Лайфхаки з організації заходів

Михальська Валерія, юрисконсульт ТОВ «ФАКТОР-МЕДІА»
Місцеве самоврядування Квітень, 2020/№ 4
В обраному У обране
Друк
На карантині ми всі більш за все сумуємо за спілкуванням. Чисельні засоби відео та аудіозв’язку ніколи не замінять відчуття від емоційних дискусій у колі однодумців. Здебільшого саме з метою спілкування учасників організовуються різноманітні заходи — конференції, тренінги, презентації. Тому зараз, сидячи вдома, пропонуємо вам декілька порад про те, як організовувати заходи планомірно, без стресів, форс-мажорів та із задоволеними відвідувачами.

Ідея заходу

Будь-який захід починається з ідеї. Уявити захід без ідеї неможливо. Навіть зустріч із друзями та родичами має в основі ідею розслабитися та поспілкуватися. Тим паче, ідея потрібна, коли хочеш зібрати людей, з якими, на відміну від друзів, немає впевненості, чи прийдуть вони, чи ні.

Тут можна було б закінчувати матеріал, підсумувавши, що хороша ідея збирає однодумців. Але якби ж це було так. Ідея заходу — це поняття досить широке.

Сформулювавши цю глобальну ідею заходу, неважливо, буде це конференція, присвячена енергоефективності в громаді, чи танці для молоді для забезпечення їх дозвілля — далі одразу ж визначайте цільову аудиторію. На цьому етапі все дуже просто. Цільова аудиторія — це люди, яких ви очікуєте бачити на своєму заході. Поки що ви можете розмірковувати про цільову аудиторію узагальнено, просто відповідаючи на питання, хто це. Аналізувати, де їх шукати, будемо пізніше.

Відповідь на запитання, хто є цільовою аудиторією вашого заходу, необхідна для наступного етапу формулювання ідеї заходу. І зараз ви маєте надати відповідь на запитання, що ви хотіли б зробити зі своєю цільовою аудиторією на заході.

Це дуже просте запитання, втім, від чесної відповіді на нього багато що залежить. Так, ви можете хотіти презентувати щось вашій цільовій аудиторії, наприклад, презентувати певну програму громади. Та чи хочете ви під час цієї презентації почути думку громади, чи хочете ви діалогу? Або ж навпаки — на цьому етапі діалог не є потрібним? Якщо ви хочете навчити учасників заходу — чи це навчання має бути пасивним або ж воно має здійснюватися в інтерактивній формі?

Відповідайте на це питання відверто. Так ви зможете запобігти подвійному тлумаченню мети заходу від вас та вашої цільової аудиторії.

Формат заходу

Після відповіді на запитання, хто і для чого має зібратися на вашому заході, ви можете обирати формат. І якщо хтось скаже вам, що є певний перелік форматів заходу, — знайте, що перед вами людина, яка ніколи не організовувала заходів. Формат заходів обмежується виключно вашою фантазією. Якщо ідеєю вашого заходу це обґрунтовано — ви можете зробити хоч анонімне інтерактивне навчання, коли учасники навчання сидітимуть у різних приміщеннях, а комунікацію вони здійснюватимуть через фасилітатора або шляхом переписки у певному месенджері. Як немає межі креативу людини, так немає і межі кількості форматів заходу.

Ми зупинимося на стандартних форматах та типах заходу, які сьогодні отримали широке використання. В ваших силах їх комбінувати, змінювати та доповнювати.

Перший тип форматів заходу — це презентація. В рамках презентації одна особа або група осіб розповідають про свою діяльність, свій продукт цільовій аудиторії і таким чином мають на меті сформувати в аудиторії певне ставлення до об’єкту, що презентується. Презентація може використовувати різні інструменти:

1. Аудіальна презентація — розповідь доповідача про діяльність або продукт, промова, відповіді на запитання.

2. Візуальна презентація — презентаційні друковані матеріали, слайди для презентації, презентаційне відео, демонстрація, як використовувати об’єкт.

3. Інтерактивна презентація — можливість учасників самостійно використати об’єкт.

Культурні події, як-от показ вистави чи концерт, — це ті ж самі презентації. Прес-конференція — теж презентація, адже має на меті донести вашу думку про певний об’єкт. Тест-драйв автомобіля так само є презентацією. Головне для презентації — мета, яка, як ми вже вище зазначали, полягає у формуванні в цільової аудиторії ставлення до об’єкта презентації.

