Реорганізація шляхом приєднання
Припустимо (а до того все і йде), що реорганізація сільських, селищних, міських рад буде відбуватись шляхом приєднання до ради, розміщеної в адміністративному центрі громади.
У такому випадку всі права та обов’язки ОМС, в тому числі у трудових відносинах з працівниками, перейдуть до ради-правонаступника.
Нагадаємо, що реорганізація не є підставою для припинення трудових відносин з працівниками, що займають невиборні посади в радах, які будуть припинятись і приєднуватись до ради, розміщеної в адміністративному центрі.
І звісно, частина їх працівників будуть переведені на посади у новій структурі новообраної ради.
Тож що очікує кадрову службу і як реалізувати передачу кадрової документації працівників до ради, розміщеної в адміністративному центрі громади?
Відповідно до ч. 4 ст. 31 Закону України від 13.12.2001 № 2888-III «Про Національний архівний фонд та архівні установи»1 у разі ліквідації або реорганізації державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій документи, що нагромадилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам у порядку, встановленому Міністерством юстиції України, із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників — відповідним державним архівним установам або іншим місцевим архівним установам.
1 Закон № 2888.
Питання передачі ОМС, які реорганізуються шляхом приєднання, кадрових документів врегульоване Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях2, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
2 Правила № 1000/5.
Спочатку з’ясуємо, які документи з кадрової діяльності передаємо, а потім визначимо процедуру та порядок передавання.
Нагадаємо, що чинним законодавством не передбачено чітко встановленого переліку кадрових документів, які обов’язково повинні вести кадрова служба ОМС.
Але норми трудового законодавства визначають необхідність ведення таких документів, як: трудова книжка (ст. 48 Кодексу законів про працю України3), графік відпусток (ст. 79 КЗпП), правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 142 КЗпП), книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 7.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників4, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58), особова картка (форми П-2ДС, затвердженої Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади5, затвердженого постановою КМУ від 25.05.1998 № 731, дія якого поширюється на ОМС) тощо.
3 КЗпП України.
4 Інструкція № 58.
5 Порядок № 731.
Оскільки перед передаванням кадрових документів має проводитись перевірка їх стану та ведення, пригадаємо певні встановлені на рівні законодавства вимоги щодо їх формування та оформлення.
Накази, розпорядження з кадрових питань — наказ, розпорядження оформлюють на бланку із зазначенням його конкретного виду. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003.
Зразки бланків затверджуються розпорядчим документом ОМС. При цьому ОМС розробляє бланки документів структурних підрозділів, відокремлених підрозділів та бланки документів посадової особи в тому разі, якщо керівник структурного підрозділу, відокремленого підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.
На бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення гербів, емблем або товарного знака (знака обслуговування).
Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів. Для виготовлення бланка розробляється його макет у масштабі 1:1, на якому мають бути нанесені постійні реквізити бланка, необхідні відмітки для перемінних реквізитів, а також зазначені розміри зон розташування реквізитів. Рішення про спосіб виготовлення бланків та необхідність їх обліку приймає керівник залежно від характеру діяльності установи.
Види бланків, що застосовуються в установі, та порядок їх обліку і зберігання визначаються інструкцією з діловодства ОМС. Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного поля бланка або лівому полі лицьового боку бланка. Кожен вид пронумерованого бланка обліковується в журналі реєстрації бланків документів, форму якого наведено в додатку 1 до Правил № 1000/5, або іншій реєстраційній формі, а бланки зберігаються в шафах, сейфах, що надійно зачиняються і опечатуються. Знищення зіпсованих бланків здійснюється в установленому порядку за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.
Зміст розпорядчого документа коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про прийняття на роботу...») або іменника («Про підсумки...», «Про кадрові питання...»). Структура тексту розпорядчого документа, як правило, складається з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. Констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад, у розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу).
Розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (КЗпП) або іншим правовим актам. У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат. У кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
Розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників). У зведених розпорядчих документах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом.
При цьому до одного зведеного розпорядчого документа не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
Якщо розпорядчим документом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».
Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядчого документа.
З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (пункт 2 розділу 9 глави II Правил № 1000/5).
Журнали реєстрації наказів, розпоряджень з кадрових питань, справи з наказами, розпорядженнями з кадрових питань — ОМС ведуться журнали реєстрації наказів/розпоряджень з кадрових питань тривалого зберігання за певний рік та реєстрації наказів/розпоряджень з кадрових питань тимчасового зберігання за певний рік.
Накази, розпорядження реєструються в них залежно від строку зберігання документів.
Зокрема, до наказів, розпоряджень з кадрових питань тривалого строку зберігання відносяться: про прийняття на роботу, переміщення на інше робоче місце, переведення на іншу посаду, атестація, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння звань, зміна біографічних даних, заохочення, оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги, надання відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати, довгострокових відряджень в межах України та за кордон, затвердження штатного розпису і внесення змін до нього , встановлення та скасування режиму неповного робочого часу окремим працівникам), які зберігаються протягом 75 років.
