У житті може трапитися випадок, коли особа може втратити або зіпсувати документ, посвідчений або виданий посадовою особою. Найчастіше це може бути дублікат заповіту.
Для початку визначимось з нормативно-правовими актами, які регулюють або регламентують процедуру видачі дублікатів.
Так, ч. 2 ст. 19 Конституції України передбачено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Отже, порядок видачі дублікатів документів, посвідчених посадовими особами в межах повноважень, у разі їх втрати або зіпсування врегульовано нормами статей 8, 34, 35, 53 Закону про нотаріат, главою 22 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України та п. 2.16 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/5.
Видача дублікатів документів стосується виключно тих документів, які засвідчувались або видавалися.
У тому випадку, якщо документ не засвідчувався і не видавався, але перебуває на зберіганні у ваших справах (наприклад, та ж сама заява заповідача про видачу дубліката заповіту), то видача його дубліката неможлива.
З аналізу норм чинного законодавства вбачається, що посадова особа при видачі дубліката має обов’язково дотримуватися двох умов:
| 1 | дублікат може бути виданий лише у разі втрати чи зіпсування нотаріально посвідченого документа |
| 2 | дублікат видається виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а не будь-якій особі, яка до вас звернулася |
Факт видачі дубліката лише в разі втрати або зіпсування посвідченого або виданого посадовою особою або нотаріусом документа знайшов своє відображення та підтвердження у правовій позиції, викладеній Верховним Судом у постанові від 28.11.2018 у справі № 243/5426/16-ц. Так, перелік підстав видачі дубліката документа є вичерпним і розширювальному тлумаченню не підлягає.
З’ясуємо коло осіб, які мають право на отримання дублікатів, в розрізі такої нотаріальної дії, як посвідчення заповіту. У разі втрати або зіпсування заповіту, посвідченого посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою заповідача видається дублікат втраченого (зіпсованого) заповіту згідно з порядком, передбаченим ст. 53 Закону про нотаріат. Дублікати документів, посвідчених або виданих посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі посадовій особі органу місцевого самоврядування, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).
Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і свідоцтва про смерть померлого спадкоємця (п. 2.16 Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/5).
Неузгодженою, на мою думку, залишається процедура видачі дублікатів довіреностей. Якщо проаналізувати п. 2.2 Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 № 111/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28.12.2006 за № 1378/13252, то, дійсно, довіреності, посвідчені посадовими особами, переліченими у ст. 40 Закону про нотаріат, та їх дублікати підлягають реєстрації у Єдиному реєстрі. Але п. 31 Порядку посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, затвердженого постановою КМУ від 15.06.1994 № 419, передбачає посвідчення довіреності лише в одному примірнику, що унеможливлює створення її дубліката. Чи варто говорити про складнощі з повторною реєстрацією саме дубліката у Єдиному реєстрі та про той факт, що дублікат довіреності може бути виданий лише довірителю (питання в частині видачі дубліката може виникати лише у поодиноких випадках).
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, та вчиняється посвідчувальний напис.
Крім того, про видачу дубліката посадова особа органу місцевого самоврядування робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в наряді (справі) органу місцевого самоврядування, із зазначенням дати, підпису посадової особи, яка видала дублікат документа, та прикладенням печатки органу місцевого самоврядування (останні зміни до п. 2.16 Порядку були внесені наказом Міністерства юстиції України № 3860/5 від 05.11.2020, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 09.11.2020 за № 1090/35373).
Видача дубліката документа має юридичні наслідки, а саме — створення додаткового примірника документа та втрата чинності документом, дублікат якого виданий.
Дублікати документів, посвідчених або виданих посадовою особою органу місцевого самоврядування, також можуть бути видані за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія.
За видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів справляється державне мито у розмірі 0,03 неоподаткованого мінімуму доходу громадян, що складає наразі 51 копійку.
Окремо хочу звернути вашу увагу на перелік критеріїв, відповідно до яких посадовою особою може бути відмовлено у вчиненні нотаріальних дій. Так, у вчиненні нотаріальної дії може бути відмовлено, якщо:
| 1 | не подано відомості (інформацію) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії |
| 2 | дія підлягає вчиненню іншим нотаріусом або посадовою особою, яка вчиняє нотаріальні дії |
| 3 | є сумніви у тому, що фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, усвідомлює значення, зміст, правові наслідки цієї дії або ця особа діє під впливом насильства |
| 4 | з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась особа, яка в установленому порядку визнана недієздатною, або уповноважений представник не має необхідних повноважень |
| 5 | правочин, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, зазначеним у її статуті чи положенні, або виходить за межі її діяльності |
| 6 | в інших випадках, передбачених законом |
На завершення…
Слід зазначити, що посадові особи при вчиненні нотаріальної дії зобов’язані сприяти громадянам у здійсненні їх прав та законних інтересів, роз’яснювати права та обов’язки, попереджати про наслідки вчинених нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду, та повинні відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України.
