Отримання радою офіційних документів від співробітників, які працюють віддалено

Реагуємо на виклики часу

Процес діджиталізації запущено, проте ніхто не очікував, що нам доведеться так швидко його запроваджувати у життя. Наразі обставини змушують бути більш гнучкими та швидко змінювати підходи до управління персоналом. У цій статті йтиметься не тільки про заяви про звільнення, а й про будь-які інші офіційні поточні документи, які створюються радою та її виконавчими органами в процесі реалізації наданих повноважень окремими співробітниками.

Щоденно ми стикаємося із необхідністю подання керівнику різного роду доповідних листів, пояснень, вчинення резолютивних написів та погоджень проєктів документів, написання заяв з метою реалізації трудових прав працівників (про відпустку, про звільнення, про переведення, про зміну істотних умов праці, наприклад, у зв’язку із переведенням на неповний робочий день чи тиждень, про надання матеріальної допомоги тощо). У разі, коли всі працівники працюють на своєму робочому місці — обмін такими документами не є складним та урегульований інструкцією з діловодства. Постає питання: як організувати обмін документами із працівниками, які працюють віддалено та не з’являються на робочому місці?

З метою унормування цього питання ми маємо звернутись до інструкції з діловодства, якою керується кожна рада/орган.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 були затверджені Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах і організаціях¹.

¹ Далі за текстом — Правила.

Абзацом 2 п. 3 Правил передбачена норма про можливість організації електронного документообігу, проте особливості такого документообігу передбачають застосування кваліфікованих електронних довірчих послуг, які визначаються спеціальним законодавством. Якщо коротко — це про застосування електронного цифрового підпису. Як ми розуміємо, ситуація із віддаленою роботою наших працівників не підпадає під загальне правило та вимагати від них отримання та використання спеціалізованих ключів — нісенітниця. Проте сам Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги»² може слугувати орієнтиром для організації такої роботи в раді на період карантину.

² Далі за текстом — Закон про довірчі послуги.

Так, відповідно до ст. 17 Закону про довірчі послуги електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях не повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, а також автентифікація в інформаційних системах, в яких здійснюється обробка таких електронних даних, можуть здійснюватися з використанням електронних довірчих послуг або без отримання таких послуг, за умови попередньої домовленості між учасниками взаємодії щодо порядку електронної ідентифікації учасників таких правових відносин.

Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, а також автентифікація в складових частинах інформаційних систем, в яких здійснюється обробка таких електронних даних та володільцями інформації в яких є органи державної влади, ОМС, підприємства, установи та організації державної форми власності, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг.

З огляду на те, що в цій статті ми не розглядаємо варіанту участі в електронному документообігу третіх осіб, то і застосування електронних ключів не вимагається.

Крок 1

Отже, на що слід звернути увагу, це на наявність попередньої домовленості щодо порядку електронної ідентифікації.

Ми радимо голові ради видати розпорядження «Про застосування внутрішнього електронного документообігу на період карантину», в якому зазначити дійсні електронні адреси або засоби електронного зв’язку (вайбер, телеграм тощо), які можуть вважатися офіційною адресою листування: отримання та надіслання документів. Цей етап потрібен задля того, щоб виключити на майбутнє спори з працівниками про те, хто надіслав або хто отримав/чи не отримав важливого електронного документа.

Цю процедуру ми проходимо під час відкриття та реєстрації документа (у тому числі електронного).

Крок 2

Підрозділом 1 розділу 3 «Організація документообігу та виконання документів» Правил встановлені вимоги до організації документообігу та визначення його обсягу.

Так, служба діловодства здійснює первинне опрацювання документів, що надійшли до установи, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву на розгляд, передачу виконавцям. Після виконання документи долучаються до справ.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Порядок документообігу в установі регламентується інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог законодавства, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Отже, наступним кроком має бути перегляд вашої інструкції з діловодства на дотримання зазначених вимог. У разі їх відсутності — потрібно врегулювати це питання. Як? Перший і правильний варіант — шляхом внесення змін до вашої інструкції з діловодства або викладення її в новій редакції з урахуванням змін. Другий і тимчасовий — шляхом видання відповідного розпорядження про організацію роботи на період карантину. І тоді крок 1 та крок 2 можна об’єднати та видати єдине розпорядження, зразок якого надаємо наприкінці статті.

Зверніть увагу, що таке розпорядження створюється виключно для службового користування та містить в собі персональні дані працівників, які в силу законодавства не є відкритими (особиста пошта та особисті телефонні номери), тому слід дотриматись правил роботи із персональними даними та не оприлюднювати вказане розпорядження або засоби комунікації вказувати у додатку до розпорядження, а на нього накласти гриф «Для службового користування».

Крок 3

Порядок підтвердження надіслання листа на зазначену працівником електронну адресу.

