Отримання радою офіційних документів від співробітників, які працюють віддалено

В обраному У обране
Друк
Сербіна Анастасія, головний редактор спецвипуску "Юридичні практики", адвокат
Місцеве самоврядування Травень, 2020/№ 5
Запровадження карантину вносить правки у повсякденне життя ОМС. Правильна організація дистанційної роботи співробітників — запорука безперервної роботи ради та її органів. На офіційну інтернет-сторінку нашого видання надійшло запитання про те, яким чином рада має реагувати на заяву про звільнення працівника за власним бажанням, яка подана на електронну пошту? Чи може вважатися така заява належно поданою?

Реагуємо на виклики часу

Процес діджиталізації запущено, проте ніхто не очікував, що нам доведеться так швидко його запроваджувати у життя. Наразі обставини змушують бути більш гнучкими та швидко змінювати підходи до управління персоналом. У цій статті йтиметься не тільки про заяви про звільнення, а й про будь-які інші офіційні поточні документи, які створюються радою та її виконавчими органами в процесі реалізації наданих повноважень окремими співробітниками.

Щоденно ми стикаємося із необхідністю подання керівнику різного роду доповідних листів, пояснень, вчинення резолютивних написів та погоджень проєктів документів, написання заяв з метою реалізації трудових прав працівників (про відпустку, про звільнення, про переведення, про зміну істотних умов праці, наприклад, у зв’язку із переведенням на неповний робочий день чи тиждень, про надання матеріальної допомоги тощо). У разі, коли всі працівники працюють на своєму робочому місці — обмін такими документами не є складним та урегульований інструкцією з діловодства. Постає питання: як організувати обмін документами із працівниками, які працюють віддалено та не з’являються на робочому місці?

З метою унормування цього питання ми маємо звернутись до інструкції з діловодства, якою керується кожна рада/орган.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 були затверджені Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах і організаціях1.

1 Далі за текстом — Правила.

Абзацом 2 п. 3 Правил передбачена норма про можливість організації електронного документообігу, проте особливості такого документообігу передбачають застосування кваліфікованих електронних довірчих послуг, які визначаються спеціальним законодавством. Якщо коротко — це про застосування електронного цифрового підпису. Як ми розуміємо, ситуація із віддаленою роботою наших працівників не підпадає під загальне правило та вимагати від них отримання та використання спеціалізованих ключів — нісенітниця. Проте сам Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги»2 може слугувати орієнтиром для організації такої роботи в раді на період карантину.

2 Далі за текстом — Закон про довірчі послуги.

Так, відповідно до ст. 17 Закону про довірчі послуги електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях не повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, а також автентифікація в інформаційних системах, в яких здійснюється обробка таких електронних даних, можуть здійснюватися з використанням електронних довірчих послуг або без отримання таких послуг, за умови попередньої домовленості між учасниками взаємодії щодо порядку електронної ідентифікації учасників таких правових відносин.

Щоб подивитися повну версію, підпишіться на журнал Ви вже підписалися? Увійти

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток ifactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд