Відрядження за кордон
Коли витрати на оформлення віз та паспортів потраплять до валових витрат
Підприємство у травні запланувало відрядити працівника до м. Відня. Така поїздка вимагає для працівника оформлення паспорта та візи. Коли в податковому обліку можна збільшити валові витрати щодо витрат на оформлення зазначених документів? Чи будуть витрати, які відшкодовано працівнику на оформлення візи та закордонного паспорта, додатковим благом?
(м. Львів)
Щоб витрати на отримання візи та закордонного паспорта були витратами, пов’язаними з відрядженням, то здійснювати їх слід тільки після того, як керівник підприємства підпише наказ на відрядження. Причому в ньому слід прописати не тільки попереднє оформлення візи, але і необхідність оформлення закордонного паспорта для працівника, якого відряджають.
У цьому разі витрати на оформлення закордонного паспорта і дозволу на в’їзд (візи) за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, підлягатимуть відшкодуванню працівнику як витрати на відрядження та відноситимуться до валових витрат на підставі
п.п. «г» п. 1.4 Розділу ІІ Інструкції № 59 і п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.Моментом відображення витрат на оформлення візи та закордонного паспорта у складі валових витрат підприємства буде
дата затвердження авансового звіту щодо таких витрат.Згідно з
п. 1.2 розділу II Інструкції № 59 підприємство, що направляє працівника у відрядження, зобов’язане забезпечити його коштами в національній валюті країни, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами. Проте з урахуванням того, що в цьому випадку сплата держмита за видачу закордонного паспорта здійснюється в Україні і відповідно сплачується в гривнях, то підприємство може частково видати аванс на закордонне відрядження в гривнях.Причому аванс на оформлення візи та закордонного паспорта може бути видано:
— окремо (до поїздки у відрядження) від авансу на решту витрат на відрядження — відзвітувавши щодо них до від’їзду у відрядження. Адже отримати другий аванс (уже на саму поїздку у відрядження) працівник зможе тільки відзвітувавши щодо першого. У цьому разі витрати на оформлення візи та паспорта потраплять до валових витрат ще до від’їзду працівника;
— у загальній сумі витрат на відрядження, відзвітувати щодо яких працівник зможе тільки після приїзду з відрядження (не пізніше трьох днів). У такому разі витрати на отримання візи та паспорта буде включено до складу валових витрат разом з рештою витрат на відрядження на дату подання загального звіту, тобто після відрядження.
Податок з доходів
. Згідно з п.п. 4.3.2 Закону № 889 не включається до складу оподатковуваного доходу сума грошових коштів, отриманих працівником на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 цього Закону, тобто якщо витрати на відрядження відносяться до валових витрат відповідно до п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.Отже, кошти, видані працівнику як компенсація вартості витрат на оформлення візи та закордонного паспорта (як частина витрат на службове відрядження), не обкладаються податком з доходів фізичних осіб.
Відносно візи у податківців претензій немає, а от щодо витрат на закордонний паспорт у ДПАУ інша точка зору (див.
лист від 12.04.2005 р. № 3064/6/17-3116). Вона вважає, що відшкодування працівнику витрат на оформлення закордонного паспорта (для здійснення службової поїздки) — це додаткове благо, і відповідно таку суму слід обкладати податком з доходів фізосіб. Як аргумент податківці наводять відсутність у законодавстві конкретних умов, які б стосувались оформлення громадянами України паспорта у разі їх направлення у відрядження. Отже, у цьому випадку за основу взято той факт, що після повернення з відрядження паспорт для виїзду за кордон залишається в користуванні працівника.Інакше буде, якщо відрядження з якихось причин не відбулося, то суму витрат на оформлення закордонного паспорта буде визнано додатковим благом, і податку з доходів не уникнути.
Приклад.
Підприємство в травні 2007 року планує відправити за кордон свого працівника до м. Відня. Наказ на відрядження підписано 16.04.2007 р. 23.04.2007 р. підприємство здійснило купівлю іноземної валюти (євро) у сумі 1000 євро (за курсом НБУ — 687,1030 грн. за 100 євро, комерційний курс — 690 грн. за 100 євро), із них того ж дня працівник отримав 35 євро на оплату візи, а також 360 грн. на оформлення закордонного паспорта.
| № | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Перераховано банку гривні для купівлі валюти | 333 | 311 | 7500,0 | — | — |
| 2 | Нараховано і віднесено на витрати пенсійний збір | 651 | 333 | 69,0 | — | 69 |
| 92 | 651 | |||||
| 3 | Відображено витрати на сплату комісійної винагороди (1000 євро х 6,90 грн./євро) х 1,5 % = 103,5 грн. | 685 | 333 | 103,5 | — | 103,5 |
| 92 | 685 | |||||
| 4 | Отримано на валютний рахунок іноземну валюту (1000 євро х 6,87103 грн./евро) = 6871,03 грн. | 312 | 333 | 1000 6871,03 | — | — |
| 5 | Зараховано залишок грошових коштів після купівлі валюти (7500 - 69 - 103,5 - (1000 євро х 6,90 грн./євро) = 427,5 грн. | 311 | 333 | 427,5 | — | — |
| 6 | Списано на витрати різницю між ринковим курсом купівлі валюти та курсом НБУ (6,90 - 6,87103) х 1000 євро = 28,97 грн. | 949 | 333 | 28,97 | — | — |
| 7 | Оприбутковано до каси валюту на візу | 302 | 312 | 35 240,49 | — | — |
| 8 | Видано гроші під звіт для отримання візи | 372 | 302 | 35 240,49 | — | — |
| 9 | Видано гроші під звіт для отримання закордонного паспорта | 372 | 301 | 360,0 | — | — |
| 10 | Надано і затверджено авансовий звіт | 92 | 372 | 600,49 | — | 600,49 |
| 11 | Списано витрати на фінансовий результат | 791 | 92 | 772,99 | — | — |
Наталія Дзюба, економіст-аналітик
