РРО з касовою книгою, ліміт відокремленого підрозділу, зберігання готівки
(за листами НБУ)
Касова дисципліна завжди перебувала під пильним оком контролюючих органів, тому будь-яка халатність суб’єктів господарювання може їм загрожувати штрафонебезпечними неприємностями. Проте, якщо знати, виконувати та не порушувати, то від обігу готівки залишаться тільки приємні враження. Сьогодні розглянемо деякі «готівкові» питання, які порушив Нацбанк у своїх листах.
Наталія ЯНОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ГКУ
— Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.КпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівкових коштів» від 12.06.95 р. № 436/95.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
Метою цього матеріалу є аналіз деяких листів НБУ (тексти відповідних документів ви знайдете на сторінках цього номера). Примітно, що позицію Нацбанку щодо деяких спірних ситуацій узяв на озброєння в роботі головний податковий орган, уповноважений перевіряти та штрафувати за порушення касової дисципліни.
Отже, тема обговорення зрозуміла, тепер перейдемо до деталей.
У листах порушено багато питань, ми приділимо увагу найважливішим: розглянемо особливості встановлення ліміту на відокремлений підрозділ, оцінимо можливість зберігання готівки біля скриньки РРО.
При цьому виділимо найголовніше питання порядку денного: чи потрібно структурному або відокремленому підрозділу, такому як магазин, кіоск, палатка вести касову книгу, якщо вони виручку здають:
— до каси головного підприємства;
— відразу до банку через інкасатора чи без.
Щоб розібратися з цією проблемою, насамперед треба визначитися з термінами: що таке відокремлений, а що таке структурний підрозділ.
Відокремлений або структурний у термінології касового Положення
Спершу нам необхідно зрозуміти, наскільки статус магазину, кіоску, палатки відповідає поняттю «відокремлений підрозділ» у термінології
Положення № 637.Як ви пам’ятаєте
ГКУ (ст. 64) розділяє поняття «відокремлений підрозділ» і «структурний підрозділ», незважаючи на те що обидва діють згідно з положеннями, затвердженими головним підприємством, та наділені ним же відповідним майном. Докладний аналіз відмінностей не наводитимемо (це не є метою цієї статті), а нагадаємо основні з них.До
відокремлених належать філії, представництва, відомості про які внесено до Єдиного державного реєстру (далі — ЄДР) і керівник яких діє на підставі виданої йому довіреності (ст. 95 ЦКУ). До структурних належать виробничі або апаратно-управлінські структурні підрозділи — виробництва, цехи, відділення, ділянки, бюро, лабораторії, управління, відділи, служби тощо, які не внесено до ЄДР і керівник яких діє без довіреності, тобто у звичайному порядку призначений на посаду згідно зі штатним розписом. Як справедливо зазначив Держпідприємництво у своєму листі від 19.07.2007 р. № 5292: структурний підрозділ — це ланка у виробничому процесі, функції якої відрізняються від функцій інших ланок, і через це входить до цілого як організаційно відокремлена від інших підрозділів частина підприємства.Про те, яким бути магазину, кіоску, палатці — відокремленим чи структурним — вирішує головне підприємство самостійно. Разом з тим незалежно від такого рішення
Положення № 637 і відокремлений, і структурний підрозділи об’єднує під однією назвою — «відокремлений підрозділ» (див. п. 1.2).Інакше кажучи, поняття «відокремлений підрозділ» з
ГКУ та Положення № 637 не зовсім тотожні, як це стверджує НБУ у своєму листі від 22.11.2006 р. № 11-115/4301-12445 (див. с. 14 цього номера). Отже, кіоск без банківського рахунка і такий, що «не засвітився» в ЄДР, є структурним підрозділом згідно з ГКУ і відокремленим — згідно з касовим Положенням.Чому нам важливо знати статус точки розрахунків саме з позиції
Положення № 637? А справа в тому, що наявність цього статусу дає можливість, а в певних випадках зобов’язує кіоск вести касову книгу. Далі докладніше поговоримо про ці випадки.
Касова книга та РРО у структурному підрозділі
Згідно з
п. 4.2 Положення № 637 усі надходження та видача гривневої готівки відображаються в касовій книзі підприємства, яка ведеться в одному примірнику за умови відсутності в підприємства структурних підрозділів, що здійснюють готівкові розрахунки. Якщо ж такі на підприємстві є, то вони:—
ведуть (в обов’язковому порядку) свою касову книгу (крім касової книги, яка ведеться головним підприємством), якщо в них є як надходження готівки, так і витрата, наприклад на оплату праці, госпотреби, інші операції з оформленням касових ордерів та відомостями;—
не ведуть окрему касову книгу, якщо здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операції з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.Такі ж висновки містяться в
п. 3 листа НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119 (див. с. 15 цього номера).Ось тут і виникає резонне запитання: а чи може структурний (він же за касовим
Положенням — відокремлений) підрозділ, який працює з РРО і здає виручку відразу до банку, обминаючи головну касу, не вести свою касову книгу? Або все ж таки здавання виручки до банку є тією самою іншою операцією, що, як і будь-яка витратна операція, має супроводжуватися випискою РКО, а отже, і відображатися в касовій книзі?На нашу думку, нормам
Положення № 637 більше відповідає другий сценарій розвитку подій, тобто такий: якщо відокремлений (він же структурний) підрозділ здає відразу виручку до банку, то він зобов’язаний вести касову книгу. Перш ніж аргументувати свою позицію, нагадаємо, що п. 2.8 Положення № 637 дозволяє відокремленим підрозділам здавати виручку відразу до банку.Отже, чому ж без касової книги не обійтися? Звернемося до
п. 3.7 Положення № 637, де зазначено, що видача готівки з каси* для здавання її до банку оформляється РКО з відображенням такої касової операції в касовій книзі. При цьому документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є відповідна квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки або копія супровідної відомості, якщо виручку здають через інкасатора. От і виходить, що при будь-якому виді транспортування виручки з РРО до банку (будь то сам касир підприємства чи інкасатор банку) вона не може «піти» з підприємства або його підрозділу без виписки РКО, а це природно передбачає її попереднє оприбуткування за допомогою ПКО та відображення в касовій книзі. І якщо це не касова книга головного підприємства, то це має бути касова книга відокремленого (структурного) підрозділу.* Тут важливо пам’ятати, що РРО відповідає визначенню каси, викладеному в п. 1.2 Положення № 637.
Наш розгляд буде не повним, якщо не розповісти про позицію компетентних органів з цього приводу. Так, у
листі НБУ від 25.05.2007 р. № 11-110/2058-5398 (див. с. 16 цього номера) зазначено, що оприбуткуванням готівки в касі підприємства, яке проводить готівкові розрахунки із застосуванням РРО (використанням РК), є здійснення обліку такої готівки в КОРО (на підставі фіскальних звітних чеків РРО та даних РК) і відображення надходження цієї готівки в касовій книзі підприємства.Інакше кажучи, НБУ вимагає відображати виручку не тільки в КОРО, але й у касовій книзі. Варте уваги, що податківці, які уповноважені штрафувати за порушення касової дисципліни, узяли на озброєння таку позицію НБУ, про що свідчить
лист ДПАУ від 08.08.2007 р. № 15658/7/23-7017. До речі, у період дії касового положення — попередника Положення № 637 — представники податкових органів аргументували обов’язковість ведення касової книги відокремленими підрозділами, що працюють з РРО та здають виручку відразу до банку аналогічно викладеному вище (див. «Вісник податкової служби України», 2004, № 13). У старому положенні була аналогічна норма — п. 3.6, яка кореспондує з п. 3.7 Положення № 637.Зауважимо, що сьогоднішня аргументація НБУ відрізняється від нашої, проте висновок щодо необхідності оформлення касової книги збігається. Щоправда, у нас є декілька зауважень щодо поняття «оприбуткування».
