Крім кількісного показника, є тенденція до зростання якості механізмів партиципації, які використовують громади. Відбувається це і завдяки зусиллям масштабних програм сприяння децентралізації та розвитку місцевого самоврядування, таких як DOBRE, U-lead тощо, і внаслідок відкритості і взаємодії експертного середовища фахівців з цієї тематики, яке розвивається і збільшується.
Особисто ми щиро радіємо, дізнаючись, що та чи інша громада вирішила запровадити бюджет участі, активно консультуємо й допомагаємо робочим групам з громад на всіх стадіях — від розробки чи вдосконалення відповідних нормативно-правових актів, Положень до вирішення конкретних гострих питань, що постають у процесі використання інструменту, ділимось досвідом із колегами зі всієї країни.
Саме тому ми «вболіваємо» за майбутнє бюджету участі в Україні, прагнемо, щоб він, так би мовити, став «частиною ДНК» громад, їхньої культури урядування. Адже серед усіх механізмів прямої демократії він, як показує практика, є найдієвішим, найефективнішим та має вагомий, помітний соціальний ефект.
На цьому етапі нас цікавить питання сталості. Зараз вже нікому не треба доводити переваги від впровадження бюджету участі — десятками й сотнями громад накопичено досвід, конкретні результати, які говорять самі за себе. Але варто розуміти, що перші роки таке впровадження відбувається, як правило, в супроводі експертів, консультантів, нерідко і з фінансовою допомогою донорських структур, з великим ентузіазмом, що супроводжує запровадження практично всього нового та прогресивного. Все це допомагає зробити перші кроки, здобути перший власний досвід, досягти перших показових результатів. Утім, без детального аналізу, без закріплення здобутих результатів, опинившись сам на сам із необхідністю продовжувати справу, яка вже не виглядає цікавою новинкою, а має стати звичною буденністю, в умовах, коли ентузіазм в будь-якому разі має охолонути або перемкнутися на нові ідеї та ініціативи, без усього цього громади ризикують втратити концентрацію на системності та структурності впровадження бюджету участі, внаслідок чого маргіналізувати цей інструмент демократії, перейти до його імітації або і взагалі втратити його.
Ми маємо розуміти, що жодна, навіть найбільша та найпотужніша, громада не має і навряд чи колись матиме «штатні одиниці», посадові обов’язки яких будуть сконцентровані виключно на питаннях впровадження бюджету участі. Натомість завжди цією справою займаються фахівці виконкомів, які мають безліч інших обов’язків, відповідальностей, працюють із величезною завантаженістю, в умовах багатозадачності та постійної трансформації внутрішнього й зовнішнього середовища, законодавства тощо. Додайте до цього неминучу плинність кадрів, ротації посадових осіб, переміщення на інші позиції, внаслідок чого до Комісій з питань бюджету участі (або інших об’єднань, що виконують функції адміністрування впровадження громадського бюджету) приходять та очолюють їх нові люди, які не мають відповідного досвіду попередників, їхніх знань,ставлення, бачення і розуміння особливостей та безлічі дрібних деталей цього процесу. Це теж загрожує втратою накопиченого громадою досвіду, охолодженням інтересу до бюджету участі з боку керівництва, обриває чи уповільнює історію розвитку інструменту та його наслідуваність.
На певному етапі нам стала очевидною необхідність створення дорожньої карти для Комісій з питань бюджету участі, яка б вказувала їм максимально конкретний алгоритм дій, чітку послідовність заходів, при цьому постійно тримаючи в фокусі загальну структуру та логіку процесу, допомагала орієнтуватися в часі, вказуючи теперішні «координати» та наступні кроки, давала б можливість легко, чітко та об’єктивно здійснювати контроль та самоконтроль цієї діяльності, а також фіксувати та зберігати її історію для подальшого аналізу та використання.
Дорожня карта: фіксовані правила гри для всіх (передісторія)
Дослідивши всю доступну літературу з тематики партиципаторного бюджету, ми помітили, що дорожні карти, які пропонують автори таких видань, по-перше, носять досить узагальнений, «концептуальний» характер, по-друге, актуальні здебільшого для громад, які тільки планують запровадження механізму.
Говорячи це, ми жодним чином не применшуємо та не знецінюємо працю колег, — навпаки, з величезною повагою та вдячністю ставимось до неї, адже самі багато чому навчилися завдяки таким книгам і, найголовніше, багато що успішно використали в роботі з громадами.
Справа в тому, що ці посібники писалися на початковому етапі розвитку партиципації в Україні та їхні автори цілком впорались із завданнями, що стояли перед ними та були актуальними на час роботи над ними.
Але, на нашу думку, вже почався наступний етап — узагальнення й закріплення отриманих результатів та формування сталості механізмів бюджету участі. І це не теоретичний висновок, а наочна гостра потреба реальних громад, з якими ми працюємо та за якими спостерігаємо.
Отже, свою дорожню карту, з якою хочемо познайомити та якою готові поділитися з усіма колегами-практиками, ми почали розробляти для громад, з якими зараз найактивніше працюємо — це чотири ОТГ Харківської області, які є учасницями програми DOBRE.
Орієнтувалися на їхні особливості та потреби та мали на меті створити й передати їм практичний, зрозумілий та зручний інструмент, за допомогою якого в подальшому вони самостійно могли б успішно продовжувати впроваджувати бюджет участі, не втрачаючи концентрації та не розпорошуючи здобутий досвід, увагу, час та інші ресурси.
Потім, йдучи від конкретного до загального, ми попрацювали над тим, щоб зробити цей інструмент універсальним, таким, який може використати будь-яка громада, але таким чином, щоб інструмент не втратив від цього своєї місцевої специфіки, деталізованості, простоти й чіткості.
Особливу увагу приділили візуалізації інструменту, створивши в результаті універсальний «інтерактивний» стенд, поглянувши на який, можна було б цілісно уявити всю дорожню карту, в той же час зрозумівши точку, на якій громада знаходиться в цей момент, що їй передувало та якими будуть наступні кроки й дії.
Дорожня карта як вона є
Отже, нашу Дорожню карту впровадження бюджету участі можна умовно розділити на дві частини, які ми називаємо «описовою» та «візуалізацією».
Описова частина — це звичайний текстовий документ, оформлений у вигляді таблиці з такими колонками:
| № | Опис етапу/кроку | Фіксація виконання | Інформаційний супровід | Термін | Фінансування | Відповідальна особа |
Розглянемо детально кожну з них:
Опис етапу/кроку: традиційно річний цикл впровадження бюджету участі ділиться на етапи. Ми пропонуємо такі:
| 1 | Підготовчий етап |
| 2 | Подання проєктів |
| 3 | Аналіз та доопрацювання проєктів |
| 4 | Етап голосування |
| 5 | Визначення переможців |
| 6 | Етап реалізації проєктів |
Звичайно, відповідно до Положення та Параметрів конкретної громади назви цих етапів можуть відрізнятися.
Також зауважимо, що Підготовчий етап може бути не прописаний регламентуючими документами, але він є необхідним на практиці і триває, як правило, з початку року й до початку етапу подання проєктів.
Етап реалізації також пропонуємо розуміти так: весь рік, із 1 січня до 31 грудня, триває реалізація проєктів-переможців попереднього року. В той же час, після визначення переможців вже цьогорічного конкурсу і до кінця поточного року, так би мовити, починається вже реалізація проєктів цьогорічних переможців: у плані роботи із включення їх до бюджету на наступний рік, до планів діяльності відповідальних відділів, які будуть відповідати за реалізацію цих проєктів, тощо. Нижче на візуалізації покажемо наочно цей момент, щоб було легше його зрозуміти.
