Проїзні квитки на підприємстві: облік видачі
Запитання, що стосуються забезпечення працівників підприємства проїзними квитками, завжди актуальні. Про це свідчить і редакційна пошта, і живий інтерес читачів до цієї теми на семінарах. І хоча жодних законодавчих змін у цьому плані останнім часом не відбулося, вважаємо за необхідне у пропонованій статті узагальнити все сказане про проїзні квитки раніше.
Ігор ХМЕЛЕВСЬКИЙ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», igor.khmelevskiy@id.factor.ua
Облік та оподаткування операції з придбання проїзних квитків на міський громадський транспорт для забезпечення ними працівників підприємства залежить насамперед від мети такого придбання. Головне запитання, на яке при цьому слід відповісти, — як зробити так, щоб
вартість таких проїзних квитків не включалася до оподатковуваного доходу працівника?Для правильної відповіді на нього необхідно враховувати визначення терміна «
додаткове благо», під яким відповідно до п. 1.1 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі — Закон № 889) розуміють кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що виплачуються (надаються) платнику податку його роботодавцем, якщо такий дохід не є заробітною платою чи виплатою, відшкодуванням чи компенсацією за цивільно-правовими договорами, укладеними з таким платником податку. Доходи, що одержують платники податку від своїх роботодавців як додаткове благо (безоплатно отримані товари, роботи, послуги), включаються до складу їх загального місячного оподатковуваного доходу на підставі абз. «е» п.п. 4.2.9 Закону № 889.Отже,
уникнути нарахування податку з доходів фізичних осіб можна лише в разі придбання проїзних квитків на громадський транспорт для поїздок працівників протягом робочого дня у зв’язку з виробничою необхідністю. При цьому такі квитки не повинні розподілятися персонально між працівниками, а можуть видаватися їм у разі потреби для виконання певних доручень поза основним місцем роботи. Крім того, обов’язково має бути складено підтверджуючі документи:— розпорядження керівника про порядок надання проїзних квитків окремим працівникам;
— перелік таких працівників, посадові обов’язки яких пов’язані з необхідністю користування міським транспортом для переміщення між різними службами та/або виробничими об’єктами;
— фактичні маршрути переміщення таких працівників у зв’язку з виконанням службових обов’язків;
— журнал видачі та повернення проїзних квитків особі, відповідальній на підприємстві за їх видачу та зберігання;
— платіжні документи та авансові звіти.
У цьому випадку вартість квитків, виданих працівникам для проїзду під час виконання ними службових обов’язків, які за специфікою роботи, що виконується, вимагають переміщення цих працівників від одного об’єкта до іншого, з метою оподаткування розглядаються з урахуванням положень
п.п. 4.3.2 Закону № 889 і не є об’єктом обкладення податком з доходів фізичних осіб. Про надання якогось додаткового блага тут не йдеться, оскільки видача проїзних здійснюється у зв’язку з виробничою необхідністю і тільки в робочий час. Так само висловлювалася з цього приводу і ДПАУ (див., наприклад, лист від 07.04.2004 р. № 2635/6/17-3116 // «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 44 або від 21.06.2004 р. № 6171/5/17-3116 // «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 92).Права на валові витрати у зв’язку з придбанням проїзних квитків підприємство набуває на підставі
п.п. 5.2.1 Закону «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (далі — Закон про податок на прибуток) як на витрати, сплачені (нараховані) протягом звітного періоду у зв’язку з підготовкою, організацією, веденням виробництва, продажем продукції (робіт, послуг).Якщо ж ідеться
про проїзні квитки, які безоплатно надаються тим чи іншим працівникам без урахування зв’язку їх професійної діяльності з необхідністю пересування, то вартість таких проїзних вважається доходом цих працівників. Оскільки зазначений дохід є персоніфікованим, він має обкладатися податком з доходів фізичних осіб за ставкою 15 %.У зв’язку з тим, що вартість проїзних квитків є доходом, виплаченим у натуральній формі, для визначення доходу, що підлягає нарахуванню, необхідно застосувати «натуральний» коефіцієнт, передбачений
п. 3.4 Закону № 889, що обчислюється за формулою:К = 100 : (100 - Сп),
де К — коефіцієнт;
Сп — ставка податку, установлена для таких доходів на момент такого нарахування.
На сьогодні значення вказаного коефіцієнта дорівнює 1,176471.
Звертаємо увагу: можливі два способи надання проїзних квитків, податкові наслідки яких для самих працівників аналогічні (мається на увазі обкладення ПДФО), а для податкового обліку підприємства принципово відрізняються.
Перший
з них має місце, якщо надання проїзних квитків працівникам передбачено колективним чи індивідуальним трудовим договором або має систематичний характер навіть за відсутності вказівок у колективному (трудовому) договорі на обов’язок роботодавця забезпечувати таких працівників проїзними квитками. У цьому разі вартість таких проїзних розглядається як виплата у зв’язку з відносинами трудового найму (заробітна плата) і додатковим благом не визнається.Нагадаємо, що під терміном «
заробітна плата» згідно з п. 1.1 Закону № 889 розуміються також інші заохочувальні та компенсаційні виплати чи інші виплати та винагороди, що виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму. Крім того, згідно з п.п. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5, вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, а також відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат включаються до фонду оплати праці.Отже, оподаткування вартості безоплатно наданих працівникам проїзних квитків у цьому разі прирівнюється до оподаткування заробітної плати із застосуванням норм
п. 3.5 і п.п. 6.5.1 Закону № 889, а саме:— при визначенні бази оподаткування нарахований дохід зменшується на суму утриманих внесків до фондів соціального страхування;
— вартість проїзних квитків ураховується при визначенні максимального розміру доходу для застосування податкової соціальної пільги.