До наказів, розпоряджень тимчасового строку зберігання відносяться: про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.
Накази, розпорядження з кадрових питань повинні бути сформовані в окремі справи. Справи повинні мати індекс, заголовок, зазначення кількості сформованих томів, частин справи та строків зберігання.
Накази, розпорядження з кадрових питань (особового складу) мають бути угрупованні у різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.
Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання (розділи 1, 2 глави IV Правил № 1000/5).
Особові справи — в особових справах, що формуються протягом усього часу роботи працівника в ОМС, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи). До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи. Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів (п. 12 розділу 2 глави IV Правил № 1000/5).
Особові картки — звертаємо увагу на рекомендації НАДС про використання при формуванні особової справи посадової особи місцевого самоврядування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, який був затверджений постановою КМУ від 25.05.1998 № 731, а також форму особових карток, яка була затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343.
«... форма № П-2ДС «Особова картка», затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343, заповнювалася на службовців, які підпадали під дію Закону України від 16.12.1993 № 3723-XII «Про державну службу». Вказаний наказ втратив чинність. Статтею 37 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу»6 передбачено, що стосовно кожного державного службовця ведеться особова справа, складовою якої є особова картка встановленого зразка. Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, визначає вимоги щодо ведення та зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формуються особові справи. Відповідно до вимог ст. 37 Закону № 889 НАДС наказом від 05.08.2016 № 156 затвердило форму Особової картки державного службовця. Згідно зі ст. 3 Закону № 889 дія Закону не поширюється, зокрема, на посадових осіб місцевого самоврядування. Отже, Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців та форма Особової картки державного службовця не поширюються на посадових осіб місцевого самоврядування. Разом із тим ст. 9 Закону України від 07.06.2001 № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування» передбачено, що посадова особа місцевого самоврядування має право, зокрема, у порядку і в межах, встановлених законом, отримувати інформацію щодо матеріалів своєї особової справи та ознайомлюватися з іншими документами, що стосуються проходження нею служби в органах місцевого самоврядування. Пунктом 2 постанови КМУ від 25.03.2016 № 246 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби» передбачено, що Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджений постановою КМУ від 15.02.2002 № 1697, застосовується під час прийняття на службу в органи місцевого самоврядування відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування». Відповідно до п. 13 Порядку № 169, особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії державного органу, в якому проводиться конкурс, зокрема, заповнену особову картку (форма П-2ДС) з відповідними додатками (лист Нацагентства України з питань держслужби від 09.06.2017 № 5263/13-17 «Щодо ведення особових карток посадових осіб місцевого самоврядування»).
6 Закон № 889.
7 Порядок № 169.
Трудові книжки — мають бути перевірені на відповідність записів у них Інструкції № 58 і КЗпП.
Щодо порядку передачі ОМС, що реорганізуються шляхом приєднання, кадрових документів.
Порядок приймання-передавання документів ОМС, які припиняють свою діяльність, має визначатись у розпорядчих документах про їх припинення.
Передавання документів ОМС, що припиняються, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна.
Рада-правонаступник має прийняти за актом документи, не завершені в діловодстві ОМС, що реорганізуються, зокрема, кадрові документи (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в раду ОТГ, та їх архіви.
Передавання справ від ОМС, що припиняються, до ради-правонаступника має оформлюватись актом приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 51 до Правил № 1000/5, що складається у двох примірниках.
Ліквідація
Інший випадок, коли, припустімо, була б ліквідація. Про всяк випадок напишемо про це, щоб відчували відмінність.
Отже, в такому випадку правонаступництва прав та обов’язків ОМС, які ліквідуються, не відбудеться. А працівники будуть звільнені з роботи на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП.
При припиненні ОМС шляхом ліквідації її архівні справи, в тому числі документи з кадрових питань (особового складу), мають бути передані відповідним державним архівним установам або іншим місцевим архівним установам.
Передавання документів для архівного зберігання при ліквідації ОМС належить здійснювати з дотриманням порядку, передбаченого Законом № 2888, Правилами № 1000/5 та Правилами роботи архівних установ України, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5.
Наостанок стисло про алгоритм передавання:
| 1 | ОМС, що ліквідується, звертається до державного архіву, в адміністративно-територіальній одиниці якого, відповідно до реєстрації, перебуває і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву |
| 2 | державним архівом проводиться вивчення наданих документів та способу припинення ОМС (ліквідації) та визначається, кому передаються документи ОМС, що ліквідується |
| 3 | ОМС проводить експертизу цінності документів |
| 4 | комісія державного архіву перевіряє подані документи, в разі схвалення та погодження приймає їх на постійне зберігання за актом про приймання-передавання документів на постійне зберігання |