Етапи нумеруються цифрами від 1 до 6, а кроки — відповідно 1.1, 1.2 і так далі.
| Кроки — це конкретні заходи, конкретні дії, які мають бути виконаними в рамках етапу. |
В описовій частині, підготовленій нами, ми формували інформацію з урахуванням прикладів громад, з якими працюємо, де може бути більше 30-ти кроків. Ми ж вказували тільки ті, які реально впроваджували в громадах, які вважаємо необхідними й рекомендуємо, але звичайно розуміємо, що їх може бути більше й менше, відповідно до потреб конкретної громади, моделі громадського бюджету, яку вона використовує, досвіду тощо.
Фіксація виконання. Надзвичайно важливий момент, ігнорування якого, на жаль, є загальним «хворим місцем» переважної частини органів місцевого самоврядування. Ми наполягаємо на тому, щоб за результатами проведення будь-кого заходу (проходження кроку в цьому випадку) створювався, зберігався, залишався та в подальшому використовувався певний «артефакт», документ — протокол, звіт тощо, в якому було б описано хід реалізації та результати цього кроку. Це не тільки звітність як така, не тільки матеріал для здійснення контролю та самоконтролю. На підставі таких документів можна й треба робити аналіз діяльності та коригувати її. А ще це засіб досягнення тієї самої послідовності, поступовості розвитку, збереження історії діяльності та її наслідуваності.
Для кожного кроку обов’язково має бути визначено такий документ, в ідеалі разом із дорожньою картою громада має створити для себе відповідні стандарти таких документів, їх форми. Важливо також, щоб вони відповідально зберігалися та систематизувалися.
Інформаційний супровід. Усі добре розуміють, що кожен крок впровадження бюджету участі має супроводжуватися відповідними інформаційними повідомленнями, починаючи від звичайних статей на сайті громади та постів у соціальних мережах і закінчуючи поширенням друкованої продукції, розміщенням реклами, проведенням інформаційних заходів тощо. Але, по-перше, про них дуже часто забувають, «не встигають» тощо, а по-друге, робиться інформаційний супровід не системно, за кожним кроком або етапом окремо. Прописавши ж та побачивши всі потрібні дії з інформаційного супроводу протягом річного циклу, можна вибудувати загальну, цілісну інформаційну кампанію та ефективно її реалізувати.
Термін. Терміни реалізації того чи іншого кроку можуть бути як «абсолютними», зі вказуванням конкретної дати чи дат початку та закінчення, так і «відносними», наприклад, «протягом 15-ти днів після завершення етапу такого-то». Звичайно, це теж одна з найважливіших колонок, яка допомагає планувати, систематизувати в часі, розуміти послідовність дій та їх логіку тощо.
Фінансування. Ще одне загальне «хворе місце». Виділяючи кошти на фінансування проєктів-переможців, майже завжди органи місцевого самоврядування забувають передбачити заздалегідь кошти на адміністрування самого процесу впровадження бюджету участі. А це, в свою чергу, може поставити під загрозу виконання того чи іншого заходу, інформаційної кампанії тощо. Поглянувши ж на пропоновану нами заповнену Комісією табличку, можна з легкістю порахувати, скільки коштів, на що вони потрібні, заздалегідь подбати про їх виділення, отримання та правильне використання.
Відповідальна особа. Ніби банальне та очевидне твердження, що за кожен конкретний захід має відповідати конкретна людина, але на практиці про це теж часто-густо забувають.
Ми рекомендуємо заповнювати цю таблицю Комісії з питань бюджету участі колегіально на початку року та тримати доступною для всіх членів Комісії (наприклад, на якомусь «хмарному» сервісі в Інтернеті) та обов’язково у Голови Комісії. Звичайно, протягом року можна вносити до неї корективи та зміни, а також фіксувати виконання кожного етапу (наприклад, «прив’язуючи» посилання до назви документа-артефакту — протоколу, звіту тощо, до цього документа, розміщеного на сайті або в тій же самій «хмарі»).