Оскільки
вартість проїзних квитків уключається до оподатковуваного доходу працівників і входить до фонду оплати праці, ця величина є базою для нарахувань та утримань внесків до фондів соціального страхування. Крім того, не слід забувати про дотримання строків сплати податку з доходів та соцвнесків, установлених законодавством для випадків виплати зарплати в негрошовій формі.Згідно з
п.п. 5.6.1 Закону про податок на прибуток до складу валових витрат підприємства відносяться витрати на оплату праці фізичних осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах, що включають виплату основної і додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат, у тому числі у вигляді відшкодування вартості товарів (робіт, послуг), будь-які інші виплати у грошовій чи натуральній формі, установлені за домовленістю сторін. Отже, якщо в колективному (у розділі «Оплата праці») або індивідуальному трудовому договорі міститься умова про забезпечення персоналу проїзними квитками або відшкодування витрат працівників на проїзд, нарахований фізичним особам дохід (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) може бути включено до складу валових витрат.Механізм відображення вартості проїзних квитків у податковому обліку підприємства зводиться до такого:
— у момент придбання (за готівку або за безготівковим розрахунком) їх вартість уключається до валових витрат як витрати на придбання товарів (робіт, послуг), пов’язаних з господарською діяльністю (рядок 04.1 декларації з податку на прибуток);
— при видачі квитків працівникам з позиції
Закону про податок на прибуток така операція прирівнюється до продажу, тому підприємство відображає валовий дохід (рядок 01.1 декларації з податку на прибуток) виходячи з вартості таких квитків;— одночасно при нарахуванні доходу працівникам у вигляді заробітної плати вартість проїзних квитків відображається у складі валових витрат як витрати на оплату праці (рядок 04.3 декларації з податку на прибуток).
Таке відображення приведе до того, що фактично вартість проїзних квитків зменшить оподатковуваний прибуток тільки один раз у складі витрат на оплату праці.
Щодо ПДВ
, то відповідно до п.п. 5.1.13 Закону України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР надання послуг з перевезення осіб пасажирським транспортом (крім таксомоторів) у межах населеного пункту, тарифи на які регулюються органом місцевого самоврядування відповідно до його компетенції, звільнено від ПДВ. Отже, податкового кредиту у зв’язку з придбанням проїзних квитків у підприємства не буде.Приклад
. Підприємство закупило квитки на проїзд у трамваї-тролейбусі на наступний місяць і безоплатно надало їх своїм працівникам. Вартість одного квитка — 34,00 грн. Розглянемо податковий та бухгалтерський облік на прикладі одного працівника за умови, що його заробітна плата становить 700,00 грн. на місяць. Виходитимемо з припущення, що цю виплату передбачено колективним договором у розділі «Оплата праці».
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, | Податковий облік, грн. | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 15.10.2007 | 1. Перераховано передоплату за проїзний квиток | 377 | 311 | 34,00 | — | 34,00 |
| 25.10.2007 | 2. Оприбутковано проїзний квиток як грошовий документ | 331 | 631 | 34,00 | — | — |
| 25.10.2007 | 3. Проведено залік заборгованостей | 631 | 377 | 34,00 | — | — |
| 31.10.2007 | 4. Видано проїзний квиток працівнику | 661 | 331 | 34,00 | 34,00 | — |
| 31.10.2007 | 5. Нараховано оподатковуваний дохід працівнику (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) 34,00 х 1,176471 | 91, 92, 93 | 661 | 40,00 | — | 40,00 |
| 31.10.2007 | 6. Нараховано заробітну плату працівнику | 91, 92, 93 | 661 | 700,00 | — | 700,00 |
| 31.10.2007 | 7. Проведено утримання внесків на соціальне страхування | 661 | 651 | 6,28 | — | — |
| 31.10.2007 | 8. Утримано податок з доходів | 661 | 641 | 78,39 | — | — |
| 31.10.2007 | 9. Проведено нарахування на фонд оплати праці (33,2 % + 1,5 % + 1,3 % + 0,94 % умовно) | 91, 92, 93 | 651, 652, 653, 656 | 273,36 | — | 273,36 |
| 01.11.2007 | 10. Перераховано ПДФО та соцвнески, що відносяться до видачі проїзного квитка*: |
|
|
|
—
— |
— — |
| 09.11.2007 | 11. Виплачено заробітну плату працівнику | 661 | 301 | 610,23 | — | — |
| * Решту утриманих сум податку та соцвнесків перераховано в день виплати зарплати. | ||||||
І нарешті,
якщо видача проїзних квитків має разовий характер (інакше кажучи, не передбачена якоюсь угодою між роботодавцем та працівником як постійна компенсація останньому його витрат на користування міським громадським транспортом), то вартість таких проїзних квитків не слід включати до валових витрат підприємства. У цьому випадку відсутній будь-який зв’язок витрат на придбання проїзних з господарською діяльністю підприємства. Такі витрати підприємства розцінюються як фінансування особистих потреб працівників. Об’єкт обкладення ПДФО при безоплатному наданні у власність працівників проїзних квитків визначається за правилами, установленими п. 3.4 Закону № 889.
