Про головне
Слід відзначити, що на сучасному етапі функціонування діловодства в ОМС поряд з усталеними формами документообігу активно застосовуються можливості електронного документообігу та форми інформаційного забезпечення управління.
Так, робота зі створення документів в ОМС проводиться за нормами, передбаченими у державних стандартах України, Державному класифікаторі управлінської документації, інструкції з ведення діловодства.
Саме автоматизація роботи з документами як складова частина запровадження електронного документообіг має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності ОМС. При цьому можна виокремити такі позитивні моменти роботи із електронними документами:
— значно скорочуються строки підготовки та виконання документів і водночас працівники можуть більше часу приділити саме якості підготовки таких документів;
— працівники можуть зосередитися на вирішенні основних завдань, не виконуючи одні й ті ж рутинні операції;
— процес роботи із документами є прозорим та є можливість контролювати його на будь-якій стадії роботи з документом;
— можливість удосконалення в цілому діяльності ОМС.
Крім того, переведення документів в електронну форму та інтеграція їх з інтернет-порталами дозволить досягти важливих цілей. До них можемо віднести:
— повне та об’єктивне інформування громадян про обсяг послуг і сервісів;
— оперативну взаємодію як усередині ОМС, так і з громадянами;
— економію часу.
Про електронний документообіг
1. Про загальне
Хочемо звернути увагу на такі моменти у роботі із електронними документами:
— час, необхідний для зберігання електронних документів;
— правильна організація такого зберігання.
Як показує практика, вони часто виникають при роботі з документами в електронному вигляді. Спробуємо прояснити ситуацію.
Перш за все нагадаємо, що відповідно до Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»1 електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
1 Далі за текстом — Закон № 851.
Разом із тим Закон № 851 установлює загальні вимоги до зберігання електронних документів. Передбачається, що суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Закон № 851 визначає, що у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні:
— вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації
та
— здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, установленого законодавством.
Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері).
При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:
| 1 | інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання |
| 2 | має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний |
| 3 | у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання |
2. Про строки
Закон № 851 передбачає, що строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Таким чином, паперові та електронні документи зберігаються однаковий строк.
У свою чергу, строки зберігання паперових документів передбачило, зокрема, Міністерство юстиції України в наказі від 12.04.2012 № 578/5, яким затвердило Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та ОМС, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів2.
2 Далі за текстом — наказ № 578/5.
Наказом № 578/5 також передбачено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Звертаємо також вашу увагу, що обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
3. Про нюанси
Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах і організаціях3. У цьому наказі зазначається, що особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
3 Далі за текстом — наказ № 1000/5.
У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
У наказі № 1000/5 також йдеться про те, що особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/54.
4 Далі за текстом — наказ № 1886.
Відповідно до наказу № 1886 електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і містити реквізити, передбачені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.
Разом із наказом № 1886 затверджені ще дев’ять нормативно-правових актів у сфері технічного регулювання організації роботи з електронними документами. До них належать:
| 1 | Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання |
| 2 | Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів |
| 3 | Вимоги щодо найменування файлів електронних документів |
| 4 | Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів |
| 5 | Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів |
| 6 | Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання |
| 7 | Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання |
| 8 | Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ |
| 9 | Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ |
Ба більше, робота із електронним документами сприяє активному використанню сайтів. Це дає змогу представити на сайтах ОМС різні види електронних ресурсів, зокрема:
— тексти положень;
— інструкцію з діловодства;
— аналіз виконання законодавчих та нормативних документів України та власних рішень тощо.
До того ж наказ № 1886 установлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису5, організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
5 Далі за текстом — ЕЦП, ЕП.
4. Про ЕП
Нагадаємо, що відповідно до Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» ЕП — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.
Звертаємо вашу увагу на те, що ч. 1 ст. 7 Закону № 851 передбачає: оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з ЕП автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Висновок
На сьогодні є необхідність комплексного застосування сучасних підходів і методів роботи з документами.
Головними напрямами подальшого функціонування ОМС є:
— активне застосування інформаційно-комп’ютерних технологій, щоб безпосередньо впроваджувати у діловодство електронну систему документообігу;
— створення і широке застосування типових технологій у всіх напрямах діяльності ОМС;
— перехід на якісно новий рівень роботи із документами та взагалі на новий рівень менеджементу й управління.
