Щодо підстави для видачі додаткових коштів на відрядження та строку звітування
Лист Національного банку України від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658
Національний банк України розглянув <...> лист <...> щодо надання роз’яснення з питань використання готівкових коштів і в межах своєї компетенції повідомляє.
Питання, що пов’язані із порядком оформлення відрядження працівника підприємства, видачі йому коштів під звіт та звітування за отримані ним кошти під звіт врегульовано Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція), та Законом України від 22.05.2003 № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб» (далі — Закон) і не відносяться до компетенції Національного банку.
Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення), визначено, що видача готівкових коштів під звіт або на відрядження, а також звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України (пункт 2.11 Положення).
Вимогами вказаної вище Інструкції передбачений обов’язок підприємства, що відряджає працівника, забезпечити його грошовими коштами (авансом) у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення, добові. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням), на підставі якого працівнику видається аванс на відрядження. При цьому зазначена Інструкція не містить заборони щодо видачі працівнику підприємства додаткових коштів на відрядження у разі подовження терміну перебування такого працівника у відрядженні (на підставі відповідного наказу підприємства).
Крім того, згідно з підпунктом 9.10.2 Закону звіт про використання коштів, наданих на відрядження, надається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження.
Враховуючи викладене, вважаємо, що у випадку, наведеному в листі,
видача або перерахування підприємством відрядженому працівнику додаткової суми коштів на відрядження не буде порушенням вимог чинних нормативно-правових актів України за умови наявності наказу підприємства щодо подовження терміну відрядження такого працівника та звітування працівником про використання всієї суми отриманих ним коштів до закінчення третього банківського дня після завершення такого відрядження.Також повідомляємо, що Національним банком України постановою Правління від 13.12.2006 № 454 (набрала чинності з 20.01.2007) внесено зміни до таблиці «Касові обороти» додатка 2 Положення стосовно включення витрат на відрядження до розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі за показником середньоденної видачі готівки.
Виконавчий директор з питань готівково-грошового обігу
О. Толстой
коментар редакції
Видача додаткових коштів відрядженому працівнику можлива
Відразу зауважимо: аналогічну позицію з питання, що розглядається, ми висловлювали в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 64, с. 12. Логіку НБУ (якщо ми правильно її зрозуміли) цілком може бути поширено на ситуації, які відрізняються від надання додаткових коштів відрядженому працівнику, і не тільки при продовженні строку відрядження.
Проблема, що вирішується в листі, який коментується, насправді ширша і полягає в тлумаченні ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки», а саме його абзацу п’ятого. У ньому зазначено: за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту за раніше видані кошти застосовується штраф у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум. Заборону на видачу готівкових коштів під звіт без подання звіту за раніше отримані особою суми продубльовано і в п. 2.11 Положення № 637.
Причому найцікавішим є те, що НБУ на ці норми в листі навіть не посилається. Зрозуміло, ми не схильні вважати, що він про них забув. Думаємо, ідея листа зводиться до такого: заборона, яка розглядається, та штраф за її ігнорування покликані обмежити видачу «нових» готівкових коштів за наявності прострочення в наданні звіту за раніше отримані суми. Інакше кажучи, якщо строк надання звіту за раніше отримані суми не закінчився, то видача «нових» коштів під звіт не повинна каратися. Річ у тім, що в п. 2.11 Положення № 637 буквально зазначається таке: видача готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Установлений порядок вимагає відзвітувати у триденний строк після закінчення відрядження. Зрозуміло, що до повернення з відрядження особа в принципі не може виконати обов’язок з подання звіту за раніше отримані кошти. А отже, і зобов’язати його до цього також не можна.
Саме такий підхід до застосування встановленого обмеження викладався в редакційному коментарі до листа НБУ від 06.02.2007 р. № 11-113/454-1255 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 45, с. 17). Нагадаємо, що в зазначеному листі розглядалося питання про видачу авансу на відрядження частинами. На жаль, НБУ тоді чіткої відповіді не дав. З одного боку, він стверджував, що Інструкція № 59 не містить заборони на видачу працівнику підприємства коштів на відрядження частинами, а з іншого — посилався на заборону з п. 2.11 Положення № 367.
З урахуванням роз’яснення, що коментується, можна говорити про правомірність видачі авансу на відрядження частинами (наприклад, спочатку на придбання транспортних квитків, а перед фактичним від’їздом у відрядження — залишку коштів на оплату проживання та добових). Адже і в цій ситуації видача другої частини авансу відбувається до закінчення строку звітування щодо першої його частини.
Дмитро Винокуров