До речі, декілька слів про такий інструмент візуальної презентації, як слайди. Слайди наразі використовують у будь-якій презентації, у навчанні, взагалі будь-де, де є можливість спонукати учасників дивитись.

У маркетингу презентації називають пітч-деками. Це, зазвичай, 10 —15 слайдів, які розповідають про продукт, який необхідно продати. Пітч-деки ділять на ті, які супроводжуються коментарями доповідача (і тоді на слайді зазначається тільки ключова інформація — зображення, слоган, ключове слово), та ті, які мають самі по собі бути достатньо інформативним каналом комунікації без слів (наприклад, якщо вони розсилаються поштою), і тому інформації на слайді має бути стільки, щоб вона доносила всі ваші думки.

Ну і декілька порад про інструменти для презентацій. Здебільшого ми всі користуємося старим-добрим Power Point, хоча, насправді, на сьогодні інструментів для підготовки візуальної презентації ціла купа. Ось декілька з них:

prezi.com

www.clearslide.com

slidedog.com

www.slideshare.net

В умовах карантину як раз є шанс протестувати нові інструменти, можливо, якісь із них стануть вам до душі.

Наступні типи форматів заходу — це навчання та/або обговорення.

Навчання має на меті передачу знань про певний об’єкт — продукт чи діяльність. Коли ми навчаємо, ми сподіваємось, що у необхідний момент люди зможуть використати знання, які ми їм передали.

Навчання так само буває як пасивним, так і інтерактивним. До пасивних навчань належать відомі нам із часів відвідування університетів лекції. Лекції є більш прийнятними в умовах, коли в цільової аудиторії зовсім немає або мало знань про об’єкт навчання. Саме тому в форматі лекцій на перших етапах здійснюється навчання дітей та молоді.

Якщо ж ми презюмуємо, що цільова аудиторія вже має певні знання та навички щодо нашого об’єкта, слід звернутися до форматів інтерактивного навчання. Власне тут до формату навчання додається формат обговорення. В цьому випадку знання щодо об’єкта доповнюються практикою використання такого об’єкта, погляд на об’єкт із різних боків та в різних обставинах. Обговорення можуть давати нові знання та навички не тільки учасникам, а й організаторам.

Інтерактивні навчання та обговорення в неакадемічних форматах отримали назву «неконференції» (з англ. — unconference). Розповімо вам про декілька форматів таких неконференцій.

Один із загальновідомих форматів подібних подій — це формат TED (від англ. Technology, Entertainment, Design). Основна ідея цього формату полягає в тому, що спікер має не більше 18 хвилин (часом навіть менше, залежно від рішення організаторів) для того, щоб натхненно та неакадемічно розповісти про свою ідею, свій досвід, свій продукт. Важлива ознака таких лекцій — вони мають не залишити слухача байдужим.

Наступний формат — це BoF-сесія (від англ. «Birds of a Feather», яке може бути приблизно перекладене як «Птахи з пір’я»). Цей формат зазвичай доповнює звичайні конференції, втім полягає у тому, що люди об’єднуються в групи по інтересах та проводять дискусії без будь-якої завчасно запланованої теми чи розкладу.

Від програмістів до інших професій «перекочував» формат хакатонів. Хакатони — це своєрідні мозкові штурми, в межах яких учасники розробляють план реалізації конкретного проєкту або його частини.

Є ще так звані «кураторські неконференції». В межах кураторських неконференцій відбувається таке ж саме обговорення певної проблеми, втім, вибір тем тут здійснений самими учасниками. Організатори таких кураторських неконференцій завчасно питають, які теми були б цікавими для обговорення, а потім на основі зібраних даних генерують програму заходу.

Для обговорення різних тем серед різних груп в умовах невеликої кількості учасників існує формат «світове кафе». Через певні проміжки часу кожен учасник переходить до іншої групи, щоб взяти участь у конкретній дискусії. Наприкінці всі обговорюють результати різних дискусій під керівництвом організатора.

Як і для формату TED, для деяких форматів властиві обмеження у часі. Наприклад, у рамках формату печа-куча кожен спікер обмежений «тривалістю» у 20 слайдів і про кожен слайд спікер має право говорити не більше 20 секунд. Таким чином тривалість доповіді обмежена 6 хвилинами 40 секундами або 6 хвилинами. Доповіді слідують одна за іншою. Кількість доповідей зазвичай варіюється від 8 до 12. Такий формат змушує спікерів бути максимально змістовними і навіть лаконічними.

Просування заходу

Після того як ви визначилися із форматом, саме час подумати про те, як просувати інформацію про ваш захід.

На цьому етапі пропонується дати більш чіткі характеристики вашій цільовій аудиторії. Це допоможе визначити, де ця аудиторія «буває» та які канали комунікації ви можете використовувати для того, щоб ваша аудиторія точно побачила інформацію про ваш захід. Тут може йтись як про стандартні інструменти реклами (наприклад, рекламну кампанію в соціальній мережі, афіші, банери), так і про «сарафанне радіо», залучення лідерів думок, презентацію вашого заходу на інших заходах (партнерів або конкурентів).

У маркетингу також існує поділ цільових аудиторій на прямі та непрямі. Під непрямою цільовою аудиторією розуміються ті, хто приймає рішення про купівлю того чи іншого продукту або послуги замість тієї особи, яка власне буде цією послугою користуватися.

Стандартний приклад тут — батьки, які приймають рішення щодо купівлі товарів чи отримання послуг для їх дітей. Для заходів нашого сектору представниками непрямої аудиторії можуть бути керівники певних органів, які прийматимуть рішення про участь у вашому заході свого співробітника.

Після того як ви зрозуміли, які інструменти будете використовувати для залучення цільової аудиторії, які канали комунікації будуть для них найбільш релевантними, — настає час сформулювати контент для просування події.

При розробці анонсу будь-якого заходу в текстовому форматі зверніть увагу на те, яка інформація має обов’язково бути в такому анонсі. Насправді, сьогодні для цього дуже корисними є інструменти із соціальних мереж — наприклад, при створенні події на Facebook соціальна мережа сама запитує у вас найбільш важливу інформацію:

1) назва події;

2) дата та час початку події;

3) її тривалість (важлива в умовах, коли люди мають завчасно планувати свій час);

4) місце проведення події;

5) організатори.

Також на Facebook при описі події є розділ «Докладніше». Творці цієї соціальної мережі передбачають, що тут ви можете зазначити додаткову інформацію про свою подію. Це ще один із важливих лайфхаків при створенні анонсу події — ви маєте десь на два-три речення сформулювати, про що ваша подія і чому її варто відвідати. Для формулювання цього коротенького опису події можна звернутися до стандартів кінематографа, які ми всі з вами спостерігаємо на практиці. По суті, йдеться про формулювання слогану і синопсису вашого заходу.

Наприклад, ось синопсис фільму «В джазі тільки дівчата»:

«Джо і Джері, музиканти з Чикаго, стали випадковими свідками бандитських перестрілок. Вони усвідомили, що тепер їм необхідно сховатися від переслідування, для цього вони перевдягнулися в жінок і сіли на потяг, що йде у Флориду. Тепер їх звуть Джозефіна і Дафна, і вони — дві новенькі музикантки, які грають у жіночому джаз-бенді».

На цьому синопсисі досить зрозуміло, який меседж він має нести. Так і з вашим заходом — ви інтригуєте, даєте «затравку», і потенційний відвідувач має усвідомити, що більше інформації він отримає на заході.

Зазначений вище короткий опис — must have для будь-якого заходу. Втім, написання більш розширеного опису заходу в певних випадках є більш доречним. Щонайменше, людина, яка зацікавилася коротким описом, може захотіти дізнатися про захід більше, і тоді ви маєте задовольнити її потребу.

Серед інформації, яка має бути в розширеному описі, варто зазначати:

— теми, які розглядатимуться на заході;

— спікерів чи інших осіб, які будуть направляти захід, озвучувати ключові меседжі, формулювати теми;

— опис цільової аудиторії, яку ви запрошуєте на захід. Цей пункт є не менш важливим, ніж інші, адже досить часто люди йдуть на захід не тільки для того, щоб послухати осіб, які виступають, а й для нетворкінгу, налагодження нових контактів;

— хронометраж всередині заходу (можливо, потенційний відвідувач не матиме часу послухати всіх спікерів та всі теми. Тоді він матиме можливість обрати лише ту, яка для нього найбільш цікава);

— контактну особу, яка може відповісти на питання, якщо вони виникатимуть у потенційних відвідувачів заходу.

І тепер одна з найважливіших порад — не забувайте, будь ласка, що ваш захід має мати афішу! Афіша — це найкоротший анонс вашого заходу, втім, він дуже важливий в умовах, коли більшості людей ліньки читати, і вони більше люблять дивитись, люблять картинки. Нехай це буде просто назва теми, дата та час початку і місце проведення заходу, написані на певному фоні красивими шрифтами. Афіша, по суті, формує візуальний стиль заходу — коли потім потенційні учасники побачать її ще раз деінде, вони згадають про ваш захід.

І навіть якщо у вас немає дизайнера — ви самі можете зібрати афішу у додатках типу Canva. Вони зазвичай дуже прості у використанні і запропонують вам типові рішення для вашої потреби. На прикладі афіші з Canva ви бачите афішу події, яку я завантажила за 2 хвилини. Звичайно, ви можете змінити у ній текст, а за потреби можете поміняти і фон, і шрифти, і замінити м’ячі на, наприклад, комп’ютери. На Canva є як безкоштовні, так і платні афіші.

Конференц-сервіс

Організація заходу — це не тільки «духовні матерії» (ідея, формат, цільова аудиторія). Будь-яка організація включає в себе також багато питань матеріального забезпечення.

На першому етапі організації заходу здійснюється пошук приміщення. Для пошуку приміщення радимо вам фіксувати перелік умов, які є необхідними для проведення вашого заходу. Намалюйте собі в голові, як в ідеалі має виглядати ваш захід.

Диявол досить часто ховається в деталях. А деталі — це і достатня відстань між столами чи стільцями учасників, і наявність зони, де можна реєструвати учасників (якщо є така потреба). Наприклад, усі мої найцікавіші історії зазвичай стосуються проектора. Тут можна зіткнутися і з неналежним полотном для проекції (екран чи стіна), невідповідності освітлення в приміщенні (наприклад, у вікно буде сяяти сонце, і не буде видно зображення проектора, а якщо закрити штори — учасники заходу не бачитимуть один одного). Ще один делікатний момент — це підключення техніки у розетки та подовжувачі і пов’язані із цим дроти, які можуть проходити посеред приміщення. Переконайтеся, що таких дротів не буде, або ж вони належно зафіксовані, інакше ризикуєте спостерігати, як через них спотикаються учасники.

Якщо на вашій події використовується поліграфічна продукція чи будь-який роздатковий матеріал — поставте собі питання про те, як ви будете його поширювати. Особливо в умовах, якщо частиною вашого роздаткового матеріалу є невеликі листівки формату А5-А6. Такі листівки є дуже «мобільними», і цілком ймовірно, що в процесі проведення заходу багато з них опиниться в найкращому випадку у смітнику або ж на підлозі.

Окремий важливий елемент конференц-сервісу — це належна організація логістики та зрозумілого доступу учасників на подію. Звичайно, при оголошенні події ви вказуватимете адресу місця проведення. Втім, тут так само раджу додатково повчитися у соціальних мереж, які відзначають адресу місця проведення на карті. Хоча в наш час більшість людей спокійно користуються навігаторами на своїх девайсах і зможуть знайти приміщення за адресою самостійно, карта від вас як від організатора дасть учаснику зрозуміти, що організатор цінує час та комфорт потенційних учасників заходу.

Логістична карта може бути звичайним скріном гугл-карти. Переконайтеся, що на карту потрапили найближчі орієнтири (на скріні на зразку це найближча станція метро). Також варто зазначити час, який в учасника займе дістатися від цього найближчого орієнтиру до місця проведення заходу, аби людина дісталася на захід вчасно.

Діставшись адреси проведення заходу, поставте себе на місце учасника, який вперше відвідує захід у цьому приміщенні. Чи зрозуміє він чи вона, якими дверима необхідно скористатися, щоб потрапити в приміщення, чи, наприклад, на якому поверсі розташоване приміщення, де розташований ліфт? На всі ці питання дайте відповіді на вказівниках, які можуть бути надруковані на звичайному аркуші формату А4. Ці вказівники мають бути розміщені або на певних стійках, або просто на стіні за допомогою клейкої стрічки. На випадок дуже складної логістики всередині приміщення подумайте про те, щоб певний адміністратор направляв людей та міг слідкувати, щоб вказівники залишалися на місті і не падали на підлогу. Ну і ще одна очевидна річ, на яку багато організаторів звертають увагу лише в день проведення заходу, коли починають отримувати запитання від учасників, — це розташування санвузла. Переконайтеся, що для учасників зрозуміло, де він розташований, або ж вони мають, у кого про це запитати. Переконайтеся, що санвузол обладнаний усім належним.

