість спланувати і забезпечити нормальну роботу організації за умови прогнозованої відсутності працівників.
Наявність графіка дає можливість роботодавцю своєчасно:
| 1 | письмово попередити працівника про дату початку відпустки |
| 2 | підготувати відповідні розпорядчі документи |
| 3 | виплатити працівнику заробітну плату за час відпустки |
| 4 | врешті-решт, відправити у відпустку працівника, що з якихось причин відмовляється використати право на відпочинок |
Нагадуємо, що графік затверджується в кінці року, як правило, до початку нового.
Зверніть увагу, що у роботодавця є обов’язок, який багатьом видається не вартим уваги.
Йдеться про необхідність письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (абз. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Однак роботодавець зобов’язаний це робити.
Так, на заздалегідь оформленому грифі затвердження керівник організації проставляє особистий підпис і дату затвердження.
Датою графіка відпусток є дата його затвердження.
Процедуру і строки розробки доречно регламентувати в одному з локальних нормативних актів (наприклад, в інструкції з діловодства.
Для графіка немає законодавчо встановленої форми.
Увага! Інколи з різних підстав запланований період відпустки не збігається з фактичним. Тож у графіку варто передбачати графи для інформації про перенесення відпустки, в яких зазначатиметься підстава для перенесення та нова узгоджена сторонами дата.
Можлива наявність і графи «Примітки», куди вноситиметься інформація про використання лише частини запланованої в календарному році відпустки, що спростить роботу з підготовки проекту графіка в наступному році, а також інформація щодо заміни частини відпустки грошовою компенсацією, звичайно, з дотриманням вимог ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки.
До графіка відпусток повинні бути включені всі працівники, які перебувають у трудових відносинах.
Треба врахувати, що у відпускний період має залишитись особа, наділена правом підпису, зокрема, фінансових, кадрових документів.
Звертаємо вашу увагу, що особи, які виконують роботи за цивільно-правовими угодами, до графіка не включаються. Право на відпустку мають лише працівники, тобто ті, хто працює на умовах трудового договору.
На підрядника (виконавця) не поширюються вимоги правил внутрішнього трудового розпорядку замовника. Свій режим роботи та відпочинку він організовує і планує самостійно.
Крім того, будь-які зміни до графіка потрібно оформлювати у письмовому вигляді, так, аби можна було довести факт погодження перенесення відпустки із боку як роботодавця, так і працівника.
Якщо працівник звертається до роботодавця із заявою про надання щорічної основної відпустки або її частини в інший термін, ніж це передбачено графіком відпусток, роботодавець може погодитися з проханням працівника, але має й право відмовити у задоволенні прохання. Без згоди роботодавця працівнику не може бути надано щорічну відпустку поза межами, обумовленими графіком.
Алгоритм дій
На основі всього зазначеного вище хочемо надати вам алгоритм дій щодо розроблення графіка відпусток:
1. Керівники підрозділів (відділів, служб) опитують своїх підлеглих про бажані дати відпусток.
Розпочати слід із працівників, які мають право на використання щорічної відпустки у зручний для них час, — інвалідів, жінок, які мають двох і більше дітей віком до 15 років, тощо (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки). Слід пам’ятати:
| 1 | щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). При цьому така неподільна частина (не менше 14 календарних днів) щорічної відпустки не обов’язково має використовуватися першою (лист Мінсоцполітики від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13) |
| 2 | якщо у працівника є невикористані дні щорічної відпустки, то період їх використання також слід передбачити у графіку відпусток. При цьому забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки) |
2. Керівники підрозділів (відділів, служб) узгоджують (з урахуванням робочого процесу) із працівниками остаточні періоди використання ними щорічних відпусток і передають інформацію до відділу з кадрових питань або спеціаліста відповідно до структури ради.
3. Спеціалісти з кадрових питань опрацьовують отримані дані та складають зведений графік відпусток.
4. Графік відпусток затверджує керівник установи (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки): або своїм наказом (розпорядженням), або безпосередньо грифом затвердження на самому графіку відпусток.
5. Графік відпусток доводять до відома працівників. Тому у графіку відпусток раціонально передбачити графу «Підпис працівника». Підпис працівника у цій графі свідчить про його ознайомлення з графіком відпусток.
Для прикладу наведемо проект графіка відпусток:
