Щиро вдячні Вам особисто та відповідальним фахівцям Miністерства за надані роз’яснення від 30.04.2020 № 19855/10510-33-20/8.4.2 щодо організації виконання окремих делегованих державою повноважень органам місцевого самоврядування (далі — ОМС). Із роз’ясненого у листі вбачається, що інші посадові особи ОМС, крім секретарів місцевих рад та їx виконавчих комітетів, можуть бути уповноваженими на виконання повноважень у сфері державної реєстрації актів цивільного стану та на вчинення нотаріальних дій, передбачених статтею 37 Закону України «Про нотаріат», у населених пунктах, де немає нотаріусів.
Це роз’яснення буде дуже корисним у pоботі Програми «U-LEAD з Європою» щодо допомоги ОМС у створeнні та модернізації центрів надання адміністративних послуг (ЦНАП), наближенні послуг до громадян, покращенні цих послуг.
Разом із тим у листі Мін’юсту з посиланням на окремі норми Закону України «Про адміністративні послуги» щодо сфери його дії зроблено висновок: «Центри надання адміністративних послуг не мають права вчиняти нотаріальні дії, оскільки положення Закону не поширюються на такi відносини».
Зважаючи на це, хочемо додатково звернути увагу відповідальних фахівців Міністерства на важливі аспекти, що стосуються організації виконання повноважень із вчинення окремих нотаріальних дій посадовими особами ОМС, зокрема, якi можуть працювати i в ЦНАП.
Адже відомо, що норми права потрібно тлумачити i виходячи з мети цих норм, i в системному та динамічному (історичному) контекстах.
Закон України «Про адміністративні послуги» був ухвалений у 2012 pоцi i початково суб’єктами створення ЦНАП були визначені лише міськi ради міст обласного та/або республіканського Автономної Республіки Крим значення, Київська, Севастопольська міські, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації.
Тож було визначено, що сфера дії Закону не поширюється на нотаріальні дії, що по суті логічно унеможливлювало їx вчинення в таких населених пунктах у ЦНАП, адже в таких населених пунктах наявні та здійснюють свою діяльність нотаріуси, а також загалом у контексті тогочасного розуміння роботи ЦНАП — через адміністраторів як «посередників» між суб’єктом звернення i суб’єктом надання відповідних послуг, та зважаючи на законодавчі особливості вчинення нотаріальних дій.
Тож віднесення «нотаріальних дій» до числа винятків у 3aконі «Про адміністративні послуги» було зумовлене насамперед ціллю не поширювати цей Закон на нотаріусів, на їх діяльність.
Динамічний (історичний) контекст вказує, що з 2015 року в рамках проведення децентралізаційної реформи коло суб’єктів із правом утворення ЦНАП було значно розширено i на інші ОМС — містa районного значення, селища та села.
Повноваження із вчинення окремих нотаріальних дій відповідно до Закону «Про нотаріат» поширені (делеговані) на відповідні ОМС. Визначально, що ці повноваження в ОМС здійснюють саме посадові особи цих органів, а не нотаріуси. Повноваження виконавчих органів місцевої ради та конкретні повноваження посадових ociб місцевого самоврядування визначаються відповідно до законів «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про службу в органах місцевого самоврядування» місцевою радою самостійно. Це також зазначено i в згаданому вище листі Мін’юсту. Відповідно, такі посадові особи можуть мати i ширше коло повноважень включно з окремими нотаріальними. Зокрема, й будучи посадовими особами в утвореному ОМС ЦНАП як виконавчому органі (структурному підрозділі), або у складі іншого виконавчого органу, але працюючи в ЦНАП, якщо він утворений як постійно робочий орган. Наприклад, частою є практика, коли одна посадова особа здійснює i повноваження з державної реєстрації aктів цивільного стану, i «місцевого нотаріату», i навіть інші функції та повноваження.
Ч. 9 ст. 12 Закону «Про адміністративні послуги» передбачає можливість за рішенням органу, що утворив ЦНАП, iнтеграції до ЦНАП й інших публічних послуг, для зручності cy6’єктів звернення — як основної (єдиної) точки вирішення різних питань громадян i бiзнecy. Наприклад, у багатьох ЦНАП здійснюється запис у дошкільні виховні заклади, що не є адміністративною послугою тощо. Але це повністю співпадає із задекларованими державою підходами до створення ЦНАП як максимально інтегрованих офісів, де мають надаватися, насамперед, найбільш затребувані громадянами адміністративні та інші публічні послуги. Нотаріальні дії в сільських населених пунктах є дуже важливими для громадян та відносяться саме до таких послуг.
Отже, винятки Закону України «Про адміністративні послуги» спрямовані не на те, щоб погіршити умови надання окремих публічних послуг. Це було лише врахування потреб i можливостей суб’єктів владних повноважень на час ухвалення Закону. Водночас поширення кращих cтандартів законодавства про адміністративні послуги (щодо розширених годин прийому, порядку інформування суб’єктів звернення, впорядкування процедур через інформаційні та технологічні картки тощо), кращих практик у цій сфері (в частині регулювання черг, надання супутніх послуг, облаштування безбар’єрних та комфортних приміщень тощо), щодо комплексного обслуговування (за моделями життєвих ситуацій) — очевидно, не тільки не суперечить законодавству, але й відповідає загальним цілям розвитку України як соціальної та правової держави, де найвищою соціальною цінністю є людина, а права людини визначають зміст спрямованість держави.
У цій частині надання окремих нотаріальних дій у ЦНАП повністю відповідає інтересам громадян та держави, сприяє реалізації прав громадян.
Із практики створення та організації діяльності ЦНАП варто відмітити стійку тенденцію: ОМС, який iнвестує ресурси у створення та функціонування ЦНАП, намагається забезпечити максимальну зручність та комфорт для мешканців громади в отриманні максимального широкого спектру послуг, які надаються, насамперед, посадовими особами цього ОМС в рамках власних та делегованих повноважень. Часто у фронт-офісах ЦНАП сільських громад (які мають нечисельний штат та багатопрофільних фахівців) розміщуються i pобочі місця секретарів місцевих рад, які вчиняють такі окремі нотаріальні дії. Частина з них є й керівниками ЦНАП.
Тому цілком раціонально виконувати yci функції i повноваження з обслуговування громадян у комфортних та доступних умовах, для чого i створюються ЦНАП. Громадянам складно було б пояснити, чому частину повноважень ОМС i навіть часто та ж сама посадова особа має виконувати в iншому приміщенні та за іншими підходами (режимом роботи тощо). Особливо, коли йдеться про нотаріальні дії, як видача дублікатів документів, засвідчення вірності копій документів i виписок з них, засвідчення справжності підпису на документах.
Варто також відзначити наявну практику, коли кабінети нотаріусів розміщуються в одній будівлі/приміщенні та на одному поверсі з ЦНАП, що дає можливість надати максимум зручностей громадянам як для отримання адміністративних послуг у ЦНАП, так i для отримання нотаріальних послуг у нотаріуса (спільні зони очікування, системи електронної черги тощо). Це також знімає емоційне та психологічне навантаження на нотаріусів за значної кількості відвідувачів та утворення черг. Хоча у цьому випадку йдеться вже просто про надання нотаріальних послуг «в одному приміщенні з ЦНАП».
Просимо Вас, з урахуванням зазначених вище aргументів, надати нове роз’яснення на наш лист від 07.04.2020 № 07.04-1 та підтримати можливість органів місцевого самоврядування самостійно визначатися iз способом організації виконання делегованих повноважень у сфері вчинення окремих нотаріальних дій посадовими особами ОМС, зокрема які є працівниками ЦНАП, з безумовним дотриманням ycix вимог законодавства (конфіденційність, захист персональних даних тощо).
Також, користуючись нагодою, просимо у плануванні роботи Міністерства, за можливості, врахувати інші проблемні моменти у питанні вчинення нотаріальних дій у населених пунктах, де немає нотаріусів:
— обмеження з 2014 року цих повноважень лише ОМС у сільських населених пунктах створює cyттєві проблеми для громадян. Адже iснують невеликі міста, де немає нотаріусів, але посадові особи ОМС не можуть вчиняти окремі нотаріальні дії. Також є попереднє роз’яснення Міністерства, за яким селища міського типу теж віднесені до міських населених пунктів. Все це у комплексі дуже ускладнює життя громадян. І є особливо відчутним у період карантину, коли відсутнє забезпечення громадським транспортом;
— за ОМС є проблеми в отриманні нотаріальних послуг i навіть у тих населених пунктах, де є нотаріуси, але в недостатній кількості. Це породжує великі черги i невдоволення громадян. Тож i тут варто було б шукати додаткові рішення, наприклад, щодо надання обмежених нотаріальних дій посадовими особами ОМС — для створення гідних умов в обслуговуванні громадян.
<...>