У пори року, коли люди користуються верхнім одягом, подбайте також про місце для гардеробу, інакше верхній одяг буде розташований на стільцях поряд з учасниками і займатиме багато місця. Подбайте, щоб гардероб перебував від контролем будь-кого з команди організаторів або волонтера.

Додаткова складність для будь-якого організатора — це забезпечення безпосереднього трансферу учасників на місце проведення події. Це найчастіше трапляється з мешканцями інших місць, у тому числі зі спікерами. Переконайтеся завчасно, що такі люди знають, як їм забезпечуватиметься трансфер. Можливо, у вашому випадку доречно підтримати трансфер волонтерами, які супроводжуватимуть таких осіб.

Усі ці поради мають на меті забезпечити одну дуже важливу річ, яку ви маєте усвідомити. Люди дістаються місця проведення заходу в останні хвилини до його початку. Уявіть собі ситуацію — ви готові розпочинати, зустрічаєте учасників, дякуєте їм за те, що вони прийшли — аж тут вам починають «розривати» телефон із питанням, де взагалі це приміщення. Убезпечте себе завчасно від такої ситуації якнайдетальнішими інструкціями щодо логістики.

Технічний сценарій

Найкращий інструмент підсумувати ваш захід — це сценарний план. Складений сценарний план дає відчуття спокою — на цьому етапі ви усвідомлюєте, що все і всі на своїх місцях, і захід пройде успішно.

Будь-який захід має програму проведення. Програма проведення більшою мірою потрібна учасникам — так вони зможуть усвідомити, скільки триватиме та чи інша панель, коли у них буде перерва.

На основі цієї програми ви здійснюєте власне планування технічної частини заходу. Так ви зможете зрозуміти, скільки часу вам потрібно на підготовку, скільки людей вам потрібно для забезпечення заходу. Сценарний план враховує найдрібніші деталі — хто де стоїть, коли розпочинається та чи інша активність.

Пропоную тут вашій увазі невеликий сценарний план початку тренінгу зі спікером з іншого міста, завчасно зареєстрованими учасниками у кількості 30 осіб (які потребують реєстрації). Припустімо, заявлений час початку тренінгу — 10 година.

Час

Діяльність

08:00

Прибуття організаторів на місце проведення події

08:10 — 08:20

Тестування техніки

08:30 — 08:45

Розміщення вказівників у приміщенні

08:45 — 09:10

Трансфер спікера з готелю

08:45 — 09:00

Облаштування місця реєстрації учасників

09:00 — 09:15

Прибуття волонтерів для реєстрації учасників, інструктаж

09:15 — 09:25

Тестування презентації спікера, облаштування робочої зони для спікера

09:30 — 10:15

Реєстрація учасників

10:10 — 10:15

Вітальна промова організаторів

10:15

Старт роботи спікера

10:20

Закриття реєстрації, звільнення волонтерів

До кожного рядка технічного сценарію також додають відповідальну особу та її контакти. Це особливо важливо в умовах, коли захід масштабний та людей, залучених в організацію процесу, багато.

Також зверніть увагу, що у сценарному плані я свідомо поставила час початку заходу на 10 хвилин пізніше і пропоную розпочинати з невеличкої промови спікерів.

Люди зазвичай можуть спізнитись, це природньо. Усвідомте це завчасно — і тоді вас не будуть дратувати учасники, які спізнились.

Одне з найбільш проблемних завдань майже завжди при організації заходів — реєстрація учасників. Особливо якщо їх багато.

Якщо здійснювалася попередня реєстрація на захід — подбайте, аби дані про попередньо зареєстрованих осіб опинились у формі завчасно, і вони виключно підтвердили свою присутність підписом.

Складіть списки в алфавітному порядку. Тоді на вхідній зоні не буде черги, а особам, які здійснюють реєстрацію, буде комфортно працювати зі списками. Для людей, які не реєструвалися, однак прийшли на ваш захід (а такі завжди бувають), залиште пусті рядки або створіть окрему форму.

Наостанок…

Насправді, писати про організацію заходів можна досить багато. Правило про диявола у деталях інколи спрацьовує дуже непередбачувано.

Майже жоден захід не відбувається без казусів. Головне ваше завдання при організації заходу — попередити такий вплив казусів, внаслідок якого в учасників вашого заходу залишаться неприємні спогади.

У будь-якому випадку кожному організатору заходів хочеться побажати хоч раз у житті спробувати на собі відчуття, коли на своєму заході ти можеш почуватися як звичайний учасник, отримувати нові знання та нові емоції, а не думати про те, як вирішувати організаційні питання!

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд