Щодо інвентаризації матеріальних цінностей бюджетних установ
Лист Державного казначейства України від 20.02.2007 р.
№ 3.4-04/575-2209
Державне казначейство України розглянуло запит <...> щодо надання інформації з питань застосування Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 30.10.98 № 90 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за № 728/3168, і повідомляє наступне.
Згідно з пунктом 1.3 Інструкції інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов’язань.
Зазначене передба чає перевірку фактичної наявності матеріальних цінностей, які безпосередньо знаходяться в установі, за процедурою, встановленою в цілому Інструкцією, та підтвердження достовірності прийнятих (зданих) матеріальних цінностей на відповідальне зберігання іншим установам за процедурою, встановленою розділом 14 Інструкції.
Майно бюджетної установи може знаходитись поза її межами з різних причин, а саме: у зв’язку з його передачею на відповідальне зберігання, в оренду, лізинг, ремонт тощо. При цьому фінансово-господарські відносини суб’єктів господарювання регламентуються відповідними договорами, які укладаються згідно з чинним законодавством. За згодою сторін можуть бути внесені додаткові умови договору.
Так, типовим договором складського зберігання передбачається, що зберігач зобов’язується прийняти від поклажодавця і за плату зберігати майно останнього, а також повернути поклажодавцеві відповідне майно в схоронності (тобто в тій же кількості, асортименті, якості тощо) в обумовлений договором строк. Крім того, зберігач зобов’язаний надавати можливість поклажодавцю огляду майна або його зразків, взяття проб та вжиття заходів, необхідних для забезпечення схоронності майна.
Відповідно до пункту 14.2 Інструкції товари і матеріали, які зберігаються на складах інших організацій, записуються в окремий опис (додаток 11 до Інструкції) на підставі підтвердних документів. При цьому до інвентаризаційного опису вноситься інформація із зазначенням номера і дати документа, на підставі якого товари і матеріали були передані (прийняті) на відповідальне зберігання.
Таким чином,
поширювати процедури проведення інвентаризації (шляхом перевірки і перерахунку цінностей в натурі), встановлені Інструкцією Державного казначейства України, на товарно-матеріальні цінності, що перебувають на договірній основі поза межами бюджетної установи, не доцільно, оскільки правовідносини, що виникають у зв’язку з виконанням умов договорів, регламентуються іншими нормативними документами.Враховуючи зазначене, Державне казначейство України вважає, що,
якщо бюджетна установа ставить за мету цільове, ефективне використання державного майна та забезпечення його схоронності, то дотримання вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 30.10.98 № 90 і зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16.11.98, дозволяє забезпечити отримання достовірної інформації щодо даних облікової та фактичної наявності майна. В іншому випадку можна шукати розбіжності та протиріччя в застосуванні окремих пунктів Інструкції, аби уникнути правильного відображення результатів інвентаризації.Окремо повідомляємо, що на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 04.01.2002 № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» та з метою вільного доступу до інформації про діяльність органів виконавчої влади, а також забезпечення гласності та відкритості їх діяльності, Державним казначейством України на Інтернет-порталі (е-mail: WWW.DBU.COM.UA) та Веб-сторінці (е-mail: WWW.TREASURY.GOV.UA) розміщуються новини, інформація та зміни в нормативно-правових документах, що регулюють фінансово-економічну діяльність бюджетних установ.
Заступник голови О. Чечуліна
коментар редакції
Інвентаризація матцінностей, що перебувають на відповідальному зберіганні: думка Держказначейства
Така вже відмітна риса нашого законодавства — різні нормативно-правові документи містять розбіжності та суперечності в застосуванні їх окремих норм.
Ось, наприклад, Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90).
Згідно з п. 14.2 цієї Інструкції товари й матеріали, що зберігаються на складах інших організацій, записують до інвентаризаційного опису на
підставі документів, що підтверджують передачу їх на відповідальне зберігання (тобто до інвентаризаційного опису заносять лише облікові дані).Водночас у п. 1.3 Інструкції № 90 прописано, що інвентаризації підлягає все майно установи
незалежно від його місцезнаходження і що при цьому обов’язково має здійснюватися констатація фактичної наявності об’єктів.Питання зіставності цих норм Інструкції № 90 давно цікавить бухгалтерів бюджетних організацій, і саме для його вирішення вони і звернулися до Держказначейства. Питанням інвентаризації цінностей бюджетної установи, що знаходяться на відповідальному зберіганні, ми вже приділяли пильну увагу (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 53, с. 43).
Але що цікаво: Держказначейство не бачить жодних суперечностей та вважає, що дотримання вимог Інструкції № 90 «дозволяє забезпечити отримання достовірної інформації стосовно даних облікової та фактичної наявності майна».
Більше того, думка Держказначейства зводиться до того, що матцінності, що перебувають на договірних засадах за межами бюджетної установи, перевіряти в натурі
недоцільно, оскільки правовідносини, що виникають у зв’язку з виконанням умов договору, регламентуються не Інструкцією № 90, а іншими нормативними документами.Зі свого боку зауважимо, що на виконання головної мети інвентаризації — забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку — перевірку фактичної наявності цінностей у місцях відповідального зберігання
проводити все ж таки необхідно.При цьому в договорі на відповідальне зберігання слід передбачити пункт, що зобов’язує організацію, де зберігаються цінності:
— на вимогу установи забезпечити доступ до них з метою перевірки їх збереження;
— перед проведенням річної інвентаризації інформувати установу про час її проведення з метою забезпечення участі в інвентаризації членів комісії власника цінностей.
Такі умови договору відповідатимуть нормам ст. 959 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
Для відображення всієї необхідної інформації про активи бюджетної установи до форми інвентаризаційної відомості, наведеної в додатку 11 до Інструкції № 90, можна запровадити додаткову графу, в якій відобразити фактичну наявність зданих на зберігання цінностей.
Для відображення відхилень облікових даних від фактичної наявності (якщо їх буде виявлено) можна скористатися формою звіряльної інвентаризаційної відомості, наведеною в додатку 6 до Інструкції № 90, із включенням до неї підписів представників обох сторін.
Оформлені таким чином інвентаризаційна та звіряльна відомості будуть,
по-перше, підставою для відображення результатів інвентаризації на балансових рахунках у бюджетній установі, а по-друге, — вагомим письмовим доказом у разі виявлення нестачі цінностей.