На нашу думку, така форма систематизації процесу адміністрування впровадження бюджету участі повністю задовольняє тим вимогам, які ми ставили до Дорожньої карти та які були викладені вище. Але в неї є два недоліки: по-перше, вона не дає загального цілісного візуального уявлення про весь процес і про те, в якій точці цього процесу знаходиться громада, а по-друге, вона занадто складна та містить непотрібну, зайву інформацію для мешканців. Для подолання цих двох недоліків нами й була створена наступна — візуальна частина Дорожньої карти.
Передбачається, що візуалізація буде виготовлятися в формі стенду розміром 1х1 метр, наприклад, на пластику ПВХ з наклеєною плівкою з надрукованим зображенням та покритою маркерною ламінацією. Ось як вона виглядає в загальному, універсальному, незаповненому вигляді (Малюнок 1):
При виготовленні вказується назва громади та її герб, також за потреби змінюються назви етапів відповідно до Положення конкретної громади.
На стенді прямокутниками показано розміщення пластикових «гаманців» під аркуші А4, їх сім — 6 етапів плюс коротко опис параметрів бюджету участі на поточний рік. Кожен етап має свій колір, яким позначено його назву.
В центрі стенду одне в одному розміщені два кола, які, в свою чергу, складаються з маленьких кілець. Всього кілець 52 як у внутрішньому, так і в зовнішньому колах — це число тижнів року.
Кільця внутрішнього кола вже зафарбовані червоним кольором — це етап реалізації проєктів-переможців минулорічного конкурсу. Кільця зовнішнього кола не зафарбовані, білі, їх треба буде зафарбовувати маркерами тих кольорів, якими позначено етапи, в потрібній кількості та послідовності.
Використовуються звичайні маркери для маркерних дошок, які легко стираються, і стенд можна використовувати багато років, кожного року помічаючи різні строки початку та закінчення етапів тощо.
Маркерами вписуються та позначаються:
| 1 | Рік впровадження бюджету участі під назвою громади |
| 2 | Загальна сума фінансування бюджету участі на плановий рік (в центрі кола) |
| 3 | Кількість проєктів-переможців минулорічного конкурсу та кількість вже реалізованих таких проєктів (в центрі кола) |
| 4 | Кольори кілець зовнішнього кола у відповідності з кольорами етапів |
| 5 | Дати початку та закінчення етапів навпроти відповідних кілець-термінів між внутрішнім та зовнішнім колами чорним маркером |
| 6 | По контуру вздовж зовнішнього кола по пунктирній лінії ведеться смуга, яка показує, на якому тижні за календарем ми зараз знаходимось |
Як виглядає вже «заповнений» стенд на реальному прикладі Малинівської ОТГ Харківської області дивись на с. 49 (Малюнок 2).
Аркуші, які вставляються в «гаманці» окремих етапів, містять дату початку, закінчення та перелік кроків цього етапу, також там розташовано «квадратики», в яких ставиться помітка про виконання цього кроку та внизу по закінченню вказуються головні показники етапу.
Макети цих аркушів ми теж передаємо бажаючим колегам-практикам з усіма іншими матеріалами Дорожньої карти. Внизу стенду смугами певних кольорів ще раз продубльовано етапи.
Таким чином, цей стенд громада може використовувати багато років, щороку вписуючи потрібні дані, обводячи кола, вставляючи аркуші тощо. Стенд може розміщуватися в місцях загального використання в приміщенні виконкому та бути використаним на заходах, присвячених впровадженню бюджету участі.
Звичайно, в макет стенду громади можуть вносити будь-які зміни, формат файлів, які ми надаємо, дозволяє це.
Сподіваємось, наша розробка буде корисною для практиків партиципації, допоможе громадам зробити процес адміністрування впровадження бюджету участі більш сталим, стабільним, системним та ефективним.
Готові надати всі матеріали безкоштовно всім зацікавленим експертам та представникам громад, також будемо дуже вдячними за конструктивну критику, поради, побажання та пропозиції щодо нашої Дорожньої карти!
Бажаємо натхнення та подальших успіхів!