Ми переконані, що виручка, «пробита» через РРО, вважатиметься оприбуткованою вже після відповідного оформлення в КОРО. Це випливає з
пп. 2.6, 7.15 Положення № 637. Інакше кажучи, якщо виручку, отриману через РРО, не відобразили в касовій книзі, але оформили в КОРО, то на підприємство не можуть накласти штраф згідно з Указом № 436 за неоприбуткування в п’ятикратному розмірі. Максимум, що може загрожувати за таке порушення, це адмінштраф за ст. 1642 КпАП у розмірі від 8 до 15 нмдг за порушення касової дисципліни.Завершуючи аналіз цього питання зазначимо, що відокремлений (структурний) підрозділ, який здає виручку «пробиту» через РРО не до банку, а в касу головного підприємства, вести свою касову книгу не зобов’язаний. У такому випадку каса головного підприємства оформляє ПКО, квитанція якого буде підтверджуючим документом для підрозділу.
Ліміт для відокремленого (структурного) підрозділу
Одне із запитань, порушених у листах НБУ, що розглядаються, стосується встановлення ліміту для структурного (відокремленого) підрозділу.
Нацбанк справедливо зазначає, що місце
проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО підпадає під визначення каси і відповідно для такого РРО може бути встановлено ліміт залишку готівки. Для цього на кожний відокремлений підрозділ (магазин, кіоск, палатку) може складатися окремий розрахунок установлення ліміту (лист НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119).Отже, за кожним структурним підрозділом для розрахунку ліміту враховується тільки його виручка, і контрольні періоди, що беруть участь у розрахунку ліміту, можуть бути різними для різних структурних підрозділів. Про це, до речі, зазначалося в іншому
листі НБУ від 23.11.2006 р. № 11-115/434-12531 (див. с.17 цього номера).Готівку, що надійшла протягом дня до каси відокремленого підрозділу, яка перевищила встановлений ліміт, підприємство має право здати або до банку, або в касу головного підприємства не пізніше наступного дня. Якщо відокремлений підрозділ здав понадлімітну готівку в касу головного підприємства, то ми вважаємо, що ця головна каса має переправити гроші до банку цього ж дня (або видати на госппотреби).
Зберігання готівки поряд зі скринькою РРО
Не менш цікавою є ще одна ситуація, про яку зазначає НБУ у своєму листі від
08.08.2007 р. № 15658/7/23-7017, і пов’язана вона з проблемою зберігання готівки, «пробитої» через РРО, не в його скриньці, а поряд, наприклад у сейфі.Із контексту листа випливає, що переміщення готівки
з касової скриньки до іншого місця зберігання (без її використання на госпотреби) слід проводити за допомогою операції «Службова видача» і оформляти через касову книгу.Це питання має свою суперечливу історію. Так, у далекому 2002 році ДПАУ (див.
лист від 08.07.2002 р. № 5354/5/23-2116 // «Податки та бухгалтерський облік», 2002, № 60) забороняла зберігати готівку в межах торговельної площі поза скринькою РРО без здійснення операції «службова видача» і оприбуткування в касовій книзі. Пізніше у «Віснику податкової служби України», 2006, № 11 було висловлено протилежну думку, згідно з якою допускається зберігання готівки, що не вміщається до скриньки РРО, недалеко від нього — у сейфі, причому без здійснення операції «службова видача» та оформлення ПКО. Щоб уникнути проблем з контролюючими органами, у консультації податківці радили обумовлювати таку ситуацію в наказі по підприємству, в якому слід указати, що в сейфі, розміщеному на місці проведення розрахунків, має зберігається тільки виручка від реалізації з використанням РРО.Що ми маємо на сьогодні: повернення до первісних позицій, адже ДПАУ цей лист НБУ узяла на озброєння в роботі (див. преамбулу
листа від 08.08.2007 р. № 15658/7/23-7017). Так що будьте обережними щодо зберігання готівки не в скриньці РРО.На цьому фоні не викликає спорів вимога НБУ оформляти переміщення готівки за допомогою операції «службова видача» та відповідним оформленням касових ордерів, якщо гроші, які надійшли в РРО, мають намір видати на госппотреби.
Ось, мабуть, і всі моменти, які ми планували проаналізувати, вивчивши листи компетентних органів. Візьміть до уваги наші рекомендації, і ми сподіваємося, що вашу касу перевіряючим «не взяти».
