Щодо видачі коштів на відрядження частинами
Лист Національного банку України від 06.02.2007 р.
№ 11-113/454-1255
Національний банк України розглянув лист <...> щодо надання роз’яснення стосовно видачі працівнику підприємства коштів на відрядження частками і повідомляє наступне.
Стосовно порушеного питання слід зазначити, що чинним законодавством України не передбачено надання Національним банком України експертної оцінки правомірності дій суб’єктів господарювання при здійсненні операцій з готівкою.
Виявлення порушень та застосування штрафних санкцій за порушення суб’єктами господарювання порядку ведення касових операцій і здійснення готівкових розрахунків (відповідно до Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки») є прерогативою відповідних контролюючих органів і не відноситься до компетенції Національного банку України.У той же час по інформації, наведеній в листі, можна зазначити наступне.
Порядок оформлення відрядження працівнику підприємства та забезпечення його грошовим авансом визначено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59. Зокрема, вимогами цієї Інструкції передбачений обов’язок підприємства, що відряджає працівника, забезпечити його грошовими коштами (авансом) у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням), на підставі якого працівнику видається аванс на відрядження. При цьому зазначена
Інструкція не містить заборони щодо видачі працівнику підприємства коштів на відрядження частками, а також не встановлює, за скільки днів до початку відрядження підприємство має видати грошовий аванс на ці цілі.Разом з тим пунктом 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637, визначено, що видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому законодавством України порядку за раніше отримані під звіт суми.
Виконавчий директор
з питань готівково-грошового обігу
О. Толстой
коментар редакції
Видача авансу на відрядження частинами: інтрига зберігається
Запитання про можливість авансування працівника коштами на відрядження
частинами ставилося і Мінфіну (див. лист від 30.03.2007 р. № 31-18030-07-7/6449 на с. 13). Але він вирішив, що відповідь на це запитання виходить за рамки його повноважень і перебуває в компетенції НБУ. Тому особливо цікаво ознайомитися з позицією останнього. У свою чергу, роблячи зауваження про те, що питання штрафування за наявні порушення — це прерогатива податкових органів, Нацбанк усе-таки надає ухильні роз’яснення і в листі, що коментується, наводить дві тези.Перша. Інструкція № 59
не містить заборони щодо видачі працівнику підприємства коштів на відрядження частинами, а також не встановлює, за скільки днів до початку відрядження підприємство має видати грошовий аванс на ці цілі.Друга. Видача особі готівкових коштів під звіт проводиться
за умови надання нею звіту у встановленому законодавством порядку за раніше отримані під звіт суми.Почнемо з очевиднішого. Дійсно, в явному вигляді законодавство не містить заборони на видачу авансу частинами. З приводу строку видачі авансу Нацбанк традиційно дотримувався такого: видача грошового авансу відрядженому працівнику повинна здійснюватися
не раніше дати підписання керівником підприємства відповідного наказу або розпорядження (див. листи 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 72 і від 03.08.2004 р. № 11-113/2603-7748).Свого часу Нацбанк зазначав також, що строк видачі готівки своїм працівникам на відрядження має визначатися самим суб’єктом господарювання
з урахуванням дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, реального часу, необхідного для придбання квитків на проїзд, щодо кожного конкретного відрядження тощо (лист від 20.06.2002 р. № 11-113/1099).Мінфін у своїх листах від 16.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3846 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2003, № 92) і від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780 також зазначає, що це запитання вирішується в кожному конкретному випадку після видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження і
з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням (наприклад, придбання проїзних квитків).І тепер залишається вирішити, як до всього викладеного застосувати процитовані в листі обмеження, установлені в п. 2.11 Положення № 637, а також відповідальність, передбачену Указом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95. Нагадаємо, що ст. 1 цього документа передбачає відповідальність
за видачу наявних коштів під звіт без повного звіту за раніше видані кошти — у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум.На наш погляд, відповідна заборона та штраф за її ігнорування покликані обмежити видачу «нових» коштів за наявності
прострочення подання звіту за раніше отримані кошти. Інакше кажучи, якщо строк подання звіту за раніше отримані кошти не закінчився (що і має місце в ситуації з частковим авансуванням при відрядженні), то видача «нових» коштів під звіт не повинна каратися. Проте ця логіка нормативними актами прямо не підтвер-джується. Тому до появи чіткіших роз’яснень має сенс уникати видачі авансу на відрядження частинами, або при видачі другої «порції» коштів документувати повернення раніше отриманих коштів (нульовий авансовий звіт) з одночасною видачею повної суми.Дмитро Винокуров
