Відповідно до пункту 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.
Таким чином, після отримання письмової згоди звільненого працівника органу місцевого самоврядування його трудова книжка може бути направлена йому поштою. Якщо можливість поштового відправлення трудової книжки наразі відсутня, а сам працівник не може прибути для її отримання, вважаємо, що така трудова книжка має зберігатися в ОМС до моменту її передачі працівникові одним із згаданих способів.
Окремо зазначаємо, що законодавство не містить визначених форм та обсягів письмових заяв, які мають надаватися працівниками відповідно до законодавства під час воєнного стану. Такі письмові заяви можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Отже, письмові заяви і повідомлення, включаючи згоду на поштове відправлення трудової книжки, можуть бути надані у формі текстового повідомлення будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо).