Найлегший спосіб підтвердити отримання листа — запросити підтвердження від отримувача, яке передбачене як додаткова безкоштовна функція поштового сервісу. Другий — зажадати надіслання відповіді на електронний лист з підтвердженням отримання. Таким чином служба діловодства завжди зможе відкрити листування із конкретним працівником та документально підтвердити факт отримання ним важливого документа або вимоги (розпорядження) про виконання конкретної роботи.

Правила встановлюють для вас правила надіслання документів (розділ 7 «Організація документообігу та виконання документів»).

Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

Поговоримо про порядок роботи із вхідними документами від працівників. Адже це дуже важливо. Отже, відповідно до Правил робота з документами включає в себе такі етапи:

На першому етапі має відбутись автентифікація адресата: шляхом звірки адреси відправника із обумовленими засобами належної електронної комунікації (зазначеними в розпорядженні, див. крок 2).

На другому етапі має відбутись реєстрація документа. Службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.

Отже служба діловодства має роздрукувати документ, що надійшов, та (рекомендовано) скрін листа із вкладенням (з метою підтвердження адреси відправника та кількості доданих документів). Далі все відбувається за звичною схемою.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Не підлягають реєстрації службою діловодства документи, зазначені у додатку 4 до цих Правил.

Ними є у тому числі:

Впровадження автоматизованої форми реєстрації документів є ідеальним способом реєстрації документації, в якій формується банк реєстраційних даних в електронній формі, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних для використання працівниками інформації про всі документи і місце їх розташування.

Скоріше за все, цей етап діловодства проводиться працівником, який залишився працювати в раді, тому жодних ускладнень виникати не повинно.

Наступним кроком буде організація передачі документів та їх виконання. І тут так само наступний виконавець може працювати дистанційно, відповідно ми повертаємось до кроку 3.

Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання. І цю частину також можна виконати дистанційно. Постає запитання: як?

Вам на вибір три способи:

1. Шляхом роздруківки документа, вчинення реальної резолюції на копії документа, далі відскановуємо і направляємо наступному адресату. Але це ідеальний варіант, при якому у працівника на дому є відповідна технічна можливість.

2. Шляхом вчинення резолютивного напису в електронній формі у відповідь на лист. Дерево листування відображає усе листування з конкретним адресатом.

3. Шляхом відкриття доступу до електронного документа із можливістю вчинення правок. Навіть якщо доступ буде надано кільком працівникам, правки кожного підсвічуються різними кольорами та завжди легко відслідкувати, хто яку правку та коли зробив. Таким самим чином можуть вчинятися погодження проєкту документа.

Нагадаю, згідно з п. 3 розділу 5 «Документування управлінської інформації» Правил внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 і включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проєкти розпорядчих документів візуються на першому примірнику. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна позначка.

Про наявність зауважень обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Внутрішнє погодження проєкту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності), посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці, фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проєкт документа стосується фінансових питань), керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проєктів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

Відповідно, якщо ви будете використовувати спосіб № 2, потрібно усіх зацікавлених осіб поставити як адресатів та попросити вчинити погодження шляхом надання відповіді «всім адресатам» у черговості, яка зазначена вище.

Якщо у процесі візування до проєкту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню.

Тож при способі погодження № 2 потрібно створити нове листування за аналогією із першим погодженням.

Дистанційне затвердження управлінських документів може відбуватись за аналогічною схемою.

Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної позначки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

За виконання документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки, погодження проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

Таку роботу краще проводити шляхом онлайн-роботи із документами із можливістю доступу виконавців та керівника до цього документа.

Наступний етап — контроль за виконанням документів, який здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. Процедура здійснення контролю прописана в розділі 5 «Організація документообігу та виконання документів» Правил.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступників.

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

У період карантину при дистанційній роботі важливу роль набуває автоматизований контроль за виконанням документів, який здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу. Як варіант — це знов-таки спільний доступ до роботи з документом.

Згідно з п. 13 розділу 5 «Організація документообігу та виконання документів» Правил виконані документи подаються на підпис керівництва не менш як за один день до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва. І цей етап також можна виконати дистанційно за допомогою електронної пошти.

У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключове слово або фраза). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Крок 4

Формування архівної справи. Документи, отриманні засобами електронного зв’язку, роздруковуються та підшиваються до справи разом із роздруківкою вхідного листа.

Якщо правила документообігу вимагають оригінал — пізніше працівник може його довезти або навіть надіслати поштою чи оформити кур’єрську доставку. Разом із тим на період карантину краще мінімізувати кількість контактів та зменшити ризики захворювання шляхом залишення працівників вдома.

І наостанок, скоріше за все, карантинні заходи змінять нас всіх і, відповідно, й підхід до організації роботи, не винятком може стати дистанційна робота службовців місцевого самоврядування. Тому електронне врядування — це крок вперед, який сьогодні може бути відточений і відпрацьований до автоматизму.